Você sabe como a produtividade é importante para sua vida pessoal e sua empresa? A produtividade permite obter os resultados que você quer com menos tempo e esforço.
Além disso, quando você está tentando entender como ser produtivo, o que você está realmente buscando é uma maneira de alcançar seus objetivos enquanto tem tempo para gastar no que importa.
Por exemplo, fazer pequenas mudanças nos hábitos melhora os níveis de produtividade e eficiência do escritório da sua empresa.
Isto por sua vez permitirá realizar mais trabalho de qualidade em um período de tempo mais curto. Bem como reduzir a quantidade de tempo gasto em tarefas desnecessárias.
Mas o que é produtividade, e como calculamos isso em nossa vida diária? Continue lendo e descubra como tornar sua empresa mais produtiva.
O que é produtividade?
Produtividade é uma medida de desempenho econômico ou empresarial que indica como pessoas, empresas, indústrias e economias inteiras convertem entradas, como mão-de-obra e capital, em resultados, como bens ou serviços.
A Produtividade pode ser medida em:
Produtividade pessoal
O termo “produtividade pessoal” é usado para descrever o quanto os indivíduos podem realizar todos os dias em suas vidas pessoais, e não apenas no local de trabalho.
Além disso, ela é a eficiência com que você pode completar tarefas importantes para você de forma consistente.
Por exemplo, como gerente, líder de equipe ou funcionário, como você pode tirar o máximo proveito de seu dia? Bem como você gerencia vários projetos de forma eficiente, de modo que você está obtendo uma alta taxa por hora?
Produtividade na empresa
A produtividade da força de trabalho de uma empresa desempenha sobretudo um papel fundamental em sua rentabilidade e competitividade.
Nesse sentido, aumente os níveis de produtividade e você pode esperar gerar maiores lucros sem aumentar o número de funcionários. Sendo assim, isso aumenta a probabilidade de sucesso a longo prazo em mercados competitivos.
Portanto, é importante que os líderes empresariais entendam como medir a produtividade e depois utilizem esses dados para identificar e superar os obstáculos para tornar suas forças de trabalho mais produtivas.
Qual a importância da avaliação da produtividade?
Todos nós gostaríamos de ter sucesso com menos esforço. Mas como você pode calcular a produtividade, quanto mais aumentá-la? Afinal, a produtividade é a chave para a rentabilidade e a capacidade de prosperar de uma empresa.
Os obstáculos para aumentar a produtividade incluem muitos e-mails, muitas reuniões, muitos processos manuais e tecnologia ultrapassada. Sendo assim, correções simples podem ajudar a resolver esses problemas.
Além disso, a identificação e o acompanhamento de métricas de produtividade podem ajudar as empresas a gerenciar e melhorar a produtividade da força de trabalho. Nesse sentido, softwares de gerenciamento de desempenho podem facilitar a medição e o gerenciamento da produtividade.
Como fazer tal avaliação?
Uma empresa deve ser capaz de medir a produtividade se espera medir a eficácia de seus esforços para melhorar a produtividade. Há uma enorme gama de métricas de produtividade dependendo da indústria e do tipo de função comercial que se está medindo. Aqui estão algumas das mais comuns:
- Receita por funcionário: Esta é uma medida central de produtividade para muitas empresas. É normalmente calculada como os 12 meses de receita mais recentes divididos pela contagem atual de funcionários equivalentes em tempo integral.
- Número de peças produzidas: Esta medida fundamental da produtividade de fabricação é normalmente medida em partes por trabalhador por hora.
- Índice de satisfação do cliente: Este é o índice médio de satisfação do cliente, geralmente obtido a partir de pesquisas e medido em uma escala que pode variar de 1-5 ou 1-10.
- Tempo de inatividade: Esta é a porcentagem de tempo em que um sistema comercial importante não está disponível.
- Taxa de rotatividade dos funcionários: Esta é a porcentagem de funcionários que deixam uma organização durante um determinado período de tempo. A alta rotatividade é associada à baixa produtividade devido ao tempo necessário para encontrar e treinar substitutos.
- Taxa de utilização de mão de obra: Esta taxa avalia a proporção do tempo dos trabalhadores que é gasto em tarefas produtivas. É calculado como o tempo gasto em horas produtivas dividido pelo número total de horas disponíveis dos funcionários.
- Margem de lucro bruto: Esta métrica de rentabilidade reflete a eficiência das principais operações comerciais de uma empresa. É calculada como receita líquida de vendas menos o custo dos produtos vendidos ou dos serviços prestados. Uma empresa cuja margem de lucro bruto está consistentemente abaixo de outras em seu setor corre o risco de ser superada por concorrentes mais produtivos.
O que é considerado uma boa produtividade?
Quando você pensa em alguém produtivo em sua vida, você pode imediatamente imaginar uma pessoa que está ocupada o tempo todo.
Por exemplo, este indivíduo está constantemente se movendo através das tarefas, cumprindo prazos e aparentemente preso sob uma pilha de tarefas que parece crescer a cada dia.
Entretanto, muitas vezes cometemos o erro de equiparar apenas estar ocupado a ser produtivo, mas eles não são a mesma coisa.
Afinal, quando você estiver sendo produtivo, você não estará perseguindo prazos ou correndo para fazer tudo o que precisa em um dia, semana, mês ou ano. É bem o contrário, você provavelmente estará adiantado em relação ao cronograma.
O resultado final é que todos nós temos 24 horas em um dia. Sendo assim, a produtividade será capaz de aproveitá-las ao máximo e criar hábitos duradouros de realização e cumprimento em vez de perseguir listas intermináveis de tarefas.
Em outras palavras, trabalhar de forma mais inteligente, não mais difícil.
Fatores que influenciam na produtividade de uma empresa
Em tempos econômicos difíceis, as empresas precisam se adaptar para gerar mais produção a partir dos recursos existentes. Em termos reais, isto significa ser capaz de mudar a produtividade para melhorar o crescimento e os lucros sem aumento de custo.
Os funcionários desempenham um papel fundamental no aumento da produtividade do negócio. Mas que fatores você precisa ter em mente quando se trata de melhorar a produtividade?
Um bom líder: Uma má relação com um supervisor é uma das principais razões pelas quais os funcionários se tornam menos produtivos. Sendo assim, uma liderança correta é crucial. Afinal, funcionários produtivos se sentem inspirados e valorizados por aqueles que os administram.
As ferramentas corretas: Os funcionários que têm acesso a tecnologia útil que foi cuidadosamente escolhida para suas funções e a estrutura da empresa tendem a ser mais produtivos.
Cortes e sobrecarga de trabalho: Quando uma força de trabalho é reduzida, aqueles que permanecem tendem a suportar mais do que sua justa parcela da carga de trabalho. Isto pode atingir a moral e reduzir a produtividade.
Felicidade e saúde: Os funcionários mais felizes tendem a ser mais produtivos, portanto os funcionários que se sentem valorizados, apoiados e satisfeitos em seu trabalho farão mais pela empresa.
Objetivos e metas: O estabelecimento de metas é outro fator crucial quando se trata da produtividade. Sendo assim, estabeleça metas específicas, mensuráveis, realistas e com limite de tempo.
Recursos suficientes: Os funcionários têm os recursos para fazer seu trabalho? Isto não é apenas equipamento ou tecnologia comercial, mas também qualquer treinamento que os funcionários possam precisar.
O trabalho em equipe: É mais provável que os funcionários que se sentem parte de algo trabalhem mais. Se sua empresa não tem uma cultura baseada em equipe, então você está perdendo um impulso vital para a produtividade.
Formas de estimular o aumento da produtividade
Como você pode melhorar a produtividade no local de trabalho? Não há uma receita de bolo. Mas certas abordagens podem ajudar os gerentes de qualquer empresa a aumentá-la.
Como, por exemplo, ajudar o pessoal a planejar melhor seu tempo, reduzir as distrações e aplicar a tecnologia certa. Aqui estão algumas formas de aumentar a produtividade no local de trabalho:
Aumento da produtividade individual
O mais importante a ter em mente quando se trata de maximizar sua produtividade é que ela começa com uma mudança na mentalidade.
Sendo assim, todos os aplicativos de gerenciamento de tempo ou software de rastreamento de produtividade no mundo não farão diferença se sua cabeça não estiver no lugar certo.
Se houver uma tarefa à sua frente, não deixe de enfrentá-la o mais cedo possível durante o dia ou a semana. Fazer seu trabalho mais estressante pode ajudá-lo a se sentir muito mais positivo ao abordar as outras coisas em sua lista de afazeres.
Além disso, se você se sente sobrecarregado olhando para a escala de um projeto, tente dividi-lo em muitas responsabilidades menores.
Uma vez que você comece a tirar pequenas coisas de sua lista de afazeres, você sentirá que está progredindo no sentido de completar o objetivo maior.
Impacto no aumento da produtividade coletiva
O aumento da responsabilidade é importante para melhorar a moral e a satisfação profissional de seu pessoal. Dê responsabilidades a funcionários qualificados que tenham um histórico comprovado de sucesso em determinada área e confie que eles desempenharão bem as tarefas.
Se você der aos funcionários a oportunidade de adquirir habilidades e experiência de liderança, isso beneficiará sua empresa e dará a seus funcionários um senso de realização e direção em suas próprias carreiras.
Além disso, um local de trabalho estressante não produzirá resultados. Os trabalhadores que operam constantemente sob condições de grande estresse são considerados menos produtivos e têm níveis mais altos de desinteresse.
Sendo assim, mostrar aos funcionários o quanto a empresa os aprecia, respeita e valoriza é importante.
Faça atividades que estimulem a concentração
As mídias sociais podem ser um grande assassino de produtividade, mas não é prático ter uma política de “não usar o telefone”. Em vez disso, tente manter os funcionários concentrados e engajados, ao mesmo tempo em que lhes dá espaço para respirar.
Incentive os funcionários a desligar seus celulares, mas faça pausas regulares durante as quais eles possam estar livres para verificar seus telefones. Isto garantirá que o tempo gasto em sua mesa seja mais produtivo.
Tenha disciplina no trabalho
A disciplina dos funcionários é um assunto necessário em toda organização, embora desagradável. A disciplina eficaz pode ajudar a corrigir problemas de comportamento dos funcionários e pode aumentar a produtividade.
Sendo assim, uma chave para a autodisciplina é aderir a uma programação diária rigorosa. Reserve um bloco de tempo para realizar cada tarefa, e quando esse período terminar, siga em frente. Se não for o momento de verificar o e-mail ou navegar na Internet, não o faça.
Além disso, às vezes, uma tarefa pode parecer tão grande que você nem sabe como ou por onde começar. Portanto, você precisará fazer um esforço maior para dividi-lo em tarefas menores e manejáveis. Uma vez terminado um componente, você ganhará se sentirá mais motivado e útil.
Faça uma boa gestão do seu tempo
Pode ser tentador querer cuidar de algumas tarefas de uma só vez, especialmente se elas parecerem pequenas ou fáceis. Mas simplesmente não funciona.
Estamos nos enganando quando dizemos que podemos facilmente fazer malabarismos com telefonemas, apresentações e almoçar. Sendo assim, se concentre em uma tarefa de cada vez, e você realmente acabará completando-a mais rapidamente.
Além disso, podemos pensar que trabalhar mais horas significa que estamos fazendo mais. Mas nunca trabalhamos tão bem quando estamos cansados. Por isso, estudos mostram que fazer intervalos regulares ajuda na concentração e aumenta seu humor.
Benefícios do aumento da produtividade na empresa
As vantagens básicas da produtividade são uma maior competitividade e lucratividade. Que podem sobretudo gerar uma ampla gama de benefícios comerciais adicionais. Como por exemplo:
- Maior satisfação do cliente: Os clientes ficarão satisfeitos se a maior eficiência de sua empresa permitir que você reduza os preços ou entregue bens e serviços mais rápido.
- Melhores condições dos fornecedores: Se a maior produtividade permitir à empresa aumentar a produção, ela pode comprar matérias-primas e componentes em maiores quantidades, o que geralmente significa que pode obtê-los a preços mais baixos.
- Salários mais atraentes: Maior produtividade pode tornar possível o pagamento de salários mais altos, o que pode ajudar a atrair funcionários.
- Maior acesso ao capital: Quando a melhoria da produtividade se traduz em maiores lucros, isso pode pavimentar um caminho mais suave para a obtenção de financiamento, seja através da emissão de capital ou de empréstimos.
Desafios da boa produtividade em tempos e home office
A princípio, as empresas devem ajudar os funcionários a criar locais de trabalho domésticos produtivos. Por exemplo, trabalhar em casa tem muitos benefícios, entre eles: sem deslocamentos, um horário mais flexível e potencialmente menos stress.
Mas é importante tomar medidas para garantir que seu pessoal permaneça produtivo ao trabalhar remotamente. Criar um espaço de trabalho dedicado e sem distrações, agendar o dia e usar técnicas de gerenciamento de tempo pode ajudar.
O contato regular com o pessoal pode ajudar a manter os níveis de produtividade elevados, especialmente quando combinado com o estabelecimento de metas claras.
Quando for necessária uma ação adicional, o software de monitoramento de desempenho e atividade pode ser capaz de ajudar os empregadores a identificar os trabalhadores remotos que não estão trabalhando o suficiente.
Mas isto precisa ser contrabalançado com preocupações de privacidade. Além disso, garantir que os funcionários estejam equipados com bons aparelhos eletrônicos, pois trabalhar a partir de um notebook lento pode ser bastante ineficiente.
Softwares que auxiliam na produtividade
Um software de gerenciamento de desempenho pode tornar muito mais fácil medir e acompanhar as melhorias na produtividade da força de trabalho.
Além disso, o gerenciamento de desempenho está incluído nos principais pacotes de software de RH que lhe permitem gerenciar treinamento, recrutamento, orçamento e uma série de outras áreas.
O software de gerenciamento de desempenho permite que os funcionários estabeleçam metas e acompanhem o progresso em relação a elas.
Ele mostra quem está desempenhando melhor do que o esperado e quem está atrasado, ajudando as empresas a identificar quais funcionários podem estar prontos para mais responsabilidades e quais precisam de mais ajuda.
Alguns exemplos são o Dropbox, Trello, Snagit e Wrike. Entretanto, ao escolher um software é importante escolher um que seja de fácil adaptação e que se adapte a sua empresa.
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Conclusão
Em resumo, por que a produtividade é importante? Porque é uma medida de eficiência, ela é a chave para vencer em um mercado competitivo. Sendo assim, aumente sua produtividade e você pode gerar maiores lucros – ou cobrar preços mais baixos e tirar clientes de seus concorrentes.
Por outro lado, se sua produtividade diminuir ou aumentar mais lentamente que a de seus concorrentes, você poderá ser incapaz de operar de forma lucrativa ou sofrer com o crescimento lento.
Afinal, há uma grande diferença entre movimento e realização. Embora as listas de tarefas garantem que você se sinta realizado na conclusão das tarefas, elas não garantem que você se aproxime de seus objetivos finais.
Por isso, há muitas maneiras de aumentar sua produtividade; a chave é escolher as que são certas para você e seus objetivos finais. À medida que você trabalha para se tornar mais produtivo, você reduzirá o tempo perdido e voltará a se concentrar naquilo que realmente lhe interessa.
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