A estratégia comercial tem sido uma palavra-chave para os negócios. Os altos executivos refletem sobre objetivos estratégicos e missões através da análise do cadastro de clientes da empresa. E por isso, nesse artigo traremos tudo oque você precisa saber sobre o cadastro de clientes. Desde, para que ele serve e até como fazê-lo online.
Através da análise do cadastro de clientes, a empresa consegue estabelecer estratégias para tudo, desde pesquisa e desenvolvimento até o fornecimento de matérias-primas e relações com distribuidores.
O mero planejamento perdeu seu glamour, todos os planejadores se transformaram em estrategistas.
Além disso, muitas empresas, especialmente empresas globais, têm centenas de aplicações e sistemas separados. Porém, uma desvantagem disso, é que os dados podem ser facilmente perdidos, fragmentados e desatualizados.
Quando isto ocorre, responder as perguntas mais básicas, mas críticas sobre qualquer tipo de métrica de desempenho pode se tornar muito difícil.
Por exemplo, obter respostas a perguntas básicas tais como “quem são nossos clientes mais rentáveis?”, “que produtos tem as melhores margens?”. Ou, em alguns casos, “quantos funcionários temos”?
Para que serve um cadastro de clientes? Justamente para responder essas perguntas e muitas outras.
Basicamente, a necessidade de informações precisas e atualizadas é fundamental. Porém, à medida que as fontes de dados aumentam, é difícil obter essas respostas.
Por isso, cada vez mais empresas contam hoje com cadastro de clientes para ajudá-las a superar a concorrência e melhorar seus serviços.
Quais são os objetivos do cadastro de cliente?
Por que você deve coletar dados dos clientes? Segundo um artigo publicado pelo The Economist os dados dos consumidores são o recurso mais valioso do mundo.
Há muitas maneiras de utilizar os dados dos clientes. Nesse sentido, os dados dos clientes ajudam as empresas a entender os hábitos de compra e o comportamento online de seus clientes.
Alguns desses comportamentos incluem feedback, frequência de compras, bem como o dia ou a época do ano em que uma venda é feita.
Quando elas têm essas informações, as empresas podem criar uma experiência de vendas mais personalizada e adaptada a clientes específicos.
Por exemplo, as empresas podem criar promoções personalizadas ou ofertas especiais que são relevantes para os consumidores porque sabem o que esses consumidores querem.
As empresas também podem usar dados de clientes para mostrar quais produtos devem ser descartados, pois eles deixam os clientes insatisfeitos.
Outro uso valioso para os dados dos consumidores é usá-los para moldar futuros produtos e soluções. Os hábitos de compra dos clientes e o feedback mostrarão o que está dando certo e o que está dando errado com sua empresa.
Quando você tem as experiências dos clientes, você pode criar soluções centradas no cliente ou gerar produtos que eles precisam.
O que é um cadastro de clientes?
Um cadastro de clientes é a unidade básica de informação sobre um cliente. Desse modo, o cadastro de clientes contém dados importantes sobre um cliente, incluindo os dados padrão, tais como: nome, endereço, pedidos, renda, informações de crédito.
Hoje, as empresas são capazes de aumentar essas informações com novas formas de dados, tais como manipulações de mídia social, comentários de fóruns ou dados de postagens em blogs, informações de perfil de plataformas de mídia social, tais como Twitter, LinkedIn e Facebook.
Que tipos de dados pessoais eu deveria coletar e por quê?
Comece com o básico, como nomes de clientes e endereços de e-mail. Estes permitem que você personalize suas comunicações com eles, converse diretamente com eles e os acompanhe se houver algum problema com seu pedido.
Outros pontos de dados a serem coletados são idade, profissão e sexo.
À medida que você desenvolve confiança com seus clientes, você pode ir mais fundo e pedir certos pontos de dados psicográficos, como detalhes sobre suas personalidades, valores e estilos de vida.
Por exemplo, se você possui uma loja de móveis e descobre que seu cliente tem filhos através de um questionário para clientes, você pode considerar a possibilidade de comercializar móveis infantis para eles.
Que tipos de dados transacionais eu deveria coletar e por quê?
O registro e a análise do histórico de transações de cada cliente, o que eles compram de você, quando e com que frequência, ajuda você a saber quais produtos e serviços oferecer no futuro.
A Amazon, por exemplo, é uma das melhores empresas nessa poderosa prática de marketing, também conhecida como “análise de cestas”. Entregando automaticamente, por vezes, recomendações de produtos com base em compras anteriores.
Qual é a melhor maneira de se beneficiar dos dados de clientes que eu coleto?
Aproveitá-los para oferecer valor agregado a seu cliente é a maior vantagem. Os dados dos clientes o ajudam a pintar uma imagem clara de quem é seu cliente alvo e como melhor se comunicar com ele.
Quando você conhece melhor seu cliente ideal e realmente compreende suas necessidades e desejos, você pode fazer melhores ofertas para seduzi-lo, o que, por sua vez, deve impulsionar as vendas.
Quais são alguns erros comuns a serem evitados?
Talvez o pior erro, seja pedir demais de uma só vez e sobrecarregar seus clientes. Outro erro comum é usar os dados obtidos e fazer suposições. Por exemplo, supor que o cliente estará disposto a comprar um produto apenas com base na renda informada por ele.
Como criar um sistema de cadastro de clientes?
A simples tarefa administrativa de manter o cadastro de seus clientes aumentará a chance de sucesso de sua empresa. Afinal, saber quem está comprando de você, com que frequência e ter detalhes de contato que permitam manter o contato com o cliente será inestimável.
Tanto em questão de vendas, marketing, atendimento ao cliente, até mesmo em previsões financeiras, e manterá sua empresa focada no cliente.
Isto é sobretudo mais importante em uma pequena empresa, onde o relacionamento com o cliente é tudo.
Se você puder se manter no topo de preferências e oferecer um serviço amigável como resultado, você verá uma quantidade significativa de clientes fiéis. Afinal, as pessoas gostam de um toque pessoal, assim você também pode manter detalhes pessoais como nomes da família, time de futebol preferido e assim por diante.
Entretanto, estes registros podem ser tão simples quanto uma planilha composta de nomes e detalhes de contato ou você poderia instalar algo um pouco mais sofisticado.
Por exemplo, o software de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) pode ajudá-lo a rastrear e analisar os dados dos clientes à medida que sua empresa cresce. Mas o CRM não é apenas para grandes empresas, o software também foi projetado para pequenas empresas.
O software manterá registros do histórico de vendas, preferências, detalhes de contato e muito mais, e permitirá que você acesse essas informações de uma maneira fácil de gerenciar.
Qual o melhor programa para cadastro de clientes grátis?
Uma maneira simples de armazenar as informações do cliente é usar uma planilha no Excel. Porém, se você tiver informações mais detalhadas, um banco de dados de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) pode ser mais adequado.
Softwares de Gestão de Dados Mestre para criar um cadastro de clientes
Muitas empresas lutam para garantir que seus dados sejam fáceis de encontrar, atuais, precisos e compartilhados somente com aqueles que precisam deles.
Ao mesmo tempo, ter informações desnecessárias torna ainda mais desafiador localizar as informações de que você precisa. Felizmente, estes problemas podem ser resolvidos pela implementação do gerenciamento de dados mestres do cliente (MDM).
O MDM cria uma definição comum e uma visão única do cliente, centralizando os dados e criando governança, conformidade e segurança. Dada a quantidade de dados e o número de sistemas que podem estar envolvidos, os projetos MDM podem ser assustadores. Por onde se começa? Vamos dar uma olhada nos cinco passos para o sucesso do gerenciamento de dados mestre do cliente.
O ponto de partida de um projeto MDM dependerá de onde o negócio cairá no modelo de maturidade do gerenciamento de dados empresariais. Cada empresa pode estar em um estágio diferente e muito poucas estão começando do zero ou têm apenas um sistema/aplicação/lista mestre existente. Aqui estão alguns cenários comuns:
A Gestão de Dados Mestre (CRM) pode ajudá-lo a analisar as informações do cliente para encontrar tendências de compra e identificar seus melhores clientes.
Passo 1: Identifique os dados de seus clientes e quem os acessa
A primeira ordem de negócios é determinar exatamente onde todos os dados de seus clientes estão localizados. Você também vai querer entender quais sistemas criam ou atualizam os dados de seus clientes.
Passo 2: Criar uma definição comum de “cliente”.
“Quantos clientes você tem?” É uma pergunta bastante básica, mas chegar a uma resposta precisa pode ser difícil se você não tiver uma definição comum. Para obter uma definição única (e, por fim, uma visão única) do cliente, você precisará entender como cada departamento de sua empresa vê seus clientes.
A divisão de remessa pode contar cada endereço de remessa como um cliente diferente, mas alguns podem ter vários endereços ou “clientes” diferentes podem compartilhar o mesmo endereço.
Uma linha de negócios diferente pode definir clientes como indivíduos que fizeram uma compra no ano passado. Seja qual for o caso, você deve entender a definição de cliente de sua empresa.
A ideia é identificar atributos de dados que são comuns a cada cliente. Estabelecer os pontos de dados definidores de um cliente é o início do desenvolvimento de um modelo de dados mestre.
Modelos de dados bem executados definem quem é seu cliente em termos que podem ser utilizados em todas as linhas de negócios.
Eles também estabelecem o plano de como os dados de seu cliente serão organizados, para que vários atributos possam ser pesquisados conforme necessário. Por exemplo, você teria a capacidade de consultar uma lista de clientes que fizeram uma compra nos últimos seis meses.
Passo 3: Garantir a exatidão dos dados e eliminar dados duplicados
Depois de ter um modelo de dados mestre, você vai querer garantir que seus dados sejam precisos e livres de duplicatas.
Se você tiver informações de clientes em vários sistemas, há boas chances de ter clientes duplicados com informações inadequadas. Você precisa corrigir as imprecisões e criar um processo para remover dados duplicados ao iniciar o processo de integração.
Considerações adicionais sobre o projeto MDM
O objetivo do MDM é criar um único lugar para todas as informações de seus clientes; em outras palavras, uma única fonte de dados que você pode usar para informar suas decisões comerciais.
Se você considerar o funcionamento dos sistemas de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM), o valor do MDM se torna claro.
As empresas pensam: “Se conseguirmos apenas colocar o portal CRM em funcionamento, seremos capazes de organizar os dados ao longo do tempo”.
Entretanto, sem um entendimento sólido dos dados do cliente e uma estratégia de como eles serão gerenciados, a consolidação do CRM pode agravar o problema em vez de resolvê-lo; ele cria mais um sistema com seu próprio repositório de dados e regras de governança.
O que precisa para fazer um cadastro de cliente?
A criação de um cadastro de cliente requer muito controle e organização, se você quiser fazer isso corretamente.
Na maioria das empresas, é comum que algumas coisas fiquem fora de controle. Por isso é fundamental que você controle e mantenha o máximo de ordem possível.
Portanto, certifique-se de que todos os seus arquivos sobre seus clientes sejam criados corretamente. Mas, o mais importante, que eles permaneçam o mais atualizados possível.
Vamos dar uma olhada em como criar um cadastro de clientes, e o que isso significa exatamente. A principal razão para criar um cadastro é armazenar informações relevantes e pessoais sobre seus clientes. De modo que você possa manter uma relação fluida com eles, e essencialmente, para que você os conserve como clientes.
Ter um arquivo fonte deve se tornar o ponto focal de seus esforços de marketing, assim como comunicações externas e publicidade de todos os tipos.
Isto é especialmente útil se você estiver administrando um negócio de comércio eletrônico. Mesmo que você tenha apenas uma quantidade limitada de clientes, uma boa administração destes registros pode ajudá-lo a planejar, de forma mais inteligente, o futuro de seu negócio.
Quais informações coletar para o cadastro de clientes?
Então, como você deve estabelecer seu modelo de um arquivo de cliente perfeito? O que você deve incluir nesta folha para que ela seja realmente útil? Há três áreas que você deve incluir, vamos dar uma olhada nelas abaixo.
- Quaisquer dados básicos.
Bastante simples, cada arquivo deve incluir os dados do cliente para o qual você está criando o registro. Isto significa que você precisa de informações como; nome, sobrenome, endereço postal, empresa para a qual trabalham, número de telefone, e-mail e, finalmente, o método de pagamento preferido.
- Mais informações.
Dentro do arquivo você deve dar espaço para acrescentar qualquer outra informação relevante que você descubra sobre seu cliente, isto o ajudará a entregar um serviço mais personalizado a esse cliente específico.
Você sabe quando, durante o ano, é mais provável que eles comprem? Descubra, pois este é um bom exemplo de algo que deve viver dentro do campo de informações adicionais.
- Dados comerciais
A parte mais importante é a dos dados comerciais, você deve ter um histórico de suas relações comerciais com o cliente, com base nos dados esperados, nas vendas realizadas e na diferença entre os dois.
Você pode registrar este histórico com base em uma base mensal ou anual.
Usando as informações acima e incluindo-as em seu histórico de cliente, você deve ter um arquivo sólido.
Agora que você sabe o que deve ser incluído, você deve começar a criar e/ou atualizar seus registros de clientes, o mais rápido possível para impulsionar seu negócio.
- Manutenção das informações do cliente
As informações do cliente só são úteis se estiverem em dia. É importante verificar regularmente a exatidão das informações de seus clientes e atualizá-las quando necessário.
- Utilização das informações armazenadas do cliente
Certifique-se de perguntar a seus clientes se eles gostariam de receber informações ou atualizações de você, e dê a eles a opção de escolher. Se você enviar spam aos clientes sem o consentimento deles, eles poderão reagir negativamente ao seu negócio.
Seguir estes métodos pode ajudá-lo a se aproximar mais da coleta e proteção legal dos dados dos clientes. Usar e coletar dados de clientes pode parecer uma tarefa assustadora, mas se você o fizer corretamente (e eticamente) você estará equipado com valiosos conhecimentos para melhorar seus produtos e serviços.
Certifique-se de dizer aos clientes quais dados você coleta, o que fará com eles e por que os está coletando. As empresas precisam permanecer honestas com seus clientes a fim de manter sua lealdade.
Seus clientes têm um milhão de opções no mundo dos negócios de hoje. Use seus dados sabiamente para que você possa ser a escolha número um deles.
Conclusão
Um bom banco de dados ou sistema CRM pode ajudá-lo a registrar, planejar e gerenciar o contato com seus clientes.
Um sistema central permite que todo o pessoal tenha acesso aos mesmos detalhes e informações dos clientes.
O cadastro de clientes permite analisar sua base de clientes e identificar as características dos mais rentáveis. Desse modo, você pode planejar campanhas de marketing para atingir estes e outros clientes potenciais.
O seu sistema é tão bom quanto as informações que ele contém, por isso é importante manter os dados atualizados.
A coleta e armazenamento de informações sobre os clientes é essencial para adaptar seu programa de atendimento ao cliente e fazer seu negócio crescer.
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