Atualmente, emitir notas fiscais é uma rotina de qualquer empreendimento, porém, apesar de básico, ainda causa dúvida em alguns empreendedores, mas com a nota fiscal eletrônica esse processo se torna mais simples, prático e ágil.
Mas existem tantos tipos de notas fiscais que fica muito fácil se perder também! Além disso, existem também alguns processos diferentes na emissão, diferentes softwares sendo utilizados, autorizações do governo e mudanças constantes na legislação e modelos de documentos, ficando muito difícil acompanhar tudo ao mesmo tempo. Não concorda?
Por isso, trouxemos tudo o que você precisa saber na hora de emitir nota fiscal eletrônica, bem como classificar cada uma delas.
O que é nota fiscal eletrônica?
Conhecida por ser um documento digital que formaliza a venda de produtos e serviços a terceiros, tanto fisicamente quanto virtualmente.
Mas além de ser um documento que auxilia nas vendas, a NFe também é responsável por cobrir as demais operações dentro de uma estabelecimento, como, por exemplo, a entrada de mercadorias, operações interestaduais realizadas, devoluções ou transferências de mercadorias.
A NFe veio como uma tentativa de substituir a quantidade exorbitante de papéis que eram utilizados para fazer a emissão manual.
Então, como uma forma de tornar prático, fácil e moderno esse processo, a nota fiscal eletrônica entrou em vigor no Brasil em 2006. Viva a era digital!
Quando se deve emitir NFe?
A emissão da nota é obrigatória a todas as empresas que comercializam um produto ou serviço, a menos que a mesma seja isenta por lei. Ou seja, a emissão da NFe deve ser realizada a cada serviço prestado prestado ou produto comercializado.
Mas o que acontece caso você não emita a NFe? Por ser uma forma de registrar e escriturar o serviço ou produto, e posterior repasse dos tributos exigidos por lei ao governo, quando você deixa de emitir uma nota fiscal eletrônica, você está omitindo valores e isso é considerado crime.
O resultado disso é a geração de multas e possíveis penalidades para o estabelecimento e seu responsável.
Como emitir nota fiscal eletrônica?
Antes de emitir uma nota fiscal é necessário ter em mente que existem vários tipos, que veremos um pouco mais a frente e qual tipo de nota sua empresa vai emitir. Basicamente, as notas podem ser de:
- Produto, ou seja, bens e mercadorias que podem ser tanto de compra quanto de venda, de remessa, de retorno, devolução, exportação e importação;
- Serviço, voltado para a prestação de serviços de terceiros;
- Consumidor, aplicada a um tipo de venda sem identificação do comprador.
Após descobrir o tipo de nota que sua empresa precisa emitir, você deve adquirir um certificado digital e, por fim, credenciar a empresa na Secretaria do estado para notas de produtos e no município para serviços.
Certificado digital
Conhecido por ser como uma espécie de assinatura eletrônica da empresa, o certificado digital veio como uma forma de não só facilitar as transações virtuais bem como fornecer mais segurança para o dia a dia das pessoas e das empresas.
Ele funciona como um documento de identificação eletrônico para que tanto pessoas jurídicas quanto pessoas físicas realizem transações, ou seja, na prática, pessoas e empresas que possuem um certificado podem assinar documentos virtualmente de qualquer lugar do mundo com a mesma validade da assinatura convencional.
Além disso, o certificado digital é obrigatório para aplicações do Governo Federal, como a emissão de nota fiscal eletrônica, nosso tema principal.
Como escolher um bom software para emitir e armazenar NFe?
Uma forma de otimizar seus processos relacionados a nota fiscal eletrônica é escolher um bom emissor de NFe. Por isso, eis aqui algumas coisas para se levar em consideração na hora de escolher o seu emissor de NFe.
- Escolha uma empresa com suporte, pois é o suporte que oferece o apoio necessário ao usuário diante de qualquer eventualidade. Eles também ajudam o usuário a se familiarizar com o sistema.
- Armazenamento em nuvem, pois ao possuir essa característica já não é mais necessário pensar no arquivamento de pilhas e pilhas de arquivo, bem como, ainda assegurar que seus arquivos estejam seguros devido a servidores criptografados.
- Ter integração com o meio de pagamento é muito importante, pois, dessa forma, o processo é facilitado e otimizado, podendo ser feito de uma vez.
Emissão de NFe em diferentes casos
É importante entender que toda empresa deve emitir algum tipo de nota fiscal. Mas, existem algumas diferenças na emissão delas quando falamos de alguns tipos de empreendedores, como, por exemplo, os autônomos e freelancers, o MEI e as PME.
Autônomos e freelancers
Essa classe não é obrigada a emitir nota fiscal, porém, devem emitir o chamado Recibo do Pagamento Autônomo (RPA) ou até mesmo o Recibo de Pagamento a Contribuinte Individual (RPCI).
MEI
O microempreendedor individual ou MEI não é obrigado a emitir notas fiscais em casos de vendas ou até mesmo prestação de serviços para as chamadas pessoas físicas. Eles só precisam fornecer algum tipo de recibo pelo serviço prestado.
Mas isso não se aplica para o caso de prestação de serviço ou atendimento a pessoas jurídicas, pois a partir disso, a emissão da nota fiscal passa a ser obrigatória.
Pequenas e médias empresas (PME)
Ao contrário do MEI, as PME são obrigadas a emitir nota fiscal por qualquer operação realizada, seja nas vendas ou em operações de entrada e saída de mercadorias, bem como na prestação de serviços para terceiros.
Vantagens de emitir nota fiscal eletrônica
Pelo que já conseguimos ver, a nota fiscal eletrônica veio com o objetivo de além de proporcionar mais segurança, também melhorar o controle e a agilidade das empresas na hora de realizar suas vendas ou até mesmo prestar seus serviços.
E, por isso, trouxemos a vocês algumas vantagens de se emitir nota fiscal de forma eletrônica.
Economia de papel
Ao emitir as chamadas NFe é certo que ocorrerá uma redução considerável nos gastos com impressoras, bem como com a utilização de papel.
Além disso, ocorreu a redução dos erros e retrabalhos que também remetem à economia de papel.
Maior rapidez e agilidade
A emissão de NFe também garante aos usuários um aumento na produtividade por ser um processo mais rápido e ágil. E isso acontece devido ao preenchimento do documento que é feito de forma online sem a necessidade de qualquer processo manual.
Maior segurança
Vale destacar também que ao emitir notas fiscais eletrônicas você passa a ter mais segurança além de ser mais transparente. Isso acaba gerando uma maior confiança com o seu público!
Facilidade na administração das informações financeiras
Seu controle financeiro também aumenta com a emissão da nota fiscal eletrônica, pois passa a ser possível consultar dados de tributação, produtos vendidos e até mesmo valores totais com bastante facilidade.
Além disso, passa a ser mais fácil também a localização e conferência desses documentos e, consequentemente, melhora a administração do setor de contabilidade da empresa.
Regularização perante aos órgãos de fiscalização
Ao adotar esse tipo de nota você garante também que sua empresa está em dia com as obrigações fiscais e tributárias.
Principais tipos de notas fiscais eletrônicas
Existem vários tipos de notas fiscais disponíveis e o uso delas depende da necessidade de sua empresa. Por isso, se atente à natureza da operação da nota que vai emitir.
Confira os principais tipos de notas fiscais e para qual serviço elas são destinadas.
Nota fiscal ao consumidor eletrônica (NFC-e)
Conhecido por ser uma alternativa aos chamados cupons fiscais, a emissão da NFC-e é emitida através de uma comunicação direta com a SEFAZ (Secretaria de Estado da Fazenda). Essa nota é emitida para cada venda e com isso, o consumidor pode consultar todos os documentos já gerados.
A emissão desse modelo de nota fiscal é utilizada apenas para consumidor final, ou seja, apenas para a pessoa física, localizada na mesma cidade, pois, dessa forma a mercadoria não irá transitar. Além disso, essa categoria de nota não exige que o cliente forneça seus dados pessoais como CPF, endereço e outros dados.
Por fim, esse tipo de nota precisa ser impresso para o cliente na hora da venda!
Nota fiscal de entrada ou compra
Essa nota é responsável por validar as movimentações que são realizadas no estoque de uma empresa. Ou seja, o fornecedor emite a nota fiscal e o destinatário apenas precisa fazer o lançamento desta nota no sistema, para comprovar a entrada da mercadoria no estoque da empresa.
Algumas situações em específico são as necessárias para se emitir uma nota fiscal de entrada, sendo elas:
- Compra de produtos importados, isso se deve ao fato de que uma nota fiscal estrangeira não é reconhecida no território nacional;
- Devolução de mercadorias que foram vendidas aos clientes, que por algum motivo desistiram da compra;
- Retorno de simples remessa, como conserto, recompensa e produtos consignados;
- Retorno sobre industrialização.
Nota fiscal eletrônica de produtos ou mercadorias (NF-e)
Tem como finalidade registrar apenas as transações de produtos e mercadorias de forma física. Nesse tipo de nota fiscal já ocorre a cobrança do chamado ICMS que é o imposto sobre circulação de mercadoria e serviços bem como, o IPI que é o imposto sobre produtos industrializados.
Vale lembrar que essa nota é expedida junto às Secretarias Estaduais da Fazenda.
Nota fiscal eletrônica de serviços (NFS-e)
Necessária para que haja a comprovação de um serviço prestado de uma empresa para outra ou até mesmo para uma pessoa física. Pequenas e médias empresas em sua grande maioria é que fazem a emissão deste tipo de nota.
Um detalhe importante sobre esse tipo de nota é que para ser expedida é necessário o comparecimento à prefeitura em que a empresa está registrada. Por isso, é que ela se diferencia das demais, pois precisa apenas da Inscrição Municipal e, a partir disso, é gerado o chamado DANFSE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica).
Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e)
Esse tipo de nota diz respeito a serviços de transporte de carga entre estados e municípios, que pode ser rodoviário, ferroviário, aéreo e fluvial. O ICMS também já está incluso na tributação dessa nota.
Com a utilização da CT-e a empresa só tem a ganhar sendo numa maior rapidez para processar as faturas bem como na redução dos custos com frete e transporte além de se ter também uma menor possibilidade de erro entre a nota e o que está sendo transportado.
Nota fiscal de exportação
Quando uma mercadoria é produzida com fins de exportação é necessário emitir uma nota fiscal para oficializar o processo. Essa nota fiscal de exportação oficializa perante a Secretaria da Fazenda a saída do produto para fora do país.
Ou seja, a emissão deste documento valida a mercadoria para o comprador no exterior, e com isso, fica comprovado para o Governo do Brasil sobre a transição da mercadoria.
Nota fiscal de devolução
Como o próprio nome diz, essa nota se faz necessária quando é preciso anular algum tipo de operação realizada.
Essa nota pode ser emitida tanto para a venda quanto para a compra de mercadorias. Além disso, pelo nome, fica claro que a mesma é realizada quando a empresa está devolvendo uma compra, ou quando o cliente está devolvendo uma mercadoria, e assim os produtos da nota vão entrar no estoque da empresa.
Quando o DANFE é necessário?
O DANFE, documento auxiliar de nota fiscal eletrônica, é necessário antes de o produto vendido ser despachado para que o mesmo acompanhe a mercadoria. Além disso, só o emissor da nota fiscal pode imprimir o documento, que pode ser reimpresso sempre que for necessário atender obrigações tributárias.
O que é DANFE?
O DANFE é um documento que não possui valor fiscal mas que contribui com a prestação de contas das empresas. Como dito anteriormente, utilizada principalmente durante o transporte de mercadorias, quando é imprescindível estar junto às encomendas.
No DANFE devem conter algumas informações importantes, como, por exemplo:
- Chave de acesso da NF-e;
- Código de barras;
- Data e horário de saída da mercadoria;
- Placa do veículo;
- Transportadora;
- Natureza da operação;
- Descrição das mercadorias.
Quando é necessário emitir o DANFE?
A emissão do DANFe é obrigatória para todas as operações comerciais e o documento deve sempre acompanhar o produto em trânsito.
Ou seja, o DANFE é um tipo de versão impressa ou a representação gráfica das notas fiscais eletrônicas, por isso ela é sempre confundida com a nota fiscal. Logo, o DANFE não substitui a NF-e, mas sim, serve para facilitar o acesso aos seus dados e comprovar a legitimidade da transação comercial.
Por isso, quando os veículos não transportam o DANFE respectivo às mercadorias que transportam estão sujeitos a multas se forem fiscalizados.
Como garantir a segurança do DANFE?
A segurança do DANFe se refere à NF-e ao qual está vinculado. Ou seja, através da chave numérica contida no documento, é possível verificar se a operação está documentada.
Além disso, o uso de um formulário de segurança para o DANFe só se faz necessário em pequenas ocasiões como, por exemplo, quando o sistema habilitado para emitir a NFe não consegue contato com a Secretaria da Fazenda.
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Conclusão
Logo, além de proporcionar mais facilidade na hora de gerenciar o seu negócio, as notas fiscais eletrônicas só trouxeram vantagens para os empreendedores como vimos no texto acima.
Dentre algumas vantagens, podemos destacar:
- Redução de custos de impressão do documento fiscal;
- Diminuição dos gastos de armazenagem de documentos fiscais;
- Menor tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira;
- Gerenciamento eletrônico de documentos com a facilitação das transações;
- Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com clientes.
E não existem vantagens só para os emissores, mas também para as empresas destinatárias destas notas bem como para a sociedade também como, a eliminação de digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias e incentivo ao comércio eletrônico e ao uso de novas tecnologias.
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