Depois de um ano desafiador em todos os aspectos, devido à crise imposta pelo novo Coronavírus no mundo inteiro, em que muitas empresas chegaram próximas a fechar as portas e algumas, infelizmente, se viram obrigadas a encerrar os negócios, a palavra de ordem ainda é esperança.
Segundo levantamento do Instituto Brasileiro de Economia da FGV, 42% das empresas brasileiras avaliam que suas atividades só voltarão à situação anterior à pandemia a partir de 2021. Outras 10% sequer conseguem visualizar um retorno a essa normalidade.
Ainda de acordo com o estudo, 25% das empresas estão operando normalmente e 22% esperam uma normalização até o final de 2020. A indústria e o comércio são setores com mais empresas que já voltaram ao nível pré-crise (mais de 30%). Nos serviços, são apenas 17%.
Esses números demonstram que manter as movimentações financeiras em dia são, ainda mais, relevantes para se manter o equilíbrio até que toda a crise chegue ao fim ou até que os empresários possam vislumbrar um cenário mais motivador nos próximos anos.
Diante disso, o mais importante é realizar um balanço de 2020 e o uso do balancete de verificação é uma das ferramentas que possibilita ao empresário condensar todas as informações das contas da empresa, como os créditos e débitos em aberto.
Essa ferramenta vai auxiliar na administração dos recursos da empresa e até prever um cenário para que o empresário possa dar o próximo passo na definição das estratégias, metas e planos de ação. Este Balancete é utilizado ainda durante as apurações da contabilidade principalmente para a verificação de possíveis erros nos saldos e antes de se formar nas demonstrações finais.
O que é um balancete de verificação?
Geralmente, o balancete de verificação é realizado antes do balanço patrimonial, pois é um documento que demonstra toda a movimentação financeira de uma empresa e elenca as contas de débito e crédito.
Por meio do balancete é possível analisar se houve gastos excessivos, desnecessários ou ainda se ocorreu alguma falha de gestão financeira. Esta é uma ferramenta muito importante e deve ser usada por qualquer empresa que tem o desejo de possuir uma vida financeira saudável.
Para a elaboração do balancete mensal são consideradas informações como as transações de crédito, de débito, relativa ao patrimônio e, também, de resultado e saldo final. Todos os dados são utilizados na Demonstração de Resultado do Exercício (DRE) e no Balanço Patrimonial.
Apesar de não ser uma regra, geralmente, a tabela de balancete é composta por quatro colunas – duas destinadas ao movimento e as outras duas ao resultado, mas é possível inserir as informações que julgar necessárias de acordo com o segmento do negócio e da movimentação financeira.
O empresário deve ter em mente que o balancete de verificação é uma atividade que deve entrar na rotina financeira do negócio. Apesar de parecer complicado em um primeiro momento, é por meio dele que podem ser estabelecidas as diretrizes de atuação do negócio visando o lucro e o reconhecimento no mercado.
Qual é a função do balancete de verificação?
No universo da contabilidade, a função do balancete de verificação é determinar que para cada débito existe um crédito correspondente no mesmo valor e assim registrar toda a movimentação financeira da instituição, conhecido também como o Método das Partidas Dobradas.
A movimentação financeira de uma empresa resulta dos saldos das contas conforme vão sendo registradas. O Balancete de Verificação é um documento que reúne estes saldos e serve para verificação dos mesmos.
Quando faz parte da fase inicial de apuramento, é conhecido como Balancete inicial e é utilizado para regularizações ainda antes de se apurar os resultados da empresa (lucro ou prejuízo).
Com as regularizações feitas e com os resultados calculados é obtido o Balancete final, podendo se formar no Balanço Patrimonial e nas Demonstrações de Resultados do Exercício.
O Balancete de Verificação funciona exatamente para apontar que para cada item do ativo, haverá também um passivo correspondente. A ferramenta pode ser usada mensalmente, quinzenalmente ou diariamente e, além de possibilitar um controle mais efetivo do que acontece com as contas, também para prevenir erros que possam gerar prejuízos para o negócio.
Qual a importância do balancete de verificação para os registros contábeis?
O Balancete de verificação é o demonstrativo de todas as contas e transações financeiras de uma empresa. É um relatório que mostra os saldos devedores e os credores reunidos em um único documento.
Por meio dele, o empresário tem a visão geral de tudo que há de débito e de crédito em determinado período, seja no dia, na semana, na quinzena ou no mês. De forma geral, serve como base para a criação de outros demonstrativos, entre eles, Demonstração do Resultado do Exercício (DRE) e Balanço Patrimonial (BP). Sem o balancete de verificação é impossível fazer os demais documentos.
Na vida útil de uma empresa, é possível se deparar com dois tipos de contas: as patrimoniais onde o balancete de verificação vai realizar um verdadeiro raio-x no que se refere aos bens, direitos e obrigações da empresa e as contas de resultado, onde são calculadas as receitas e despesas.
Basicamente essas contas servem para demonstrar se a atuação da empresa tem gerado lucros ou prejuízos, mas o empresário deve ficar atento e acompanhar com fidelidade as informações registradas no Balancete de Verificação, pois isso permitirá que ele identifique qualquer problema e antecipe a solução.
Apesar de não ser obrigatório é uma ferramenta essencial para verificar a carga fiscal e o impacto da gestão tributária e para que os gestores possam acompanhar a receita, o lucro e elaborar novas estratégias, cumprir metas financeiras e acompanhar o crescimento do negócio.
Por ser de uso interno, o documento pode ser editado, impresso ou alterado quando necessário, basta elaborá-lo de forma clara e completa, para que seja possível avaliar as necessidades em determinados momentos.
Como é feito o balancete de verificação?
No Balancete de Verificação, o empresário deverá colocar os saldos das contas de outro documento contábil, chamado de Razão. Nele são registradas todas operações a débito ou a crédito do período.
No documento, um dos principais objetivos é que o total de débitos seja igual ao total de créditos, porque pelo método composto por gráficos um débito em uma conta, automaticamente, origina um crédito em outra. Se estes lados não estiverem síncronos, o balancete não estará saldado.
O Balancete de verificação deve ser montado em colunas que incluem os nomes de cada conta, o total de operações de débito e crédito e os saldos de cada uma delas, sejam eles anteriores e os atuais, depois da movimentação financeira.
O período de preenchimento do documento pode variar – diário, mensal, trimestral e até anual, o importante é que as informações sejam fidedignas à realidade atual da empresa. Ao definir esse prazo, o gestor deve levar em consideração a disponibilidade da equipe ou da contabilidade para fazê-lo, evitando erros desnecessários.
Outro aspecto importante a considerar para o preenchimento é a definição de quais elementos o empresário gostaria que constasse no relatório. Nesta etapa ele define, detalhadamente, a natureza de cada conta – credora ou devedora – ou se apenas movimentações e os saldos serão descritos.
Por ser um documento de controle interno, é possível fazê-lo de forma simples com informações diretas em que o gestor poderá identificá-las mais facilmente. Uma opção é que neste momento ele possa criar seu próprio método de preenchimento ou tabela.
Depois de definidas as informações que deverão constar no documento é a hora de colocar a ferramenta em prática: acrescentar todas as contas do ativo e suas respectivas movimentações, nas devidas colunas da tabela.
Exemplo
O Balancete de Verificação é um documento imprescindível na organização financeira da empresa. Nele, o gestor pode verificar se o método de partidas dobradas está sendo levado em conta pela escrituração da empresa.
Caso o demonstrativo seja destinado a usuários externos, o documento deverá ser assinado por contador habilitado pelo Conselho Regional de Contabilidade (CRC). Abaixo um modelo de Balancete de Verificação para facilitar a compreensão da ferramenta, porém existem diferentes formas de construir um relatório como esse, cabendo a cada empresa determinar o que é mais importante.
(Fonte: Jornal Contábil)
Quais contas entram no balancete de verificação?
É importante ter consciência de que todas as contas devem entrar no balancete de verificação, pois são elas que demonstram toda movimentação, bem como os respectivos saldos – débitos e créditos do negócio.
Boa parte dos balancetes possuem as seguintes informações: cabeçalho, ativo, saldo anterior, débitos, créditos e saldo final que representam a vida financeira da instituição.
Vale destacar que o balancete de verificação é uma espécie de ponto de partida para a elaboração de outros importantes relatórios, como o Demonstrativo dos Resultados do Exercício (DRE) e o próprio Balanço Patrimonial (BP), o que reforça ainda mais sua importância na contabilidade de uma companhia.
Qual a diferença de balanço e balancete de verificação?
Os dois termos costumam causar confusão na cabeça dos gestores, porém, são distintos e suas finalidades são opostas. O Balanço é o relatório final, seus resultados não podem ser modificados.
A criação do Balanço surge a partir das informações registradas no Balancete de Verificação que, por sua vez, mostra toda a movimentação da empresa e tende a orientar os gestores e/ou contadores a identificar eventuais problemas financeiros, possibilitando que eles tomem decisões estratégicas.
O Balancete de verificação serve como um documento interno ou como um diário para o empresário saber quais são as receitas e despesas de determinado período e pode ser modificado de acordo com a inserção de novas informações.
Já o Balanço é obrigatório a toda empresa de capital aberto, PMEs e empresas de grande porte, segundo a Lei n. 6.404/76 e a Norma TH 1000, portanto, a diferença entre balanço e balancete está na obrigatoriedade entre eles, seus valores e informações.
Os principais erros do balancete de verificação
Até aqui entendemos que o balancete de verificação é imprescindível para a saúde de uma empresa e seus negócios, no entanto, nem sempre ele recebe a devida atenção de quem está no gerenciamento da empresa.
O erro principal está na falta de compreensão de que o documento abastece o empresário de informações úteis para a tomada de decisões, desde que seja muito bem elaborado e contenha todos os dados e a realidade dos ganhos e dos gastos.
O balancete de verificação tem como base o chamado método das partidas dobradas. Isto significa que não há ou não pode haver nenhum crédito sem o seu débito correspondente. Portanto, se de um lado do balancete forem somados todos os débitos, do outro a soma dos créditos deve totalizar um valor igual. Desse modo é verificado se os lançamentos a débito e a crédito foram realizados corretamente.
Apesar de importante, o documento tem a finalidade de apontar eventuais falhas resultantes do preenchimento incorreto das informações na partida dobrada, porém, ele não detecta todos os possíveis erros de lançamentos contábeis. O balancete entenderá como verídicas todas as informações nele registradas.
Veja alguns erros comuns no preenchimento do Balancete de Verificação:
- Registro só do débito, sem o crédito correspondente.
- Debitar ou creditar as duas contas, em vez de debitar uma e creditar a outra.
- Registro de um débito, sendo que o crédito foi lançado por um valor duas vezes igual ao crédito.
- Registrar em uma conta de natureza devedora, um valor que a torne com saldo credor (ex: saldo credor de caixa que não pode existir).
- Saldos discrepantes dos documentos de onde teriam sido obtidos, como extratos bancários e outros.
- Esquecer de realizar algum lançamento.
Qual a melhor forma de analisar o balancete de verificação da sua empresa?
Tão importante quanto preencher corretamente o balancete de verificação, saber lê-lo também é primordial, pois esta etapa antecipa estratégias e tomadas de decisão que norteará o andamento dos negócios nos próximos períodos.
Para analisar o relatório é preciso entender a diferença entre crédito, ou seja, as saídas de dinheiro, e débito, quando há a entrada de dinheiro. Este é o primeiro passo que direciona o preenchimento correto e, consequentemente, a análise correta.
Perceber também os termos corretos entre os saldos e os movimentos – de natureza devedora ou credora e ter em mente que ambos devem se igualar, facilita a leitura do balancete de verificação. Se isso não acontecer, facilmente podemos afirmar que existe algum erro dentro da contabilidade da empresa.
Existem diferentes formas de construir um Balancete de Verificação. Cabe ao gestor ou ao contador determinar quais informações são importantes para análise da realidade em dado momento, entretanto, em todas as formas o detalhamento dos dados é vital e torna o balancete mais eficaz.
Balancete de verificação: use junto com o seu contador
O gestor deve ter em mente que a criação do Balancete de Verificação é importante para a saúde da empresa como um todo, portanto, vale a pena fazê-lo junto do contador especializado na área, para evitar possíveis erros e, consequentemente, comprometer a vida útil do negócio.
Desta forma, a ideia é que o balancete seja elaborado para atender o público interno de uma empresa, servindo como instrumento de informações para decisões operacionais, mas que o especialista tenha a real noção da realidade para projetar por meio do balancete estratégias mais à frente.
Assensus
Apesar de parecer confuso, o balancete de verificação é importante para guiar o empresário rumo ao futuro que deseja para sua empresa. Sendo assim, contar com um time de especialistas no assunto, que fará um trabalho fiel à realidade é importantíssimo.
Embora possa ser feito pelos colaboradores da empresa, contar com toda assistência e consultoria de profissionais capacitados faz toda a diferença, além de otimizar o tempo do funcionário dedicado àquele documento.
Na Assensus Contabilidade você encontra esse e outros serviços disponíveis para estabelecer métricas, organizar, recuperar e garantir o futuro promissor dos negócios. Entre em contato conosco, estamos à disposição para construir juntos o Balancete de Verificação da sua empresa!
Conclusão
Estar alerta o tempo todo para a construção de um Balancete de Verificação mais próximo da realidade da empresa, garante, não só a vida útil, mas também a prospecção de clientes ou elaboração de estratégias que visam o lucro futuramente.
Projetar vendas, elaborar estratégias e cuidar do dia a dia da organização garante ao empresário manter-se no mercado, tão competitivo atualmente. Em toda empresa existem saídas e entradas financeiras, patrimoniais ou fiscais, por isso, o documento atua como o raio-x elencando os gastos e recebimentos em períodos diferentes.
Outro passo importante é o acompanhamento do balancete de forma periódica. Assim, o gestor poderá visualizar com maior precisão como está o seu negócio, podendo gerenciar e tomar decisões de maneira mais eficiente e, ainda, extrair informações para definir o regime tributário a ser adotado.
