A DEFIS, sigla para Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais, é como um raio-x anual obrigatório para empresas optantes pelo Simples Nacional. Através dela, a Receita Federal fica por dentro da saúde financeira, do perfil dos sócios e colaboradores, e de diversos outros detalhes do seu negócio.

Parece complexo, né?! Mas não se preocupe, este guia descomplicado vai te ajudar a entender tudo sobre a DEFIS: o que é, quem precisa declarar e como emitir essa declaração sem traumas.

Continue conosco, pois aqui vamos explicar tudo o que você precisa saber para acabar com toda e qualquer dúvida que você possa ter sobre o assunto. Confira!

O que é DEFIS e para que serve?

A DEFIS, sigla para Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais, é uma obrigação acessória anual instituída pela Receita Federal do Brasil para empresas optantes pelo Simples Nacional, exceto o Microempreendedor Individual (MEI).

A declaração do MEI é separada e chama Declaração Anual do Simples Nacional do Microempreendedor Individual (DASN-SIMEI)

Sua principal função é fornecer à Receita Federal dados socioeconômicos, fiscais e trabalhistas do negócio, abrangendo todos os seus estabelecimentos. Através da DEFIS, o governo monitora o desempenho das empresas, combatendo a sonegação fiscal e promovendo a justiça no sistema tributário.

Quem é obrigado a declarar DEFIS?

A obrigatoriedade de declarar a DEFIS recai sobre todas as empresas optantes pelo regime do Simples Nacional, com exceção do Microempreendedor Individual (MEI). Isso inclui Microempresas (ME), com faturamento anual de até R$360.000,00, e Empresas de Pequeno Porte (EPP), com faturamento anual superior a R$360.000,01 e inferior a R$4,8 milhões.

Além dessas, empresas que estiveram inativas durante o ano também devem entregar a DEFIS, informando a sua condição de inatividade. Empresas em processo de extinção têm a obrigação de enviar a DEFIS até o último dia do mês seguinte à data de encerramento. Já para empresas que passaram por processos de incorporação, cisão ou transformação, os prazos de entrega variam conforme o mês em que a operação foi realizada, sendo necessário verificar os prazos específicos com a Receita Federal.

As empresas inativas precisam entregar a DEFIS?

Sim, as empresas inativas também precisam entregar a DEFIS. Mesmo que a empresa não tenha realizado qualquer atividade econômica durante o ano-calendário, a obrigação de entrega permanece. Nesse caso, a declaração deve informar que a empresa esteve inativa durante o período.

O que é necessário para preencher a DEFIS?

Para preencher a DEFIS, a empresa precisa reunir várias informações referentes ao ano-calendário anterior. Entre os dados necessários estão:

1. Dados cadastrais: Informações básicas sobre a empresa, como CNPJ, endereço e atividade econômica;
2. Dados econômicos: Faturamento mensal detalhado, discriminando receitas e despesas;
3. Dados sociais: Informações sobre a quantidade de funcionários e a folha de pagamento;
4. Outras informações: Dados sobre atividades desempenhadas, alterações contratuais, entre outros.

Ter um planejamento financeiro detalhado ao longo do ano facilita bastante o processo de preenchimento da DEFIS, pois permite que todas essas informações estejam prontamente disponíveis.

Como enviar a DEFIS corretamente?

Passo a passo para o envio da DEFIS:

1. Acesso ao sistema: A DEFIS deve ser preenchida e enviada através do Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional – Declaratório (PGDAS-D);
2. Preenchimento: Informe todos os dados solicitados com base nas informações apuradas ao longo do ano;
3. Revisão: Revise todas as informações preenchidas para evitar erros;
4. Envio: Após conferir os dados, envie a declaração através do próprio sistema PGDAS-D.

Quanto custa enviar a DEFIS?

O envio da DEFIS em si não possui custo direto, pois não há cobrança de taxa pela Receita Federal para a entrega dessa declaração. 

Quais são os prazos para enviar a DEFIS?

O prazo para entrega da DEFIS varia de acordo com o ano-base da declaração. Abaixo, mostraremos os que já foram divulgados no período de criação deste artigo:

Como corrigir erros na DEFIS?

Erro na DEFIS? Calma! Basta seguir este passo a passo, corrigi-la e reenviá-la. Veja abaixo.

1. Localizando o erro:

• Notificação da Receita Federal: Verifique seu e-mail ou o portal da Receita Federal para encontrar notificações sobre erros na DEFIS;
• Detalhes do erro: A notificação detalha o erro, o código do erro e instruções para a correção;
• Localizando o erro na DEFIS: No sistema da DEFIS, vá em “Meus Serviços” > “Declarações Pendentes”. Encontre a DEFIS com erro e clique em “Editar”.

2. Corrigindo o erro:

• Analisando a notificação: Leia com atenção a notificação para identificar o campo ou seção que precisa ser corrigido;
• Acessando a DEFIS: No sistema da DEFIS, vá em “Meus Serviços” > “Declarações Pendentes”. Encontre a DEFIS com erro e clique em “Editar”;
• Fazendo as correções: Altere as informações incorretas nos campos ou seções indicadas na notificação;
• Preenchendo dados complementares: Se necessário, preencha os dados adicionais solicitados pelo sistema;
• Revisando tudo: Revise cuidadosamente todas as informações antes de enviar novamente a DEFIS.

3. Reenviando a DEFIS corrigida:

• Clicando em “Enviar”: Após as correções e revisão, clique em “Enviar” para reenviar a DEFIS à Receita Federal;
• Novo recibo de entrega: O sistema emitirá um novo recibo com o número da declaração e a data do novo envio;
• Acompanhando o status: No portal da Receita Federal, acompanhe a situação da DEFIS corrigida.

O que acontece se eu não entregar a DEFIS?

A não entrega da DEFIS dentro do prazo estipulado pode acarretar várias penalidades para a empresa, incluindo:

1. Multa: A Receita Federal aplica uma multa pelo atraso na entrega, que pode variar de acordo com o tempo de atraso e o valor das receitas informadas na declaração;
2. Suspensão do CNPJ: A empresa pode ter seu CNPJ suspenso, impedindo a emissão de notas fiscais e a realização de negócios;
3. Desenquadramento do Simples Nacional: Em casos mais graves, a empresa pode ser desenquadrada do regime do Simples Nacional, perdendo os benefícios tributários associados.

Como encontrar uma boa assessoria contábil?

Para garantir que a DEFIS seja preenchida e enviada corretamente, é recomendável contar com uma boa assessoria contábil. E temos algumas dicas preciosas para você conseguir sua assessoria ideal:

1. Verifique a experiência: Procure contadores ou empresas de contabilidade com experiência no seu setor de atuação;
2. Peça referências: Consulte outros empresários sobre suas experiências com serviços contábeis;
3. Avalie a comunicação: Um bom contador deve ser acessível e comunicar-se de forma clara e eficiente;
4. Considere a tecnologia: Prefira contadores que utilizem ferramentas modernas para facilitar a gestão contábil.

Assensus Contabilidade

As dicas que demos acima são valiosas, mas se você busca uma empresa que reúne as características acima, essa é a Assensus Contabilidade. 

Nossos profissionais, além de contarem com vasta experiência e conhecimento, têm como principal característica o comprometimento de entender todos os aspectos de sua empresa para melhor aplicá-las a tudo o que pede seu negócio.

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Conclusão

Como você pôde ver ao longo do texto, a entrega da DEFIS é uma obrigação essencial para microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP) que optam pelo Simples Nacional. O cumprimento correto dessa obrigação assegura a regularidade fiscal da empresa e previne penalidades, que podem incluir multas e outras complicações legais.

Para facilitar o preenchimento e envio da DEFIS, é fundamental manter uma contabilidade organizada ao longo do ano. Isso implica registrar todas as operações financeiras de forma precisa e ter acesso a todas as informações necessárias quando chegar a hora de preencher a declaração. Contar com uma boa assessoria contábil também é altamente recomendado, pois profissionais qualificados podem orientar e garantir que todos os dados sejam informados corretamente.

Com as informações e orientações apresentadas neste guia, você está mais preparado para lidar com a DEFIS de maneira eficiente e conforme as exigências legais. Seguir essas práticas não apenas cumpre uma obrigação legal, mas também contribui para a saúde financeira e administrativa da sua empresa, garantindo tranquilidade e conformidade com a Receita Federal.

Author: Daniel Eduardo de Oliveira