As obrigatoriedades de uma empresa são inúmeras, no entanto, nem todos os empresários sabem exatamente quais são, como elas devem ser aplicadas e o que pode ser acarretado caso elas não sejam cumpridas dentro do prazo estabelecido.
Dentre as inúmeras atribuições de uma empresa, uma delas chama a atenção: a entrega do recibo RAIS, ou seja, a declaração da Relação Anual de Informações Sociais instituída pelo Decreto 76.900/75.
Essa obrigação tem por objetivo fornecer dados essenciais à gestão governamental do setor do trabalho e averiguar as condições trabalhistas no Brasil, suprindo a necessidade de controle dessas atividades, além de disponibilizar informações sobre o mercado de trabalho brasileiro às entidades governamentais responsáveis.
Criado pelo governo com o objetivo de obter dados reais sobre a situação trabalhista nacional, o RAIS é uma das obrigações mais importantes a serem entregues pelas empresas brasileiras.
Com envio obrigatório, profissionais e escritórios de contabilidade como a Assensus, têm se especializado para que os envios sejam cumpridos e os documentos preenchidos corretamente.
A Relação Anual de Informações Sociais – RAIS é, basicamente, um relatório contendo diversas informações sociais requeridas pelo Ministério do Trabalho às empresas e empregadores.
Sendo assim, o RAIS é muito mais do que um simples documento, por isso, ao considerar a sua plena utilidade para a governabilidade no País, sua periodicidade, a obrigatoriedade, e outras informações dão espaço para diversas perguntas.
No artigo que você confere a seguir, esclarecemos as principais dúvidas sobre a RAIS.
O que é e para que serve o recibo RAIS?
Criada em 1975, a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) é um mecanismo do Governo Federal para compreender como se dão as relações trabalhistas em todo o território.
Outra característica do RAIS é que ele funciona como base de dados para a elaboração de informações estatísticas. Dando origem a dados que, quando analisados em conjunto, permitem delinear um panorama da situação do emprego no Brasil.
Esse é um relatório fornecido ao Ministério do Trabalho por todo estabelecimento sediado no país. Mesmo quando a empresa não manteve empregados ou permaneceu inativa no ano anterior, no caso de RAIS Negativa, ela também precisa apresentar o documento. Mas isso, veremos detalhadamente no decorrer do artigo.
Com base nas declarações enviadas, é possível quantificar a situação do trabalho formal, postos de trabalho criados, número de pessoas demitidas, setores que mais contrataram, principais ocupações, escolaridade dos trabalhadores, entre outros.
O RAIS é fundamental para amparar a tomada de decisão de diversos órgãos governamentais. Por intermédio da declaração, o Governo Federal tem acesso aos dados para elaboração de estatísticas relacionadas ao trabalho.
Além disso, com as informações fornecidas no preenchimento do RAIS é possível atender outras necessidades, tais como:
- Fiscalizar o cumprimento da legislação trabalhista no país
- Analisar valores pagos para Seguro Desemprego
- Realizar um controle efetivo da nacionalização do trabalho, dos benefícios previdenciários e dos registros de FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço)
- Organizar o CNIS (Cadastro Nacional de Informações Sociais)
- Calcular valores a serem pagos pelo PIS (Programa de Integração Social) e PASEP (Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público).
Em geral, as informações são divididas entre municípios, faixa etária, grau de instrução, classe econômica, ocupação, rendimento médio e tempo de serviço, com essas informações o Governo consegue ter acesso aos dados de forma clara e objetiva.
Ademais, esses dados ajudam na criação de medidas que podem impulsionar o mercado de trabalho brasileiro de maneira geral.
É importante citar que o RAIS tem se tornado a fonte mais confiável de informações sobre o mercado de trabalho formal no Brasil. Por sua dimensão, é considerado um censo. Uma vez que o censo é reconhecido por obter dados importantes que podem afetar diferentes aspectos de um município, Estado e até país.
Neste cenário, a proposta é obter o máximo de informação que possa subsidiar a elaboração de políticas públicas para a área.
É importante salientar que o recibo RAIS é a forma pelo qual o empregado e o empregador garantem que a declaração RAIS – Relação Anual de Informações Sociais – foi devidamente realizada e entregue.
Ele constata que as informações sobre a relação anual de informações sociais foram feitas corretamente pela empresa.
Compreendemos que o RAIS é utilizado pelo Governo Brasileiro para obter as informações relativas à atividade trabalhista das pessoas jurídicas (públicas ou privadas) e também das pessoas físicas que empregam trabalhadores no país.
É por conta desses dados que o governo sabe, por exemplo, o número de empregos formais gerados no último período ou o aumento/diminuição das demissões por setor.
No entanto, não é somente o Governo que tem acesso aos dados. A mídia, em diversas ocasiões, como matérias e reportagens sobre o mercado de trabalho, também buscam informações no RAIS.
Isso porque as informações coletadas pelo RAIS ajudam a alimentar o Cadastro Nacional de Informações Sociais, o CNIS, que é a base para qualquer estatística gerada a respeito da população brasileira.
Outra questão importante é que sem a entrega dessa declaração, o trabalhador não consegue receber os recursos a que tem direito.
Quem deve emitir o recibo RAIS?
Todas as organizações com Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) devem emitir o recibo RAIS. Inclusive os profissionais liberais ou aqueles que não possuem funcionários devem fazer a declaração. Lembrando que, neste caso, será emitida a declaração da RAIS negativa.
Através da declaração negativa, o empresário informa apenas os dados da organização. Para as empresas que estiveram inativas durante o ano anterior, a declaração negativa também é obrigatória.
Já as organizações restantes necessitam preencher as informações completas. São os casos dos empregadores rurais, das unidades empresariais, dos autônomos que empregaram funcionários, das autarquias, dos conselhos de classes profissionais e até das organizações da sociedade civil.
Confira de forma clara quem deve emitir o recibo RAIS:
- Inscritos no CNPJ com ou sem empregados – o estabelecimento que não possuiu empregado ou manteve suas atividades paralisadas durante o ano-base está obrigado a entregar a RAIS Negativa;
- Todas as pessoas jurídicas de direito privado, inclusive as empresas públicas domiciliadas no País, com registro, ou não, nas Juntas Comerciais, no Ministério da Fazenda, nas Secretarias de Finanças ou da Fazenda dos governos estaduais e nos cartórios de registro de pessoa jurídica;
- Todos os empregadores, conforme definidos na CLT;
- Filiais, agências, sucursais, representações ou quaisquer outras formas de entidades vinculadas à pessoa jurídica domiciliada no exterior;
- Condomínios e sociedades civis;
- Cartórios extrajudiciais e consórcios de empresas;
- Empresas individuais, inclusive as que não possuem empregados;
- Empregadores urbanos pessoas físicas (autônomos e profissionais liberais) que mantiveram empregados no ano-base;
- Empregadores rurais pessoas físicas que mantiveram empregados no ano-base;
- Órgãos da administração direta e indireta dos governos federal, estadual ou municipal, inclusive as fundações supervisionadas e entidades criadas por lei, com atribuições de fiscalização do exercício das profissões liberais.
Ou seja, qualquer pessoa física ou jurídica que empregue ou tenha empregado alguém no período anterior precisa entregar a RAIS.
Como declarar a RAIS?
A declaração RAIS se assemelha à declaração de Imposto de Renda, e deve ser preenchida em formulário próprio, disponível no site da RAIS (https://www.rais.gov.br) e, posteriormente, transmitida por meio de um programa também disponibilizado pelo Governo Federal.
No documento que é entregue eletronicamente, o empregador informa as funções de cada colaborador, o tipo de vínculo de trabalho e as contribuições sindicais patronais. Além do mais, a declaração deve apresentar os empregados contratados temporariamente ou não, servidores públicos de todas as esferas (comissionados ou não), empregados de cartórios, entidades sociais e até aprendizes.
Todavia, não são apresentados na Relação Anual os empregados domésticos, estagiários, autônomos sem funcionários, ocupantes de cargos eletivos como deputados, governadores, prefeitos, vereadores e diretores sem vínculo empregatício para os quais não há recolhimento de FGTS.
Logo, para os estabelecimentos que possuírem vínculos empregatícios ao longo do ano-base, é necessário, obrigatoriamente, fazer a declaração da RAIS através do Gerador de Declaração RAIS – GDRAIS, que está disponível no portal da RAIS.
A entrega do GDRAIS pode ser feita a partir do preenchimento e envio imediato ou através de um arquivo previamente salvo e posteriormente enviado — lembrando que essa entrega somente é possível pela internet.
O GDRAIS tem como objetivo a geração da declaração, a análise do arquivo preenchido, a fim de encontrar e apontar erros e inconsistências, e sua posterior transmissão e validação.
Para as empresas que não possuírem vínculos empregatícios no ano-base declarado, é necessário preencher a RAIS Negativa Web, através de formulário próprio que também está disponível no portal do Ministério do Trabalho.
A declaração da RAIS negativa é um documento no qual são fornecidos somente os dados cadastrais da organização. Emitida pelo Governo Federal, ela comprova que os empregadores entregaram corretamente a RAIS nos anos anteriores.
A RAIS negativa pode ser transmitida via programa de transmissão da RAIS, o GDRAIS ou de forma simplificada, por meio da internet, na página específica para a declaração RAIS Negativa Web.
Por ser uma declaração simplificada, feita por formulário online, a RAIS negativa não exige a utilização de certificado digital válido padrão ICP Brasil para a transmissão.
Como emitir e entregar o recibo RAIS?
Anualmente, o Governo Federal abre um prazo para que as empresas possam enviar a declaração RAIS. Sabendo disso, os empresários e responsáveis acessam o programa Gerador de Arquivos RAIS (GDRAIS), o qual permite que o usuário importe dados da folha de pagamento ou insira as informações de forma manual.
Vale ressaltar que o arquivo também pode ser gravado no disco rígido. Cada ano conta com um GDRAIS específico. Sendo assim, não é possível utilizar o programa do ano anterior para fazer a declaração do ano vigente.
Depois de seguir todos os passos anteriores, é necessário comprovar a declaração de entrega da Relação Anual. Após a transmissão de dados, o próprio programa GDRAIS se encarrega de gerar um número de protocolo.
No protocolo de entrega há um número do Controle de Recepção/Expedição de Arquivo (CREA). Esse número serve para acessar o recibo de entrega da Relação Anual de Informações Sociais. Até cinco dias úteis depois da entrega da Relação Anual o recibo passa a estar disponível.
Empresas que possuem 11 funcionários ou mais devem enviar os dados a partir de um certificado digital que é um mecanismo para garantir confidencialidade e segurança na transmissão dos dados. Esse certificado é obtido a partir de Autoridades Certificadoras e que fazem parte da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP Brasil).
A propósito, o certificado digital só terá validade se estiver no padrão ICP Brasil. Lembrando que as declarações atrasadas de empresas que possuem 11 trabalhadores ou mais devem utilizar um certificado digital.
Por que é importante ter o recibo RAIS?
A entrega do RAIS é muito importante, pois concede prazos ao pagamento de benefícios aos trabalhadores como PIS, PASEP, seguro-desemprego e outros diversos direitos concedidos pelo Governo. O RAIS é, portanto, uma responsabilidade social da empresa, que sustenta o direito dos trabalhadores.
No momento em que a empresa, ou contador, transmite a RAIS é gerado um recibo, que nada mais é que o comprovante de que essa pessoa jurídica entregou as informações constantes na Relação Anual de Informações Sociais.
Nada obstante, é recomendado que se guarde os recibos ou declarações entregues ao Governo. Visto que além de exercer o papel de comprovação do mesmo, também permite que seja feita fiscalização ou consultas.
E, claro, ter o recibo RAIS em mãos é fácil informar que está em dia com a obrigatoriedade da declaração.
Habitualmente o governo solicita o recibo de entrega da RAIS para empresas que se propõem a participar de licitações ou financiamentos públicos, mas é considerável enfatizar a importância de guardar todos os recibos de declarações entregues ao governo para efeito de fiscalização e consultas futuras.
Como consultar a RAIS de anos anteriores
Para quem deseja consultar os recibos RAIS de anos anteriores é necessário acessar o site da RAIS e em seguida procurar pela aba declaração já entregue.
Depois disso, basta solicitar o ano que está buscando, por exemplo: recibo RAIS 2018, preencher o formulário e enviar. Lembrando que é fundamental verificar se as informações pedidas serão as mesmas do recibo RAIS referente ao ano-base.
Caso a empresa não tenha mais o recibo de entrega dos anos anteriores, é possível acessá-los diretamente pelo site RAIS. A partir dessa tela, deve-se clicar em “declaração já entregue” e em seguida clicar em “Impressão de recibo de entrega”.
Ao enviar um arquivo para a Receita Federal por meio do aplicativo padrão de envio da RAIS, é emitido um número de protocolo de entrega no GDRAIS. Esse protocolo contém o número de Controle de Recepção e Expedição do Arquivo (CREA).
O número do CREA é indispensável para se ter acesso ao Recibo de Entrega da RAIS através do site, por isso é muito importante manter esse número bem guardado.
Posto isto e com todas as informações corretas, será permitido o acesso ao recibo do ano solicitado e fazer a sua impressão.
Também é possível realizar a consulta RAIS de anos anteriores através do Ministério do Trabalho. No entanto, pode ser um processo um pouco mais complexo, uma vez que o responsável pela empresa ou um representante que esteja cadastrado no MTE. deve fazer a solicitação.
A pessoa responsável faz a solicitação através do e-mail rais.sppe@mte.gov.br e pede a consulta RAIS trabalhador anos anteriores. Todo esse processo se dá por meio de um ofício ou uma Carta digitalizada e assinada pelo responsável.
Portanto, fica evidente que o RAIS é muito mais do que um relatório básico, mas sim um instrumento para monitorar que os empregadores cumpram seus deveres e obrigações em relação ao governo e aos seus empregados.
Quando começa a entrega da RAIS 2020?
Neste ano, com as alterações implementadas pela Portaria nº 1.419, a RAIS passa a ser incorporada ao calendário do eSocial. A partir dessas mudanças, o empregador tem o início do prazo da declaração em janeiro.
A partir dessas modificações, o Governo Federal dividiu as organizações em seis grupos. Por exemplo, as empresas que se enquadram nos grupos 1 e 2 devem divulgar dados pertinentes a contratações, demissões e informes mediante ao eSocial. Os grupos subsequentes permanecem com sua declaração habitual.
Contudo, como as empresas estão separadas em grupos é preciso ficar atento aos diferentes prazos para as obrigações. O prazo de cada operação deve ser observado de maneira contínua e varia conforme as movimentações das empresas para com seus funcionários.
Decerto, realizar a entrega da RAIS com antecedência é a melhor forma de não correr riscos. Afinal, ao iniciar o preenchimento da declaração você pode notar que faltam algumas informações, ou ter alguma dúvida.
Qual o prazo de entrega da Rais 2020?
Assim como as demais declarações, a RAIS também possui um prazo estipulado para ser declarada. O governo sempre determina um prazo de entrega da RAIS, normalmente é praxe que o prazo para entrega da declaração RAIS seja iniciado em janeiro do ano seguinte ao ano-base.
Conforme regra da Portaria 1.127/2019 o prazo regulamentar de envio das informações de folha de pagamento é sempre até o dia 15 do mês seguinte. Assim, o prazo para as últimas informações (competência 12/2020) é 15/01/2021.
Contudo, para processamento no primeiro lote da RAIS ano-base 2020 estas empresas têm até o dia 31/01 para regularizar as informações de folha de pagamento referente ao ano de 2020 no eSocial.
Lembrando que a falta de informações ou informações prestadas com erros ou omissões no eSocial para as empresas dos grupos 1 e 2 no prazo regulamentar é passível de multa, além de impedir o recebimento do Abono Salarial por seus trabalhadores.
Por isso, os empregadores devem ficar atentos ao prazo e se certificar de que estão em dia com todos os trâmites solicitados.
Além disso, ao enviar a RAIS atrasada ou deixar de enviá-la, a empresa poderá pagar uma multa, que varia de R$ 425,64 acrescidos de R$ 106,40 por bimestre de atraso. Confirme os valores atualizados.
Mesmo assim, após o pagamento de eventual multa por atraso da RAIS,os dados dos trabalhadores ainda deverão ser repassados ao Governo Federal.
Conclusão
Saber o que é RAIS e para que serve, implica em conhecer não apenas o significado da sigla, mas a importância desse documento e tudo o que é necessário para emiti-lo.
Afinal, é com base na Relação Anual de Informações Sociais preenchida anualmente que o governo consegue efetuar um levantamento real sobre a situação trabalhista do país, podendo, assim, aplicar melhorias nas políticas públicas do Brasil.
Tendo em vista, a influência dessas informações os empregadores precisam enviar os dados dentro do prazo, bem como evitar multas pelo não cumprimento dessa exigência.
Entretanto, é sabido que muitas são as funções dos empresários, por isso, contar com o auxílio de uma empresa especializada irá facilitar a entrega correta das informações assim como o cumprimento do prazo estabelecido.
Contando com profissionais especializados, a Assensus Contabilidade assessora o preenchimento dos principais documentos de um negócio, assim como, outras áreas fundamentais para o avanço de uma empresa.
Executando com louvor o serviço solicitado a Assensus vai contribuir para manter o empreendimento em dia e garantir o atendimento das legislações vigentes.
Caso você ainda possua alguma dúvida sobre o preenchimento e a importância da Relação Anual de Informações Sociais, entre em contato com Assensus Contabilidade e receba um atendimento singular através de seus colaboradores.
