Apesar de parecidos, custo e despesa têm conceitos diferentes. Por isso, habitualmente, seus significados são frequentemente confundidos por empresários e gestores.
Tanto que alguns deles acreditam que custo e despesa são sinônimos e esse entendimento pode até funcionar na rotina diária, todavia, não é o que deve ser aplicado nas empresas.
Essas características podem ser usadas para designar os gastos que uma pessoa física realiza. Entretanto, quando o assunto é o setor empresarial, elas apresentam significados totalmente distintos, e a falta de entendimento desses conceitos pode gerar danos graves a um negócio com o passar do tempo.
O objetivo principal deste artigo é apresentar a diferença entre custos e despesas, pontuar seus conceitos, bem como qual a importância de saber classificar e separar esses elementos da forma correta.
Qual a importância de saber a diferença entre custo e despesa?
Compreender a distinção entre custo e despesa é imprescindível para o preenchimento correto dos relatórios contábeis, assim como, para o levantamento de indicadores essenciais para a avaliação de um negócio.
Além disso, é importante, também, diferenciar esses conceitos para melhor planejar as contas da empresa. Afinal, toda empresa de sucesso tem início a partir de uma boa administração do fluxo de caixa. Por isso, independente do setor de atuação, é vital acompanhar os números de perto.
Entender os pontos de melhoria possibilita o crescimento dos resultados, assim como, classificar corretamente os custos e as despesas é essencial para que os relatórios e documentos contábeis estejam de acordo.
Para entender o que é custo e o que é despesa, e como classificar esses gastos na empresa, continue sua leitura. Neste artigo, vamos abordar tudo o que você precisa saber para ver sua empresa crescer cada vez mais.
O que é custo?
Custos são todos os gastos necessários para que serviços, bens ou produtos produzidos pela empresa sejam executados com sucesso. Sendo assim, eles estão diretamente ligados à atividade-fim na qual o negócio atua.
Entender quais sãos os custos é importante para determinar quais investimentos são mais úteis, quais recursos devem ser realocados e como otimizar a produção.
Exemplos de custos
Custos diretos: os custos diretos estão relacionados a todos os investimentos que estejam diretamente ligados à construção do produto ou do serviço oferecido pela empresa. Esses custos incluem:
- Matérias-primas;
- Mão de obra, tanto a interna como a terceirizada, se for o caso;
- Insumos.
Custos indiretos: estes custos também estão ligados aos investimentos associados à produção dos bens ou serviços oferecidos, entretanto de uma forma mais direta.
Para ficar mais claro, é possível ter como exemplo atividades de logística, alimentação dos colaboradores que estão transportando as mercadorias e os gastos com manutenção das máquinas.
Ao conhecer esse atributo superficialmente, alguns gestores assemelham custos indiretos com despesas. Mas é importante antecipar que a diferença está na aplicação.
Pois, em geral, eles estão mais relacionados com atividades-fim executadas da empresa. Assim, toda a logística utilizada para importar matérias-primas influencia diretamente no que será desenvolvido pela organização, mesmo que de forma indireta.
O que é despesa?
As despesas são outros gastos utilizados para a manutenção da atividade – fim de um negócio, mas que não têm relação direta com ele. São gastos necessários para sua manutenção, mas que não impactam o produto, serviço ou o cliente final de forma direta.
Elas também costumam ser chamadas de despesas operacionais, já que são gastos de uma empresa que não estão diretamente relacionadas à produção de uma mercadoria.
Ao conhecer melhor as despesas, o empresário entende quanto do orçamento é necessário para os processos auxiliares e como eles impactam a rentabilidade do negócio. Assim como o valor do serviço para o cliente final.
Resumidamente, é possível conceituar as despesas como os gastos que são exigidos para manter o negócio em pleno funcionamento. Assim, quanto maiores forem esses valores, menos a empresa tende a arrecadar.
Lembrando que as despesas afetam de forma considerável as demonstrações contábeis financeiras, especialmente a demonstração de resultados, a qual é possível saber como está o desempenho financeiro por um período de tempo específico, por exemplo.
Exemplos de despesas
Agora que está claro o que é despesa, é fundamental conceituar os diferentes tipos de despesas para lidar com cada uma delas. Veja a seguir:
Despesas fixas: são aquelas que não possuem nenhuma relação com o custo do produto. Ou seja, independentemente dos custos de produção, as despesas fixas permanecerão as mesmas. Alguns exemplos de despesas fixas são:
- Estruturas físicas;
- Mobiliário;
- Material de escritório;
- Seguros;
- Taxas bancárias, entre outras coisas.
Despesas variáveis: já as despesas variáveis são aquelas relativas à produção. Geralmente são chamadas dessa forma justamente porque o valor gasto com elas é variável e seu valor total muda conforme a produção ou outra atividade da empresa. São elas:
- Fretes pagos pela entrega dos produtos;
- Embalagens;
- Gastos com combustíveis;
- Comissões de venda;
- Energia elétrica, entre outros.
Despesas operacionais: são todos os custos de uma empresa que não estão relacionados à produção de um produto. Em resumo é possível entendê-la como uma despesa que não se qualifica como um gasto diretamente relacionado às mercadorias vendidas, ela é documentada como operacional.
Dentro de uma empresa, podem existir inúmeros tipos de despesas operacionais, cada uma de uma espécie diferente. Contudo, para facilitar a organização é possível colocá-las em três categorias:
- Despesas administrativas como impostos e benefícios
- Despesas comerciais como gastos com propaganda e marketing
- Demais despesas que são custos específicos de cada empresa
Qual a diferença entre custo e despesa?
Custo e despesa, apesar de parecidos, têm conceitos diferentes. Como falado anteriormente, define-se por custo toda quantia despendida para se ter o produto final.
Sendo assim, o custo é todo valor gasto com bens e serviços para a produção de outros bens e serviços que são a mercadoria da empresa. Por isso, os custos são compreendidos como algo absolutamente necessário, uma vez que sem eles não se tem a parte mais importante de um negócio: o produto.
Já as despesas estão relacionadas a quantia gasta com bens e serviços que servem a manutenção da atividade-fim de um negócio, mas que não têm impacto direto no produto final.
Compreender a diferença entre custos e despesas pode ser fácil considerando o seguinte exemplo simplificado: o gasto é mais geral, de difícil vinculação como produto-final? Então ele é uma despesa, caso contrário, é um custo.
Outra forma eficaz de diferenciar custos e despesas no dia a dia é se perguntar: se você eliminar determinado gasto a produção ou aquisição de estoques da empresa será afetada? Se sim, o gasto pode ser considerado como custo. Caso a resposta seja negativa, o gasto é considerado como uma despesa.
Conhecendo os custos e despesas, um gestor poderá selecionar aqueles gastos que não impactam diretamente a sua atividade-fim, para que sejam reduzidos ou eliminados.
Outro ponto fundamental sobre conhecer e classificar corretamente esses gastos tem relação com a viabilidade de um produto vendido, produzido ou serviço prestado.
A empresa que classifica os custos e despesas de forma correta tem maior facilidade na hora de tomar as decisões gerenciais. Porque elas podem utilizar as informações extraídas das análises de custos e despesas para tomar decisões ordenadas, objetivas e específicas.
Resumidamente, tanto custos quanto despesas representam os gastos da empresa. Ou seja, compõe os desembolsos que uma empresa faz.
É importante que o empresário esteja ciente que, esses conceitos, não são fixos em relação às empresas. Dependendo do ramo e da atividade que ela exerce, essas definições podem mudar.
Isto significa, que é custo para uma determinada empresa, para outra pode representar uma despesa.
Classificação de custo e despesa
Dentro das definições desses dois conceitos, ainda existem outros detalhes que precisam ser observados quando o assunto são os custos e as despesas. Já que estes também podem ser classificados em duas categorias: fixos ou variáveis.
Assim como as despesas, os custos possuem classificações específicas. Organizá-los ajuda a manter boas práticas de gestão. Como é evidente para grande parte dos gestores, o monitoramento é a chave para uma administração de sucesso.
A seguir, apresentamos de forma mais explicativa os principais tipos de custos fixos em uma empresa:
Custos ou despesas fixas
Eles representam tudo aquilo que não oscila diretamente com o volume de produção e vendas das mercadorias e serviços. Sendo assim, eles serão cobrados mensalmente, independentemente se a empresa teve ou não um bom desempenho comercial.
Os custos fixos incluem os custos indiretos e o de fabricação. Um bom exemplo de custo fixo é o aluguel. Esse é pago mensalmente e, em geral, sem alteração de valores. Já um exemplo de despesa fixa é a conta de água que precisa ser paga todo mês, caso contrário será cortada.
Custos ou despesas variáveis
São gastos que variam em função do volume produzido ou vendido. Um exemplo prático de custos variáveis são os gastos temporários com a contratação de um funcionário por parte de uma empresa, cujo objetivo é atender as demandas do fim de ano.
Com essa demanda, a empresa precisa desembolsar um valor específico para fazer frente ao aumento de volume de vendas.
Um exemplo de despesa variável pode ser um brinde aos funcionários em uma ocasião especial ou de acordo com a meta batida, sendo esse fato esporádico e que irá depender da situação do negócio.
O fato é que todo gestor deve monitorar constantemente os processos internos da empresa, tendo como objetivo principal, encontrar oportunidades de melhorar a eficiência dos custos e despesas.
Tendo em vista que toda organização precisa que seus processos sejam constantemente revisados, de modo que o gestor encontre ferramentas para um bom desenvolvimento empresarial, assim como, um ambiente de trabalho saudável.
Uma ferramenta eficaz para criar métodos de trabalhos eficientes é contar com a experiência de um especialista.
Na Assensus Contabilidade, os colaboradores possuem vasto know-how em diferentes áreas para auxiliar os empresários na avaliação e práticas de desempenho que melhoram o fluxo de um negócio.
A empresa prima pela qualidade dos serviços prestados, sempre com comprometimento e alta performance. Aliás, um dos pilares da Assensus é fornecer um atendimento consultivo, eficaz, próximo e dinâmico.
Ao contar com a ajuda de um especialista o gestor terá um controle maior sobre os custos e despesas da empresa, pois terá uma ajuda contínua na otimização de recursos.
O que são custos e despesas operacionais?
Grandes partes dos empresários sabem que para manter a empresa ativa, é preciso dinheiro para comprar materiais, pagar salários e tributos, dentre tantas outras necessidades.
Essas despesas são reconhecidas como custos operacionais. Esses custos compreendem todos os gastos relacionados ao funcionamento de uma organização, sejam eles fixos ou variáveis — sem eles, as atividades se tornam inviáveis.
É importante salientar que esse custo existe independente dos valores de vendas. É possível organizar esses custos em quatro grupos principais: representação, financeiros, administrativos e não recuperáveis.
- Representação: viagens corporativas, despesas com refeição, brindes, materiais para suporte de vendas, etc;
- Financeiros: impostos e taxas, pagamento de juros,emissão de notas, quitação de dívidas, etc;
- Administrativos: salários, materiais de escritório, gestão de pessoas, aluguéis, etc;
- Não recuperáveis: multas rescisórias ou por cancelamento de contratos, custos pagos e que não podem ser recuperados por outros meios.
Controlar os custos operacionais é uma atitude que permite aos empreendedores identificar de maneira precisa a real situação do negócio, além de projetar cenários financeiros com segurança e eficiência.
Outra vantagem é que a gestão dos custos operacionais permite que qualquer problema potencial seja identificado e avaliado a tempo da empresa não sofrer danos irreversíveis, já que ele pode corrigir esse erro.
Já as despesas operacionais são todos os gastos indispensáveis para o funcionamento de uma empresa.Eles costumam ser previstos e têm como objetivo final manter o bom funcionamento do negócio.
As despesas operacionais não estão relacionadas com a produção da empresa, mas sim com tudo aquilo que é necessário para mantê-la como salário dos funcionários e seus encargos, impostos, gastos de aluguel, luz, água, internet, material de escritório, ou seja, tudo aquilo que é necessário para o seu bom funcionamento.
As despesas operacionais estão divididas em dois tipos:
Fixas: aquelas que estão presentes todos os meses com o mesmo valor.
Variáveis: previstas para momentos específicos e o valor pode ser diferente em cada período.
Para facilitar a gestão, elas também podem ser subdivididas em despesas administrativas, comerciais e específicas.
Despesas administrativas: estão relacionadas com os salários e seus encargos, vale alimentação/refeição, vale transporte, contas (água, luz, internet, aluguel, IPTU), impostos, seguros e etc.
Despesas comerciais: que são gastos relacionados a comunicação da empresa (assessoria de imprensa, marketing e publicidade), brindes, comissões, combustível e manutenção de frota entre outros.
Despesas específicas: são aquelas que cada empresa tem e que não são exatamente iguais para todas do setor ou de outras categorias.
Ter um bom controle das despesas operacionais faz parte da gestão financeira de qualquer empresa. Ignorar esses números pode fazer uma organização terminar o mês no vermelho.
Conclusão
Em um mundo tão competitivo, cada vez mais, os empresários estão se vendo mais preocupados em fazer a diferença no seu ramo e continuar no mercado.
Tanto, que eles buscam continuamente uma boa gestão de seus custos, pois esta é uma das grandes maneiras de encarar os concorrentes, que muitas vezes, não estão preparados.
Como falado no decorrer do artigo, é extremamente importante que o empresário entenda o conceito de despesas e o conceito de custos para saber a melhor forma de classificá-los.
Além da precisão nas contas do dia a dia, a empresa terá, assim, um orçamento completo e eficiente.
A diferença entre custos e despesas não é algo tão complexo de se entender e a sua compreensão de forma mais profunda será determinante para ajudar na formação do planejamento estratégico da empresa no longo prazo. A saúde financeira e econômica do negócio depende disso.
No entanto, para que todos os gastos e recebimentos sejam bem controlados, é indicado contar com uma empresa qualificada para tal fim.
Com sólida experiência em contabilidade, a Assensus Contabilidade cuida e oferece todo o suporte para seu negócio. Da abertura da empresa, passando pelo desenvolvimento do negócio e chegando às burocracias, os especialistas da Assensus possuem processos ágeis, simplificados e eficientes para ajudar seu negócio alcançar o sucesso.
É fato que conseguir manter todos os gastos organizados pode parecer desafiador no começo, mas tudo isso funciona na prática, e é claro, seguindo as dicas de profissionais com experiência no ramo.
Afinal, é preciso entendimento contábil, administrativo, financeiro e também nos conceitos de controle de custos, para que desta forma a empresa esteja preparada, identificando seus pontos fortes e fracos, além de suas oportunidades e ameaças, possuindo base sólida para a tomada de decisões.
Caso tenha ficado alguma dúvida sobre a importância do controle de custos e despesas da empresa ou em como realizar este processo, entre em contato com a Assensus Contabilidade, agende um horário e conheça os profissionais capacitados e atualizados que vão te ajudar em um crescimento contínuo através de uma assistência singular.
