No meio corporativo, muitas são as ferramentas que facilitam o dia a dia na gestão de pessoas, de processos, de logística, entre outros. Na contabilidade da empresa não é diferente.
Os documentos presentes na rotina dos trabalhadores contribuem para a otimização do trabalho e a agilidade na busca de informações. Entre eles, um ganha destaque: o livro caixa. Este documento serve para controlar os fluxos financeiros de entradas e saídas do caixa.
Além disso, ele auxilia também na escrituração contábil, com todos os registros de atos e fatos administrativos a partir de documentos originais de fonte contábil. Geralmente é feito pelo setor financeiro, mas também pode ser feito por autônomos ou empresas terceirizadas.
Com o livro-caixa, os profissionais podem registrar a movimentação de dinheiro da empresa, sejam eles feitos em dinheiro, cheque ou transação bancária de despesas em geral como água, energia, telefonia e gastos com materiais de escritório.
Por outro lado, o documento também registra o que entra de despesa na empresa, – ou seja, a receita. O hábito de preenchê-lo corretamente facilita o controle de pagamentos e, ainda, promove um balanço patrimonial do negócio.
O livro caixa é uma rotina obrigatória para as empresas optantes pelo Simples Nacional. A partir das informações contidas nesse documento, o contador fornecerá análises do desempenho da empresa para que seja possível identificar onde estão os gastos, as principais fontes de receita e direcionar as estratégias de venda.
Como preencher livro caixa?
Todas as informações sobre a movimentação financeira de uma empresa devem ser registradas no livro-caixa, incluindo compras supérfluas ou corriqueiras, como lápis, canetas, etc. Essas informações mostram a vida da empresa, desde o nascimento à sua maturidade.
O saldo e as movimentações do Livro Caixa devem bater com o extrato bancário. Se a empresa tiver mais de uma conta ou aplicações financeiras, o saldo do livro caixa deverá ser a soma de todas as contas e valores aplicados.
O lançamento de todos os pagamentos e recebimentos devem ser lançados no Livro por ordem cronológica – dia, mês e ano. Ser detalhista nesta hora compensa muito” As anotações devem ser diárias, esmiuçadas com o maior detalhamento possível e feitas de acordo com o que já aconteceu na empresa, ou seja, contas futuras não entram nesta rotina.
Digamos que o Livro Caixa é o diário da empresa. Nele, o especialista contábil deve constar tudo o que acontece envolvendo o dinheiro que mantém a empresa. Na prática, Livro Caixa é uma forma resumida de comunicar aos órgãos competentes todo o registro financeiro de uma empresa. Seu uso é obrigatório para as empresas enquadradas no Simples Nacional, porém facultativo para as demais.
Geralmente, uma página é o suficiente para o mês, mas depende da empresa. O importante é manter um histórico das transações e identificá-las o porquê e como ela foi realizada. As entradas do mês também são importantes para abastecer o Livro Caixa de informações.
Na mesma proporção, as saídas identificam os valores pagos pela empresa em determinado período, seja em dinheiro ou em crédito na conta. Já o saldo final indica a diferença entre as entradas e saídas. É quanto a empresa tem em caixa em um período específico.
Para o saldo final, você pode utilizar a seguinte fórmula: saldo anterior + recebidos – pagamentos = saldo atual. Além disso você pode completar com os valores de crédito e débito de cada pagamento descrevendo o motivo do pagamento ou o recebimento e diz o valor, o débito e o crédito.
Lembrando que o correto preenchimento do Livro Caixa não exclui o arquivamento de notas fiscais e comprovantes das movimentações, pois são eles que ajudarão a preencher o Livro Caixa corretamente (gastos de energia elétrica, aluguel, água, telefone, material de expediente (escritório) e de limpeza, bem como reparos e conservação do local, etc.). Devem ser guardados por um período de cinco anos para serem exibidos em uma eventual fiscalização.
Quem deve manter e preencher o livro caixa?
A utilização do Livro Caixa pode ser aplicada a todos os tipos de empresas, mas normalmente é facultativa. De acordo com a lei 9.317, somente as empresas optantes pelo Simples Nacional são obrigadas a registrar o Livro Caixa, com todas as orientações e formalidades observadas pela lei.
O preenchimento pode ser feito por colaboradores da empresa ou, ainda, por empresas terceirizadas que contam com especialista na área, geralmente, do setor contábil que trabalham com planilhas eletrônicas e um sistema de gestão online.
Como elaborar o livro Caixa?
Pode-se dizer que o Livro Caixa é o diário da empresa onde contém informações sigilosas de toda movimentação financeira. A primeira e a última página são destinadas à informações sobre os termos de abertura e encerramento, nome da empresa e os dados, número de folhas, ambas devem ser assinadas.
Nas páginas seguintes, o Livro Caixa começa a contar com o registro dos valores pagos e recebidos, em que se deve conter os dados:
- Saldo anterior: obrigatoriamente, a primeira linha do Livro Caixa mostra o saldo anterior. Por exemplo, quando um novo mês se inicia, o saldo anterior deve ser lançado como o último dia do mês anterior;
- Data: a primeira coluna deve mostrar a data da transação, tanto para entradas quanto para saídas;
- Histórico: na segunda coluna você deve descrever ao que se refere aquele valor, ou seja, uma breve descrição do histórico daquele lançamento;
- Entradas ou créditos: os valores que são recebimentos devem constar nesta coluna;
- Saídas ou débitos: tudo o que se refere a pagamentos deve ser apresentado nesta coluna;
- Saldo: a última coluna contém o saldo restante após as operações do último dia. Para obter esse resultado deve-se somar o saldo do dia anterior com as entradas e depois subtrair as saídas.
Vale ressaltar que o arquivo não pode conter erros ou rasuras, é importante armazenar toda nota fiscal informada no Livro Caixa, o saldo do caixa apurado sempre deve ser positivo, caso contrário, a empresa pode sofrer punição, não pode utilizar uma entrada e saída no mesmo registro e não é permitido deixar linhas em branco entre o lançamento dos valores.
Diferença entre livro caixa e fluxo de caixa
Dois termos praticamente orgânicos de uma empresa, mas que são facilmente confundidos. O Livro Caixa e o Fluxo de Caixa. O primeiro, é um arquivo para registrar os recebimentos e pagamentos feitos em dinheiro durante o período. É um documento contábil, mesmo que utilizado totalmente independente dos demais controles contábeis e financeiros da empresa.
Já o fluxo de caixa considera todas as transações financeiras da empresa, sejam atividades operacionais, financiamentos, investimentos, entre outros, e possui uma função mais gerencial, acompanha todas as formas de pagamento, e também pode contar com uma previsão futura para o caixa.
Como fazer a escrituração do livro caixa?
O preenchimento do Livro de Caixa não tem muito segredo, basta concentração e atenção aos detalhes. A falta destes registros pode implicar em saldo incorreto e possibilidade de, numa fiscalização, a empresa ser autuada por não comprovar corretamente suas operações.
Para a escrituração do Livro Caixa é preciso descrever o motivo do pagamento ou recebimento e o valor, os créditos recebidos pela empresa e o que a empresa teve no dia de saída monetária, ou seja, o débito.
Os valores recebidos em dinheiro devem ser registrados na coluna de entradas do livro Caixa, mencionando-se a origem do numerário, procedimento esse que deverá ser adotado ainda que o valor tenha sido recebido em cheque.
Os valores pagos em dinheiro ou cheque devem ser registrados na coluna de saídas, fazendo-se menção ao documento que comprove o pagamento da despesa ou título. Já o saldo de caixa deve ser apurado diariamente, conforme: Saldo anterior + Recebimentos – Pagamentos = Saldo atual.
Todo e qualquer recebimento de dinheiro ou cheque precisa ser adequadamente documentado, e as vendas devem estar acobertadas por nota fiscal emitida. Caso contrário, como mencionado, o empresário pode sofrer punição com multas.
O processo de escrituração pode ser dividido em três partes estruturais: Termo de Abertura, Folhas de Escrituração e Termo de Encerramento.
Como lançar compras a prazo no livro caixa?
Para facilitar o processo, o ideal é que o Livro Caixa seja preenchido de forma cronológica com a data do dia, mês e ano, assim fica mais claro identificar as transações.
Outra dica é colocar cada operação em uma linha, mesmo que seja uma entrada e saída de um mesmo fornecedor. O registro de compras pagas com cheque pré-datado ou a prazo devem ser anotadas apenas no dia em que forem efetuadas.
Como lançar cartão de crédito no livro caixa?
Já os valores dos gastos com o cartão de crédito devem ser lançados na mesma data da fatura do cartão. O total dos lançamentos será o mesmo que efetivamente foi pago. Sempre discriminando os tipos de despesas.
O cartão de crédito deve ser tratado como uma conta bancária, assim, o especialista vai lançando os valores de acordo com as compras. Na data de pagamento da fatura, a “conta” cartão de crédito vai estar com um saldo negativo exatamente no valor da fatura. Aí basta fazer uma transferência entre contas saindo do banco e indo pra conta cartão.
Neste caso, é importante frisar que o cartão de crédito é um meio de pagamento e não o fim, logo, no Livro Caixa não deve existir um plano de contas chamado “cartão de crédito”.
Como fazer o livro caixa do MEI?
A principal finalidade do Livro Caixa é promover a clareza das movimentações financeiras da empresa.
A lei 128/2008 não obriga os microempreendedores individuais (MEI) que possuem faturamento de até R$ 81 mil reais a contratar uma contabilidade para para preencher o livro caixa, já que os impostos poderão ser recolhidos em valores fixos e mensais a partir de uma declaração de faturamento, através do Simples Nacional.
Porém, sem uma contabilidade e um livro caixa devidamente preenchido o empreendedor individual será tributado em todo valor que ultrapassar no máximo 32% (no caso de empresa serviços) de seu lucro. E esse imposto não é baixo, podendo chegar a até 27,50%. O trecho da Lei que aborda o tema está no Art. 14º da Lei Complementar Nº123, de 14 de dezembro de 2006.
Como corrigir livro caixa?
O preenchimento do Livro Caixa deve ser feito com muita atenção, porém, erros podem acontecer. Quando isso acontece, os erros devem ser declarados na escrituração mediante retificação por estorno, lançamento retificativo, lançamento complementar, lançamento de transferência ou ressalva.
O estorno é utilizado quando ocorre erro de duplicidade de um mesmo lançamento contábil, seja da conta debitada ou creditada, pois o estorno anula o lançamento errado. Já o estorno retificativo serve para retificar as contas lançadas erradamente e para estornar parte do lançamento, corrigindo registros feitos por importância maior.
No caso de o valor ser lançado maior do que é, a correção pode ser feita estornando todo o lançamento e depois fazendo o lançamento no valor correto, ou então estornando apenas a diferença dos valores.
O lançamento complementar é feito quando há o lançamento de um menor valor, a correção pode ser feita pelo estorno total e posterior lançamento correto ou, ainda, apenas a diferença do valor lançado para o correto.
Outra possibilidade de correção no erro do Livro Caixa é o Lançamento de Transferência que regulariza o lançamento da conta debitada ou creditada indevidamente, através da transposição do valor para a conta adequada.
Para corrigir um lançamento errado ainda há a ressalva, quando se trata de um erro de redação, borrões e rasura, omissão de lançamentos ou quando há altos de linhas ou de páginas – estas deverão ser preenchidas com traços horizontais, e com a devida ressalva, datada e assinada pelo contabilista. No caso de saltos de páginas, estas deverão ser preenchidas com um traço diagonal, e com a respectiva ressalva.
Dicas para boa gestão do livro caixa
Para manter todas as movimentações e transações financeiras em dia, o preenchimento do livro caixa é fundamental, para isso é preciso controlar os gastos e os investimentos e detalhar tudo no arquivo, mantendo o equilíbrio entre as contas.
Dependendo da destreza do colaborador, preencher o livro caixa se torna uma tarefa difícil e um tanto arriscada, pois qualquer erro que passe despercebido pode acarretar multas e/ou punições para o empresário.
Algumas contabilidades contam com o controle financeiro pela gestão de softwares de maneira online. Fazer essa gestão de forma digital pode trazer agilidade e mais assertividade na descrição da movimentação financeira da empresa.
Os softwares são fáceis de usar e podem ser realizados pelo contador do seu negócio de forma digital, com uma rápida realização de balanços, fazendo a projeção de caixa, dando segurança através dos sistemas de criptografia e backups, uso de ferramentas que auxiliam na redução de custos e trazendo agilidade nas tarefas.
Porém, nada será mais eficaz do que manter em dia o controle financeiro para que a tomada de decisão seja assertiva e que vá ao encontro dos objetivos e das estratégias dos empresários.
Contabilidade para livro caixa
Uma contabilidade com profissionais especializados com conhecimento no preenchimento do Livro Caixa certamente o fará com mais eficácia e poderá auxiliar na escrituração contábil com o registro de toda movimentação de forma correta.
Mesmo não sendo obrigatório para todos os tipos de negócio, é interessante usá-lo para controlar os fluxos monetários e pode ser feito por profissionais liberais e autônomos, além de empresas devidamente regularizadas.
Assensus
A tomada de decisão em qualquer negócio precisa ser feita de forma efetiva para promover um planejamento estratégico de acordo com os objetivos do negócio. Para isso, ter as anotações do dia a dia rica em detalhes com o rigoroso controle financeiro pode trazer inúmeros benefícios para a empresa.
A Assensus Contabilidade conta com profissionais qualificados e especialistas para gerenciar o Livro Caixa da empresa e otimizar os processos de trabalho, bem como oferecer uma gestão embasada na clareza de informações.
Além de prestarem um atendimento contábil em diversas esferas, a Assensus tem conhecimento para oferecer consultoria com eficiência e qualidade na geração de informações, mantendo uma comunicação mais próxima e transparente.
Conte com nossos profissionais para organizar seu livro caixa de forma correta e eficiente.
Conclusão
Ao abrir uma empresa poucos sabem da importância de manter os processos organizados, principalmente, manter o controle financeiro e contabilizar todas as entradas e saídas, formas de pagamento, compras e rotina financeira da empresa.
Entretanto, deixar a contabilidade para segundo plano é um erro que pode custar caro e colocar a vida do negócio em risco. Estas podem ser algumas das causas de tanto fechamento de empresas com vida útil com menos de três anos.
O Livro Caixa é uma dessas atividades que demanda tempo e pode parecer sem importância, mas sua complexidade e a necessidade de registrar toda a movimentação financeira da empresa de forma detalhada é fundamental também para promover estratégias de venda ou de lucro.
O registro de toda a movimentação é importante para quem deseja também se manter ativo no mercado, sem se perder com contas e gastos desnecessários, pois nele são arquivados data, histórico, entradas, saídas e o saldo atual da conta.
