Aproveitar o início do semestre para liquidar dívidas antigas, organizar os planos e revalidar o orçamento anual pode ser uma tarefa importante para  chegar ao final dos 12 meses com a saúde financeira em dia.

O que muitos esquecem é que os problemas antigos, assim como as dívidas, também devem ser resolvidos, entre eles, na lista pode estar os impostos que ficaram para trás, correção em documentação ou aquele CNPJ que está parado há anos e esquecido em algum canto da contabilidade.

A faxina contábil também tem seu papel relevante na organização e planejamento anual. Há diversas situações possíveis, conforme as normas da Receita Federal – em que a empresa pode estar enquadrada, tais como: baixada, suspensa, nula ou inativa.

Estar com o CNPJ irregular pode levar o empresário a ter as práticas cotidianas da organização bloqueadas, recebimentos e pagamentos impedidos e, consequentemente, prejuízo na receita.

Em muitos casos, é como se a empresa deixasse de existir e as dívidas passarem a acumular e o débito com a Receita Federal também. Por isso, manter a empresa inativa é um comportamento arriscado, que pode custar muitas noites sem sono e muita preocupação.

Uma empresa inativa é caracterizada pelo negócio que está sem movimentação. O próprio fisco classifica as empresas com essa denominação quando elas não realizam atividades durante o calendário, seja operacional, não operacional, patrimonial ou financeira.

O empresário deve estar muito ciente ao tomar a decisão de manter a organização inativa, pois, o não pagamento de encargos, incorre em multas – por sua vez, altíssimas e, ainda, risco de suspensão do CPF e cobrança das dívidas dos eventuais sócios do negócio.

A seguir, vamos pontuar o que é mais importante saber para não correr o risco de ser classificado nessa categoria e evitar problemas futuros com a empresa.

O que é considerado uma empresa inativa?

Uma empresa inativa é aquela que não tem a movimentação em dia, em algumas situações, por conta do excesso de burocracia e, principalmente, custos altos para o fechamento oficial.

Diferente de uma empresa baixada, a inativa mesmo sem movimentar a parte burocrática tem alguns deveres a serem cumpridos, portanto, é crucial entregar as obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas.

Alguns empresários se veem sem saída para atender às burocracias para encerrar as atividades e, portanto, não ficam extintas dos órgãos competentes e fiscalizadores. Elas continuam existindo, porém, sem movimentação.

Apesar de ser um procedimento legal e viável temporariamente para alguns empreendedores, essa prática pode ser perigosa ao longo do tempo, entretanto, deve ser usada por quem pretende voltar ao exercício da atividade ou por quem não tem dinheiro para fechar a empresa imediatamente.

Ao longo dos anos ativos da organização, é importante que o empresário mantenha os deveres fiscais em dia, para que, caso a necessidade de fechamento surja, os custos não sejam tão altos.

Vale lembrar que, para o encerramento total das atividades, a empresa não pode ter nenhuma dívida com o fisco. O erro mais comum é a falta da entrega das obrigações acessórias, documentos exigidos pelos órgãos competentes que atestam a inatividade empresarial.

As empresas inativas estão dispensadas da entrega mensal da DCTF, da EFD-Contribuições e da GFIP, desde que se mantenham nessa situação durante todo o ano-calendário, mas estão obrigadas a entregar a declaração referente ao mês de Dezembro de cada ano. Por outro lado, não estão dispensadas da entrega da DIPJ-Inativa.

Quais são as obrigações de uma empresa inativa?

Mesmo a empresa estando inativa, o empresário deve cumprir a burocracia vigente para não incorrer nos órgãos fiscalizadores e, eventualmente, virem a dívida fiscal crescer com o passar do tempo. Portanto, é crucial entregar as obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas.

Entre as obrigações, algumas são:

• RAIS – Relação Anual de Informações Sociais – Negativa;
• DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais) – Se não for entregue, haverá pena de multa;
• GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social) – 1° entrega feita em Janeiro e a 2° em Dezembro;
• Imposto de Renda Pessoa Jurídica,
• Escriturações fiscais

Os empresários que não cumprem com a responsabilidade no momento do fechamento ou inatividade da instituição, acabam deixando de entregar as obrigações acessórias ou adicionais.

É importante destacar que o pagamento de tributos relativos aos anos-calendário anteriores, bem como, a multa pelo descumprimento de uma obrigação acessória não descaracteriza a empresa como inativa.

O administrador tem a responsabilidade de oferecer informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas aos órgãos competentes dentro do prazo pré-estabelecido, além de respeitar uma série de normas.

Os contadores podem auxiliá-lo na missão de não ter a dívida ativa aumentando a medida em que o tempo de empresa inativa passa, sendo assim, ele facilita toda a burocracia junto à Receita Federal para que o prejuízo não seja ainda maior.

Quanto tempo uma empresa pode ficar inativa?

O grande risco de uma empresa ser deixada como inativa por muito tempo é o acúmulo de encargos incorridos sobre essa inatividade, uma vez que as obrigações fiscais continuam e as cobranças também.

Com o crescimento corrente dos débitos, o empresário também pode ser prejudicado como pessoa física e ter seu CPF suspenso. O ideal é que a empresa seja fechada assim que a decisão for tomada, pois as dívidas podem sair do controle e, com o passar do tempo, não terem como ser sanadas.

Não há um prazo estipulado permitido para que a empresa permaneça inativa, entretanto, o empreendedor precisa compreender e ter consciência de que essa atitude é algo temporário, bem como dos riscos e multas por atraso no pagamento das contas tributárias.

Caso a dívida não seja paga e a empresa possuir sócios, eles também são responsabilizados diante à Receita Federal, Prefeitura e Estado, podendo correr o risco de ter o nome protestado no cartório.

Como comentado, um bom profissional da área contábil poderá ajudar o empresário a tomar decisões conscientes de cada passo e sua consequência ao manter a empresa inativa.

A falta de acompanhamento de um especialista pode ocasionar acúmulo de diversas pendências cadastrais, multas e débitos fiscais perante os órgãos que, se planejado, são desnecessários e trazem ainda mais prejuízo ao empresário.

Qual a diferença entre empresa sem faturamento e inativa?

De acordo com o artigo 2° da Instrução Normativa RFB nº 1.605/2015, pessoa jurídica inativa é aquela que não tenha efetuado qualquer atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira, inclusive aplicação no mercado financeiro ou de capitais, durante todo o ano-calendário.

Já a empresa sem movimento é aquela que não possui prática operacional dentro do calendário vigente, ou seja, qualquer atividade que gere receita, seja venda de bens ou prestação de serviços.

Portanto, a empresa sem faturamento pode ser considerada aquela que não tem movimentação operacional, como venda de bens do ativo imobilizado, recebimento de bonificação etc., patrimonial  – aumento de capital social, dentre outros,  ou financeira, tais como rendimentos de aplicações financeiras do mercado de capitais.

A inatividade da empresa é demonstrada por meio da Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF), uma das modalidades utilizadas pela Receita Federal do Brasil para obtenção das informações necessárias para o lançamento do crédito tributário e da forma que o contribuinte utilizou para quitá-lo (pagamento, compensação, suspensão ou parcelamento).

A comprovação dessa inatividade é diferente da empresa sem movimento, quando o empresário não demonstra em nenhum documento ou órgão a atual situação da organização.

Como declarar uma empresa inativa?

A Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF), é um dos canais utilizados pela Receita Federal do Brasil para que o empresário possa notificar a inatividade da empresa.

Neste documento, a Receita obtém as informações necessárias para o lançamento do crédito tributário e da forma que o contribuinte utilizou para quitá-lo (pagamento, compensação, suspensão ou parcelamento).

A entrega da DCTF tem prazo anual, estipulado, geralmente, no primeiro mês de cada ano para que, entre as finalidades, o empresário possa manter o CNPJ de uma empresa na situação ativa.

A declaração deve ser preenchida por meio do Programa Gerador da Declaração (PGD), de forma online no site da Receita Federal, disponível para download. Caso o prazo não seja cumprido, é gerada multa sob o descumprimento.

De acordo com a Receita Federal, devem entregar a DCTF:

• Pessoas jurídicas de direito privado em geral;
• Unidades gestoras de orçamento;
• Consórcios com nome próprio que realizam atividades jurídicas;
• Entidades de fiscalização do exercício profissional;
• Fundos especiais relacionados à União, Estados, Distrito Federal, Municípios, Ministérios Públicos e Tribunal de Contas;
• Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) que são do regime Simples Nacional e estão sujeitas a pagar a Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB).

As Microempresas (ME) e as Empresas de Pequeno Porte (EPP) optantes pelo regime tributário do Simples Nacional também precisam apresentar a DCTF Inativa, se ficarem inativas durante todo o ano-calendário.

Quem tem empresa inativa precisa declarar imposto de renda?

O empresário que possui empresa inativa não precisa transmitir a declaração mensalmente, pois é uma obrigação anual, feita no início de cada ano, obedecendo os prazos de entrega da Receita Federal.

Porém, as declarações exigidas anualmente são de responsabilidade também de quem tem empresa inativa, correndo o risco de ter o CNPJ ou CPF cancelados.

De forma geral, as obrigações são:

• DCTF:  Deve ser entregue, sob pena de multa RAIS negativa;
• GFIP : É entregue uma no mês de janeiro e outra no mês de Dezembro, não deve ser entregue depois da data, pois pode gerar multa.

Empresa sem movimento: devem ser entregues as obrigações acessórias comuns à qualquer companhia,  sendo:

• DCTF;
• SPED;
• Escrituração mensal;
• Imposto de renda de pessoa jurídica, entre outros.

O que precisa para fechar uma empresa inativa?

Caso a decisão de manter a empresa inativa tenha sido temporária e, porventura, se tornou oficial, é importante dar baixa no CNPJ para que não fique correndo juros e valores altíssimos ao empresário diante da Receita Federal.

Antes de dar baixa ou fechar uma empresa inativa é preciso verificar se existe alguma pendência burocrática e saldar os valores em aberto. Isso evita que débitos que tenham ficado em aberto sejam cobrados dos sócios.

Além disso, o empresário tem que se atentar às áreas burocráticas para realizar o fechamento e não deixar que em alguma categoria fiquem documentos esquecidos para trás.

No âmbito trabalhista ou previdenciário, por exemplo, caso a empresa tenha algum funcionário registrado, é necessário realizar a rescisão contratual conforme a legislação vigente.

Checada esta parte, é preciso emitir a Certidão Negativa por meio do portal da Receita Federal, e verificar também a situação do funcionário mediante ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), no portal da Caixa Econômica Federal. Caso haja pendências, os valores devem ser quitados.

Na esfera federal, a Certidão Negativa que acusa débitos previdenciários deve ser conferida e possíveis débitos referentes a tributos federais em aberto, também devem ser pagos. O empresário pode contar com a ajuda de um especialista contábil para checar as informações no portal da Receita Federal com o certificado digital.

Já na área estadual, é preciso analisar os débitos junto à Secretaria Estadual e realizar o pagamento de possíveis tributos estaduais e/ou ausência de declarações, através da solicitação da Certidão Negativa.

É importante observar, que mesmo para as empresas que não possuem inscrição neste órgão, podem ocorrer débitos referentes a outras taxas obrigatórias, como taxas de incêndio, por exemplo.

Posteriormente, o âmbito municipal. É preciso apurar junto à Prefeitura onde o estabelecimento está localizado a existência de pendências. Além dos tributos incidentes sobre a atividade, podem ocorrer débitos de IPTU (Imposto Predial e Territorial Urbano), ou Taxa de Fiscalização, que são cobrados anualmente na maioria das cidades.

Por último e não menos importante, o empresário deve preencher o Cadastro Sincronizado Nacional, disponível no portal da Receita Federal, com as mesmas informações do distrato. Esse cadastro gera um DBE (Documento Básico de Entrada), que deve ser assinado e protocolado.

Depois disso, é dada baixa no registro na Junta Comercial ou Cartório, o CNPJ, a Inscrição Municipal e a Inscrição Estadual. No entanto, é preciso ficar atento se os procedimentos ou locais estão sincronizados em uma mesma localização. Caso contrário, é necessário procurar cada órgão, separadamente.

Um especialista contábil nesta área, que possui conhecimento de todas essas práticas, pode auxiliar o empresário a quitar as dívidas e eventuais multas e, ainda, realizar o fechamento da empresa frente a todos os órgãos competentes.

Esse auxílio é válido, principalmente, quando a rotina do empresário é intensa e ele não tem tempo e, em alguns casos, conhecimento suficiente para lidar com todas as burocracias necessárias para o fechamento de uma empresa.

Conclusão

A crise sanitária, política e econômica devido à Pandemia do Novo Coronavírus obrigou muitos empresários a baixarem as portas, declararem fechamento ou, ainda, a manter as empresas inativas até que o Brasil comece a se recuperar.

Segundo o IBGE, mais de 700 mil empresas encerraram seus negócios desde o início da pandemia. O número alarmante preocupa ainda mais quando o assunto se estende aos tributos gerados por todos esses fechamentos.

Mais da metade de 1,3 milhão de empresas estavam com atividades suspensas ou encerradas definitivamente na primeira quinzena de junho de 2020. Do total de negócios fechados temporária ou definitivamente, quatro em cada 10 (um total de 522.000 firmas) afirmaram ao IBGE que a situação deveu-se à pandemia.

Diante disto, o governo brasileiro vem tentando anunciar medidas que auxiliem os empresários a não fecharem seus negócios, entretanto, quase todas as empresas fechadas eram de pequeno porte, ou seja, as que tiveram menos aporte governamental.

Pensando neste cenário, é mais viável que os empresários mantenham seus tributos pagos em dia, uma vez que a situação econômica brasileira não está favorável. Em caso de necessidade de inativar a empresa ou realmente fechá-la as dívidas não somam aos prejuízos.

É importante frisar também que manter uma empresa inativa não exclui o empreendedor de uma série de obrigações que devem ser realizadas, inclusive sob pena de aplicação de sanções pela Receita Federal.

Desta forma, um escritório contábil, com conhecimento na área pode auxiliá-lo na tomada de decisões, apresentando toda a documentação necessária para a inatividade ser realizada com o mínimo de segurança possível.

Em caso de necessidade, entre em contato com os profissionais da Assensus Contabilidade. Altamente qualificados, eles poderão ajudá-lo na gestão empresarial, bem como na tomada de decisão para o melhor futuro da sua empresa. Fale conosco!

Author: Gabrielle Laiz de Souza DinizComercial e Marketing