Comparado à recessão de 2015 quando o PIB caiu 3,5% em decorrência às questões políticas da época, culminando na perda de 1,3 milhão de empregos no Brasil, em 2020 – ano marcado pela pandemia do novo Coronavírus, foram gerados 142 mil empregos.

De março até junho de 2020 – auge da pandemia de covid-19 -, o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged) registrou perda de 1,618 milhão de vagas. Já entre julho e dezembro, 1,418 milhão postos formais foram recriados.

Números como esses apontam o esforço da população em sobreviver à maior crise sanitária já vivida antes. Tais resultados decorrem também do Benefício Emergencial para Preservação do Emprego e da Renda (BEm), criado pelo governo federal durante este período.

O programa é um dos responsáveis por ter evitado a demissão de quase 10 milhões de pessoas em 2020, pois empregadores e funcionários puderam fazer acordos sobre a redução da jornada de trabalho e de salário, bem como a suspensão de contratos.

Com a chegada de 2021 e a criação da vacina contra a Covid-19, empresários esperam por uma melhora no cenário e na admissão de funcionários em seu quadro organizacional. A retomada da economia e o controle da pandemia com a vacinação da população está fazendo com que o otimismo volte ao ciclo do empresariado de diversos setores.

Portanto, a admissão de funcionários, apesar de ser uma das etapas mais aguardadas por todos, requer atenção redobrada diante de tanta burocracia que envolve esta tarefa. Uma das principais rotinas do departamento pessoal, a organização da documentação é fator primordial para evitar problemas futuros.

Afinal, documentos, procedimentos de entrada, exames médicos, negociação de salário, entre outros, exige que um padrão rígido seja seguido para que possíveis erros não se tornem problemas maiores no futuro, como processos trabalhistas, por exemplo. Veremos a seguir os principais passos desta rotina.

O que é a admissão de funcionários?

A admissão de funcionários pode ser uma das etapas mais importantes no cenário institucional. Desde a seleção, realizada pela área de recursos humanos, bem como a reunião de documentação, pelo departamento pessoal, formalizar a contratação de um funcionário requer atenção e cuidados.

A lei que rege o processo de admissão de funcionários é regida pela CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas), que determina os direitos e deveres que as empresas e os empregados devem seguir.

Esse processo gera muitas expectativas, tanto para o gestor, que anseia por um bom desempenho, quanto para o novo funcionário que deseja se destacar, para o governo que espera o cumprimento da lei e das burocracias pertinentes.

Qual a importância de um processo de admissão de funcionários?

O processo de admissão de funcionários é um passo importante, pois envolve a entrada de trabalhadores que irão contribuir para o crescimento da empresa por meio da sua experiência e atuação.

É fundamental que as etapas de seleção sejam coerentes com os anseios dos gestores e com a realidade da empresa, uma vez que as primeiras percepções sobre a empresa despertam no funcionário a vontade de colaborar com o sucesso das atividades.

Portanto, um processo claro, estratégico e bem alinhado com os valores e missão da empresa culmine em resultados mais condizentes com a cultura organizacional. Desta forma, todas as fases de uma contratação podem surtir efeitos positivos ou negativos para o desenvolvimento da empresa.

Quais são os principais tipos de contrato de trabalho?

Admitir novos funcionários é uma tarefa trabalhosa, pois é preciso pensar nas atividades exercidas, remuneração, carga horária de trabalho, perfil profissional e tipos de contrato. Antes de saber como funciona a admissão de funcionários é importante conhecê-los. Confira a seguir cada um deles:

Contrato por tempo determinado

Neste formato, tanto o empregador quanto o trabalhador sabem o tempo em que ele exercerá suas atividades na empresa. O funcionário, neste tipo de contrato, sabe exatamente a data em que terá início a sua atividade e quando ela será rescindida.

O contrato por prazo determinado não pode exceder a duração de dois anos. De acordo com a CLT, esse contrato é válido nas seguintes hipóteses:

• Contratação de serviço cuja natureza justifique a predeterminação do prazo do contrato;
• contratação de atividades empresariais de caráter transitório;
• contratação de colaborador em caráter de experiência.

O contrato de trabalho por tempo determinado em outras especificidades, por exemplo, não  garante ao trabalhador o recebimento de aviso prévio, multa de 40% do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), bem como Seguro-Desemprego.

Contrato por tempo indeterminado

Este contrato é o mais comum e mais praticado no país, pois não existe um período estabelecido em que o funcionário contribuirá com a rotina da empresa, entretanto, esse modelo inicia com o contrato de experiência.

Findado o prazo do contrato de experiência e não havendo necessidade de dispensa do funcionário, inicia-se o contrato por tempo indeterminado. Sendo assim, o contrato por tempo indeterminado tem, apenas, data de início para as atividades profissionais.

Por outro lado, a rescisão pode ocorrer a qualquer momento desde que o funcionário seja avisado previamente pelo representante da empresa, seja o gestor ou a equipe de Recursos Humanos.

Quando há a necessidade de rescisão contratual neste formato, o colaborador tem direitos assegurados, tais como: recebimento de 40% de multa sobre o valor do FGTS, Seguro-Desemprego e aviso prévio.

Outros benefícios para ambas as partes permeiam o modelo de contrato indeterminado, entre eles:

• Salário mínimo vigente ou piso salarial da categoria, conforme a função exercida e observando o acordo ou convenção coletiva de trabalho;
• Jornada máxima de trabalho de 8 horas diárias, com pagamento de horas extras com o acréscimo mínimo de 50%. As horas extras não podem exceder duas horas diárias;
• Recebimento de 13º salário proporcional, conforme assegurado pelo inciso VIII do artigo 7º da Constituição Federal;
• Recebimento de férias proporcionais, de acordo com o inciso VIII do artigo 7º da Constituição Federal;
• Descanso semanal remunerado (inciso VIII do artigo 7º da Constituição Federal).

Contrato de trabalho temporário

Geralmente, este contrato é prestado por pessoa física, pois visa atender uma demanda pontual da empresa como uma necessidade de substituição de funcionário ou pelo aumento de serviços.

A Lei nº 6.019, de 3 de janeiro de 1974, determina que o trabalhador temporário deve ser contratado para trabalhar por um período determinado, com carteira assinada. De acordo com o artigo 10 da Lei e parágrafos 1º e 2º:

Art. 10. Qualquer que seja o ramo da empresa tomadora de serviços, não existe vínculo de emprego entre ela e os trabalhadores contratados pelas empresas de trabalho temporário. (Redação dada pela Lei nº 13.429, de 2017)

• 1o  O contrato de trabalho temporário, com relação ao mesmo empregador, não poderá exceder ao prazo de cento e oitenta dias, consecutivos ou não. (Incluído pela Lei nº 13.429, de 2017)
• 2o  O contrato poderá ser prorrogado por até noventa dias, consecutivos ou não, além do prazo estabelecido no § 1o deste artigo, quando comprovada a manutenção das condições que o ensejaram. (Incluído pela Lei nº 13.429, de 2017)

Contrato de menor aprendiz

Por meio da Lei N.º 10.097, de 19 de dezembro de 2000, os jovens com idade entre 14 e 18 anos passaram a ter a oportunidade de iniciar sua carreira profissional no mercado de trabalho como Jovem Aprendiz. Em 2005, a faixa etária aumentou para jovens até 24 anos pela Lei 11.180.

O objetivo deste contrato é capacitar os jovens para o trabalho, combinando formações educacionais com a prática alinhada à realidade da empresa que contribuem, automaticamente, para o desenvolvimento de cada aprendiz. Esse contrato visa o período de dois anos no total.

Há, ainda, outros formatos de contrato que variam suas especificidades, entre eles, estágio intermitente e de pessoa jurídica. Cada qual com variações importantes para a rotina empresarial e para o funcionário.

Documentos obrigatórios para a admissão de novos funcionários

Alguns documentos são fundamentais para finalizar o processo de admissão de novos funcionários e a sua rápida inserção nas atividades da empresa. O primeiro passo é checar se o colaborador possui registro no Programa de Integração Social (PIS).

Caso ele não tenha, o empregador deverá realizar o registro por meio de um número cadastrado em uma agência da Caixa Econômica Federal.

Esse primeiro documento garante que todo o funcionário do serviço privado pague uma contribuição tributária de caráter social, financiando benefícios como seguro-desemprego e o abono salarial.

Na segunda etapa, o empregador deve registrar o profissional na base de dados do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) para obter um controle do Ministério do Trabalho acerca de todos os trabalhadores registrados pelo regime da CLT para garantir os seus direitos trabalhistas.

As próximas fases contemplam a tarefa em si, por meio da reunião de documentos específicos de cada contrato, tais como:

• Carteira de trabalho e Previdência Social (CTPS) — deve ser devolvida ao colaborador no prazo de 48 horas mediante a emissão de um protocolo tanto na entrega quanto na devolução;
• Carteira de identidade;
• Cartão de identificação do contribuinte no Cadastro de Pessoa Física (CPF);
• Título de Eleitor com os comprovantes de votação nas 3 últimas eleições;
• Cartão de inscrição no PIS;
• Certificado de Reservista, se menor de 45 anos;
• Cópia do comprovante de residência;
• Comprovante de escolaridade;
• Cópia da certidão de casamento, se for o caso;
• Foto 3×4;
• Declaração de dependentes para fins de Imposto de Renda na fonte;
• Declaração de rejeição ou de requisição do vale-transporte;
• Atestado médico admissional — deve ser custeado pelo empregador e efetuado antes do início das atividades.

Quais são as etapas do processo de admissão de funcionários?

Cumprir todas as etapas e organizar o processo de admissão de funcionários contribui também para a eficiência e a otimização dos recursos, bem como para economia de tempo até que o funcionário entregue toda documentação necessária e comece sua atividade laboral.

Para isso, é imprescindível seguir toda a documentação exigida e seguir as etapas de forma organizada e clara:

1. Recrutamento e seleção

Assim como cumprir as etapas de exigência de documentação e checagem dos novos funcionários, na admissão é preciso estar atento ao recrutamento e seleção, afinal, é o primeiro passo para que o empregador conheça quem será o novo colaborador e o seu perfil de atuação.

A seleção é primordial também para o esclarecimento de informações sobre o cargo, atividade, exigências dos gestores, carga horária, entre outros aspectos que vão reger a vida laboral de cada funcionário.

Ao fazer novas contratações é preciso analisar cada candidato e selecionar o que melhor se enquadra nos valores da empresa e, ainda, aquele que poderá contribuir com sua experiência e conhecimento para o crescimento da organização.

É nesta etapa em que todas as dúvidas de ambas as partes devem ser esclarecidas e demonstrar de forma clara a cultura organizacional para selecionar o profissional mais apto para a atividade.

Entre outros aspectos importantes na relação que se estabelecerá com o possível contratado a partir desse contato, estão: o posicionamento ético do recrutador, cumprimento de obrigações legais e apresentação das condições de trabalho.

2. Entrega e verificação de documentos

Definido quem serão os novos funcionários a serem admitidos formalmente, o contratado deve ser notificado pela aprovação no processo seletivo. Essa comunicação deve ser feita com um tempo hábil para que ele se organize e reúna todos os documentos para a admissão.

Seja via e-mail, mensagem ou uma ligação, o aviso ao aprovado deve ser claro tanto em relação à sua atuação, como jornada de trabalho e atividades, bem como sobre a documentação a ser entregue.

Nesta etapa, a empresa pode exigir documentos comprobatórios do que foi informado durante o período de recrutamento, tais como os que justificam o usufruto de benefícios da empresa, como certidão de nascimento de filhos menores para o recebimento de auxílio-creche, por exemplo, cartão da criança (para filhos menores de 6 anos), declaração de frequência escolar a partir dos 7 anos e o comprovante de invalidez, se for esse o caso.

3. Registros de admissão

Esta é a etapa final e efetiva da admissão de um funcionário, ou seja, a formalização de que determinado candidato está apto a começar sua jornada de trabalho. O registro de admissão é o documento que comprovará todos os seus direitos e deveres perante à empresa. Esse registro pode ser anotado em livros, fichas ou sistema eletrônico.

Conforme artigo 41 da CLT, devem constar no registro:

• Qualificação civil e profissional do colaborador;
• Dados relativos à admissão no emprego;
• Duração e efetividade do trabalho;
• Férias;
• Acidentes e demais circunstâncias que interessem à proteção do trabalhador.

Os dados do colaborador tratados no segundo artigo da Portaria 41/2007 do MTE, devem estar registrados com as seguintes informações:

• Nome, data de nascimento, filiação, naturalidade e nacionalidade;
• Número e série da carteira de trabalho;
• Número do PIS/PASEP;
• Data de admissão;
• Cargo e função;
• Remuneração;
• Jornada de trabalho;
• Férias;
• Acidentes e doenças, quando houver.

4. Elaborar o contrato

O contrato de admissão é parte essencial do processo de contratação, além de ser exigido pelo Ministério do Trabalho, de acordo com as exigências da CLT. É um documento que assegura o empregador e o trabalho de suas funções e responsabilidades.

Não há um padrão de elaboração do contrato, entretanto, o empregador deve seguir algumas regras e especificar determinadas condições de trabalho, entre elas, valor da remuneração, cargo e obrigações do funcionário e da empresa e benefícios, se houver.

Essas informações precisam ser claras e não dar margem de dúvidas para ambos os lados, a fim de evitar futuros processos trabalhistas por falta de informação prévia.

Com o passar do tempo e do desenvolvimento do funcionário, algumas condições podem ser alteradas ou atualizadas de acordo com o artigo 468 da CLT, entre elas: carga horária, férias, dias de folga e outros termos que estejam em comum consentimento entre empregador e funcionário.

5. Cadastrar a admissão no E-Social

Um passo importante na vida laboral do funcionário que interessa também à empresa é o cadastro dele no e-Social, um sistema eletrônico criado em 2014 para diversas categorias profissionais.

Para informar a admissão do funcionário neste sistema é preciso acessar o portal do e-Social e informar o nome, data de nascimento, CPF e NIS. Apesar de ser um passo simples, é importante estar atento aos prazos: um dia antes do início das atividades

6. Onboarding

Um aliado na contratação de novos funcionários é o onboarding – um conjunto de procedimentos que visa capacitar e adaptá-los à rotina da empresa, bem como mantê-los alinhados à missão e valores institucionais.

Também conhecido como socialização organizacional, é o jargão gerencial criado pela primeira vez na década de 1970, que se refere ao mecanismo pelo qual novos funcionários adquirem o conhecimento, as habilidades e os comportamentos necessários para se tornarem membros e insiders eficazes da organização.

Em algumas empresas, os gestores utilizam termos como imersão, treinamento, inclusão, entre outros. São técnicas que os empregadores possuem para capacitar os funcionários e fazê-los conhecer todo o organograma da empresa.

Evite os erros comuns no processo de admissão de funcionários

Um dos maiores desafios da equipe de Recursos Humanos é a contratação de novos funcionários. É quando o gestor ou dono da empresa, deposita na equipe a capacidade de selecionar os melhores candidatos com base em suas características e anseios da empresa.

Apesar de ser um processo complexo, estar atento a alguns aspectos facilitam a vida de quem está fazendo o recrutamento, entre eles, conhecer 100% da vaga, realizar um processo organizado e com tempo hábil, olhar as referências de cada candidato, questioná-los sobre qualquer dúvida que surja no momento da seleção e considerar os encargos da contratação.

Contrate um contador

A admissão de um funcionário é uma tarefa que demanda tempo e organização, além de contar com profissionais no departamento de Recursos Humanos com habilidades técnicas para selecionar e escolher o candidato que esteja alinhado aos valores da empresa.

Em caso de erros no processo de seleção ou na admissão, quem pode sofrer prejuízos é o próprio empregador que corre risco de processos trabalhistas, além de ter sua imagem no mercado de trabalho como mau empregador.

De acordo com dados do Tribunal Superior do Trabalho (TST), em 2019, o Brasil somou um total de 1,5 milhão de processos trabalhistas no período entre janeiro e outubro, decorrentes, muitas vezes, da ilegalidade da contratação ser feita por desconhecimento do empregador.

Assensus

A Assensus Contabilidade possui profissionais especializados, com técnicas e habilidades que contribuem para a segurança na contratação de funcionários.  O principal diferencial da empresa é fornecer um atendimento consultivo, próximo e dinâmico.

Com sólida experiência em contabilidade, os profissionais atuam com processos mais ágeis por meio de tecnologias inovadoras que disponibilizam aos clientes ferramentas para que todas as etapas sejam simplificadas, facilitando a operação cotidiana, proporcionando mais transparência e eficiência.

Conclusão

Assim como o processo de seleção, o momento de contratação é fundamental para evitar danos ao empresário e gastos com futuras penalizações trabalhistas. No momento de contratar um profissional é preciso ter atenção aos documentos para admissão, eles são obrigatórios para formalizar a contratação.

As formalidades e a burocracia exigida pelo Ministério do Trabalho e pela legislação CLT podem confundir os empregadores ou profissionais do departamento pessoal que lidam com as documentações exigidas.

Portanto, além de atenção, contar com o auxílio de um escritório contábil reconhecido e com profissionais especialistas na área, pode facilitar e otimizar tanto o tempo de reunir os documentos quanto agilizar a data de início das atividades dos novos funcionários.

Sendo assim, esteja alerta: a contratação de forma organizada é primordial também para o crescimento da empresa. Fale conosco, podemos lhe ajudar neste processo!

Author: Gabrielle Laiz de Souza DinizComercial e Marketing