O regime de caixa facilita o controle do fluxo de caixa por se tratar de uma metodologia mais simples de execução, em razão da natureza de sua operação. Nesse regime, são considerados apenas os movimentos financeiros efetivamente ocorridos, com o reconhecimento das receitas e despesas somente no momento em que há a efetiva entrada ou saída de recursos no caixa da empresa.

Uma das causas das desvantagens competitivas enfrentadas por diversas empresas está diretamente relacionada à fragilidade no controle do fluxo de caixa, o que leva à gestão menos eficiente dos recursos e, consequentemente, à tomada de decisões estratégicas ineficientes ou até mesmo equivocadas.

Afinal, o processo de acompanhamento das finanças requer muito cuidado e atenção.

Para aplicação desta metodologia, é importante  que a conciliação financeira o controle dos recebíveis provenientes das vendas sejam altamente precisos. Esse rigor operacional é recompensado, pois, via de regra, o cálculo dos tributos é realizado com base nos valores efetivamente recebidos, e não na emissão das notas fiscais.

Com o objetivo de traçar um caminho sólido para o crescimento e a organização do seu negócio, a escolha entre os regimes de competência ou caixa pode representar uma decisão estratégica e inteligente.

O que são, como funcionam e quando utilizar, você vai descobrir de forma didática e exemplificada neste artigo. 

O que é regime de caixa?

O regime de caixa é o critério de reconhecimento de receitas e despesas que considera exclusivamente as entradas e saídas efetivas de recursos financeiros. Nesse regime, as receitas são reconhecidas apenas quando o valor é recebido, e as despesas somente quando são pagas, independentemente do momento em que foram geradas. É amplamente utilizado para gestão do fluxo de caixa, pois oferece uma visão clara da disponibilidade financeira da empresa e apoia a tomada de decisões de curto prazo.

Mas como isso funciona?

Como funciona o regime de caixa

O regime de caixa reconhece receitas e despesas com base nos valores efetivamente recebidos e pagos, e não no momento da emissão da nota fiscal ou da ocorrência do fato gerador. Esse regime acompanha o fluxo financeiro da empresa, registrando apenas os movimentos que resultam em entrada ou saída real de recursos, sendo amplamente utilizado para fins de gestão financeira, pois permite diferenciar o momento da compra do momento do pagamento.

Pois, pode acontecer de, por exemplo, você comprar um produto hoje e começar a pagar por ele só no próximo mês, ou parcelá-lo em várias vezes.

Caso sua empresa ou negócio pague um valor em parcelas, este número só será computado quando cada uma delas for realmente paga, repetindo o mesmo processo por mês.

Isso também vale para o recebimento em parcelas, não obstante, quando forem negociadas.

Viu só? Sem margem para erro.

É por essas e outras que o regime é tão importante.

Entenda com mais detalhes a seguir.

Qual a importância do regime de caixa?

Agora que você entendeu o conceito e como funciona o regime de caixa, vamos compreender porque ele se faz essencial para os empresários.

Para começar, este é o regime mais simplificado utilizado em 2021.

Isso ocorre porque, de forma evidente, favorece os estabelecimentos que operam com vendas a prazo ou com recebimentos programados para datas posteriores à realização da venda.

Assim, o imposto poderá ser pago após o recebimento de dinheiro do cliente, por um de seus três métodos disponíveis (os quais abordaremos mais adiante) e não quando a equipe for emitir as notas fiscais.

Esta medida lhe protegerá contra o pagamento de impostos sobre cheques sem fundo e calotes, trazendo maior segurança.

Além disso, você terá livre acesso ao valor total que a empresa possui em caixa a qualquer tempo, sem a necessidade de formular previsões.

Para uma boa gestão financeira, é necessário ter ciência do capital de giro existente para realizar a posterior quitação de contas.

Contudo, existe uma classificação de empresas que podem adotar o regime de caixa. 

Você descobrirá quais são elas a seguir.

Quais empresas podem optar pelo regime de caixa?

Os estabelecimentos que podem optar pelo regime de caixa são as Micro e Pequenas Empresas, e as organizações com adesão ao Lucro Presumido e Simples Nacional.

Estes dois conceitos se referem ao pagamento do IRPJ, ou Imposto de Renda da Pessoa Jurídica.

A fim de realizar este pagamento, pode ser escolhida uma dessas formas: Lucro Presumido, Lucro Real e Simples Nacional.

Portanto, segundo a Legislação Brasileira,  a empresa deverá fazer esta escolha durante sua constituição, e só poderá trocar o formato de calcular Imposto uma vez ao ano (início do ano fiscal).

De maneira geral, o Lucro Real pode ser uma opção tributária para qualquer negócio. 

É conhecido como uma alternativa interessante para quem tem uma previsão de baixa lucratividade logo no início das atividades.

Os negócios que têm faturamento acima de 78 milhões no ano-calendário, são obrigados a aderir a este tipo de cálculo.

Entretanto, essa apuração é caracterizada por ser mais complexa, e indicada para as Pessoas Jurídicas com margem de lucro inferior a 32%.

Já o Simples Nacional objetiva atender Microempresas (ME), Empreendedores de Pequeno Porte (EPP) e Microempreendedores Individuais (MEI).

Esse regime proporciona maior facilidade no recolhimento para os empreendedores. Por esse motivo, os tributos são apurados e recolhidos por meio de guia única DAS ou Documento de Arrecadação do Simples Nacional.

Lembrando que antes de adotar qualquer um destes sistemas, não esqueça de verificar se a sua empresa preenche os requisitos para o modelo escolhido.

Por fim está o Lucro Presumido, classificado como a forma mais prática de se computar o IRPJ e a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).

No regime do Lucro Presumido, a apuração do IRPJ e da CSLL ocorre mediante a aplicação de percentuais previamente definidos em lei sobre a receita bruta, de forma que a legislação presume uma base de cálculo do lucro para fins de tributação, independentemente do lucro efetivamente apurado pela empresa.

Somente as Micro, Pequenas Empresas e Organizações de Lucro Presumido ou Simples Nacional podem aplicar o regime de caixa, porque prestam serviços e realizam vendas a prazo, assim usufruindo das suas respectivas vantagens.

Entretanto, o regime de caixa não é o único modelo que proporciona vantagens importantes no contexto contábil.

Existe também o chamado regime de competência. 

Qual a diferença do regime de caixa para o regime de competência?

Diferente do regime de caixa, no regime de competência o registro de cada evento ocorre na data exata em que ele acontece.

Em outras palavras, o registro é realizado no momento em que o negócio é concretizado, independentemente de quando ocorrerá a entrada ou saída efetiva de recursos financeiros.

Analogicamente, no regime de caixa uma despesa ou receita é considerada quando há a movimentação de capital, sem levar em conta nenhum outro fator.

Mas será que essa é a única diferença?

Vamos entender o conceito de regime de competência.

O que é regime de competência?

No regime de competência, os registros contábeis ocorrem na data do fato gerador, e não no momento do pagamento ou recebimento.

No regime de competência, as receitas e despesas são reconhecidas no momento em que o fato gerador ocorre, ou seja, quando o negócio é efetivamente realizado, e não quando há a movimentação financeira. Conforme exposto no tópico anterior, os registros contábeis são efetuados na data em que o produto é vendido ou o serviço é prestado, independentemente do momento em que ocorrerá o pagamento ou o recebimento.

Mesmo que a transação tenha sido parcelada, no regime de competência, o valor total é apurado na venda.

A legislação tributária reconhece o regime de competência como o critério padrão para fins de apuração do Imposto de Renda. Por essa razão, esse regime é de adoção obrigatória para determinados regimes tributários, como o Lucro Real, e amplamente aplicado para fins contábeis, independentemente do porte ou da atividade da empresa.

Especialmente se a empresa for grande e não se encaixar no regime de caixa, ela será obrigada a eleger o regime de competência.

Como você já conhece estes dois conceitos, vamos verificar qual regime será utilizado conforme as suas necessidades.

Quando utilizar regime de caixa e quando utilizar regime de competência?

Em geral, todas as modalidades de gestão financeira apresentam pontos fortes e limitações, o que também se aplica aos regimes de caixa e de competência. Por esse motivo, muitos analistas recomendam a utilização de ambos para uma análise mais completa da situação financeira, embora nem sempre isso seja viável. Ainda assim, independentemente da adoção de um ou dos dois regimes, cada um possui uma finalidade específica na elaboração dos relatórios contábeis.

Se você tem uma empresa média ou grande não vai escapar do regime de competência. 

Esse método serve para mensurar os resultados do estabelecimento, considerando as vendas efetuadas e as despesas geradas, avaliando os possíveis lucros e depreciações da empresa.

O regime de caixa, por sua vez, é utilizado para que as empresas que preenchem esses requisitos,  tenham uma métrica onde serão analisadas todas as entradas e saídas de capital, permitindo ser feita uma avaliação da saúde financeira do negócio.

Além disso, a legislação permite a apuração contábil e o recolhimento de tributos com base no regime de caixa, desde que seja mantido um controle adequado dos recebimentos, devidamente comprovados por recibos. Esses dados servem de base para a elaboração dos relatórios e demonstrativos na contabilidade.

Relatórios complementares

Os relatórios complementares ou demonstrativos servem como um informe completo para a análise de todas as apurações.

Existem dois tipos: Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE), e o Demonstrativo de Fluxo de Caixa (DFC).

Conheça cada um deles e quais são suas vantagens e desvantagens.

Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE)

O Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE), é confeccionado pelo regime de competência.

É aqui que será feita toda a mensuração que citamos anteriormente!

Pelo DRE iremos tirar a prova real de lucro e prejuízo, configurando a situação financeira de um determinado tempo dentro da empresa.

Vantagens e desvantagens do DRE

Entre as principais vantagens da DRE destacam-se a ampla visão financeira do estabelecimento e o fornecimento de informações relevantes para a tomada de decisões. Por outro lado, o Demonstrativo do Resultado do Exercício pode demandar significativo esforço operacional, uma vez que exige a coleta e organização das informações de fluxo de caixa. A adoção desse modelo torna indispensável a manutenção dos comprovantes disponíveis a qualquer momento, além de exigir atenção quanto à correta forma de registro das transações contábeis, o que também pode demandar tempo.

Demonstrativo de Fluxo de Caixa (DFC)

O Demonstrativo de Fluxo de Caixa (DFC), é confeccionado pelo regime de caixa.

Nele, serão mostradas todas as movimentações completas com suas respectivas entradas e saídas, permitindo uma avaliação simples e completa.

Vantagens e desvantagens do DFC

As principais vantagens desse sistema incluem a praticidade, a ampla análise da lógica das transações e a possibilidade de acesso às informações atualizadas a qualquer momento. No entanto, como os valores registrados podem ainda não ter sido efetivamente recebidos ou pagos, o demonstrativo pode apresentar imprecisões. Por esse motivo, a adoção desse modelo exige maior cautela.

Cuidados ao se optar pelo regime de caixa

A auditoria do seu fluxo de caixa deve ser firme para evitar futuros problemas.

Objetivando prevenir este tipo de situação, registre todas as entradas e saídas da sua empresa para manter um controle estrito.

A forma mais segura de se fazer isso com certeza é automatizando este processo.

Recomendamos um auxílio da contabilidade e um software de gestão com o recurso de controle de caixa.

Lembre-se de que no regime de caixa, você deve descontar as despesas no momento em que o dinheiro sair efetivamente do sistema.

Apesar de ter um programa em operação, para garantir que tudo corra como o esperado, entender o cálculo é primordial.

Como calcular no regime de caixa? Veja exemplos práticos

O regime de caixa funciona de forma semelhante a um extrato bancário, pois registra exclusivamente as movimentações financeiras efetivamente realizadas, sempre pelos valores reais recebidos ou pagos.

Por exemplo, em uma venda de R$ 50,00 parcelada em duas vezes (30 e 60 dias), o gestor não registra a receita no momento da venda. Após 30 dias, registra a entrada de R$ 25,00 e, aos 60 dias, anota a segunda entrada, também no valor de R$ 25,00.

A seguir, acompanhe exemplos práticos de pagamentos à vista e parcelados para facilitar a compreensão.

Exemplo com pagamento à vista

Supondo que sua indústria adquiriu uma remessa de matéria-prima com um fornecedor em Agosto e fez pagamento à vista.

O pagamento será feito no ato da compra e não terá diferença entre os regimes de caixa e competência. 

Exemplo com pagamento parcelado

Entretanto, supondo que a compra tenha sido realizada em agosto e o pagamento parcelado em duas vezes, com início em outubro, haverá diferença na comparação entre os dois regimes contábeis. Nesse cenário, ainda que a venda tenha ocorrido em agosto, o pagamento será registrado em outubro, pois é nesse mês que ocorre a efetiva entrada do recurso.

Precisa do auxílio profissional de um especialista nessa área?

O suporte especializado na área é essencial, pois o controle financeiro exige atenção e responsabilidade. Situações de prejuízo podem gerar incertezas e dificultar a tomada de decisões quando não há orientação adequada. 

Com acompanhamento profissional, o gestor atua com mais segurança e clareza, reduzindo riscos e evitando decisões equivocadas. No entanto, por se tratar de uma área que demanda alto nível de profissionalismo e precisão, é indispensável contar com uma contabilidade qualificada, e não apenas qualquer serviço contábil.

Assensus Contabilidade

A Assensus Contabilidade apresenta-se como uma das melhores opções do Brasil, com excelência em processos ágeis e eficientes, certificada pelo Selo Gold de Qualidade IOB.

Os softwares e as tecnologias mais avançadas do segmento fazem parte da estrutura da Assensus, garantindo segurança, agilidade e precisão nas informações.

O objetivo da contabilidade é oferecer atendimentos consultivos, de forma dinâmica e com alto desempenho, apoiando a tomada de decisão e o crescimento sustentável dos clientes.

Dessa forma, são fornecidas respostas completas aos seus questionamentos e prestando serviços como abertura de empresas, consequentemente, garantindo a segurança que você procura.

Conclusão

Após compreender as melhores formas de administrar financeiramente sua empresa, torna-se evidente que os controles manuais, como lápis e papel, ficaram no passado.

Quando bem aplicados, os regimes de caixa e de competência permitem uma visão clara do negócio e contribuem diretamente para a alavancagem dos resultados.

Para isso, o primeiro passo é contar com o apoio de uma contabilidade especializada.

Quem escolhe a Assensus como parceira comprova resultados de alto nível.

Entre em contato conosco, mantenha sua empresa atualizada e conquiste vantagem competitiva no mercado.

Author: Marketing AssensusDep. de Marketing da Assensus