Você sabe o que é ERP?
Se você tem uma empresa ou possui intenções de abrir uma, esse pode ser o tipo de ferramenta que você precisa para profissionalizar a gestão da sua empresa.
O nome ERP vem da sigla inglesa de “Enterprise Resource Panning”, que nada mais é do que Planejamento dos Recursos da Empresa (ou negócio).
Nesse sentido, podemos dizer que a função básica de um ERP é auxiliar na forma que uma empresa lida com os seus recursos.
Entre esses recursos, podemos falar da área financeira, dos estoques, dos pontos de venda (tanto presenciais quanto virtuais) e até mesmo com relação às tarefas que precisam ser desempenhadas por um determinado setor.
Quando uma empresa começa a crescer, o ERP passa a ser cada vez mais necessário uma vez que ele é capaz de tornar mais fácil e mais claros os procedimentos da empresa .
Isso leva a um aumento da eficiência na gestão dos recursos da empresa, aumentando a possibilidade de escala.
Se você quer saber sobre as vantagens de usar um ERP, bem como entender melhor suas funcionalidades e implementação, fique conosco neste artigo!
O que é ERP?
Como dissemos anteriormente, um ERP é um sistema que ajuda a realizar o planejamento dos recursos e algumas áreas da empresa.
Esses sistemas fazem isso ao centralizar todas as informações relevantes dessas áreas num só sistema, evitando a necessidade de interpretar dados de forma diferente ou até mesmo compatibilizá-los quando houver algum tipo de divergência.
Vamos supor que você tenha uma loja virtual que está presente tanto em seu site quanto em outros marketplaces (Mercado Livre, Magazine Luiza e Americanas, por exemplo).
Cada um desses pontos de venda tem suas próprias particularidades e taxas – imagine ter que alterar cada um dos seus anúncios e vendas manualmente e registrá-las em ferramentas como planilhas?
O tempo gasto nessas tarefas seria muito maior, além de aumentar as chances de erros por confusões comuns de se acontecer quando estamos trabalhando com mais de uma ferramenta.
Além disso, a maioria dos ERPs faz a integração de todas as etapas do processo. Isto é, desde o anúncio de venda, até o acompanhamento da expedição do pacote do cliente.
Nesse sentido, o ERP facilita o processo de gestão e planejamento – numa só tela, você terá o resumo de toda a operação da sua empresa. Isso faz com que sejam necessários menos funcionários para executar esse trabalho e também diminui o índice de erros.
Isso permite com que toda sua estrutura esteja focada no que você de fato tem como atividade principal. No caso de uma loja, por exemplo, você terá sua atenção mais voltada para aumentar as vendas.
Com isso, o seu negócio terá a facilidade de corrigir erros de forma mais rápida, além de conquistar escala de maneira mais rápida também!
Para que serve o sistema de ERP?
Um ERP é capaz de facilitar a entrada, visualização e interpretação de dados necessários para o controle de processos e tarefas de uma empresa. Dessa forma, permite aos gestores uma melhor tomada de decisão por meio da visualização da operação em uma só tela.
Com isso, há um melhor aproveitamento dos recursos humanos, financeiros e materiais, já que ao utilizarmos um bom ERP estaremos diminuindo tarefas repetitivas, bem como haverá uma simplificação das tarefas a serem realizadas.
Entre as principais funções e setores que um ERP pode atuar estão:
- Simplificação das tarefas e redução do trabalho repetitivo na gestão do negócio;
- Melhorar a experiência do usuário (gestor) ao lidar com telas e sistemas integrados, diminuindo a chance de confusão e erros;
- Automatizar as atividades que não precisam de um humano para executá-los;
- Integrar todos os sistemas e operações da empresa num só sistema, diminuindo a chance de erros de comunicação ou operacionais;
- Gestão profissionalizada, através da integração dos sistemas e com sinalizações claras na tela para a pessoa certa – ou seja, o gestor daquela etapa;
- Aumento da eficiência e da produtividade com a diminuição de tarefas;
- Melhor gestão dos custos operacionais e dos produtos vendidos;
- Gestão de prazos eficiente e precisa;
- Gestão de recursos humanos automatizada.
Como funciona o sistema de ERP?
Um sistema de ERP funciona de maneira computadorizada, fazendo a integração entre diversos pontos e sistemas de uma empresa.
Explicando de maneira didática, um sistema de ERP age de forma preventiva e corretiva por meio da análise de dados que podem ser inseridos tanto pelos usuários, quanto pela experiência do próprio programa em identificar problemas.
Nesses casos, quando há um erro na gestão de estoque, por exemplo, um alerta é aceso na tela do operador que deve tomar uma decisão sobre essa tarefa.
Além disso, diversos gráficos e um historial podem ser gerados por meio dos ERP’s. É através dessas ferramentas que os usuários (as próprias empresas e seus colaboradores) podem avaliar como está o desempenho e a performance de suas vendas ou outro ponto dentro da empresa.
Ao gerar métricas de forma consistente num período de 3 anos, por exemplo, é possível verificar quais as estratégias de venda que estão funcionando para um determinado produto.
Nesse sentido, vale a pena ainda verificar como estão os custos de um produto com relação à operação, bem como avaliar se a precificação deste está sendo feita da maneira correta.
Assim, um ERP funciona agindo de maneira a dar ao gestor ou ao estrategista de um produto, projeto ou uma empresa a melhor visão possível, para que a tomada de decisão seja a mais adquada.
Conheça algumas funcionalidades do ERP
Gestão de pessoas
Boa parte da gestão de Recursos Humanos numa empresa trata de processos problemáticos e burocráticos. Afinal, quando falamos tanto da contratação quanto da demissão de um funcionário, há muito com que a empresa deve se preocupar.
Nesse sentido, muitos dos processos acabam trazendo confusão às empresas que estão menos estruturadas para isso.
Além disso, o ERP pode auxiliar também com relação aos processos gerenciais como com relação aos salários, ponto eletrônico e também ao desempenho de cada um dos funcionários com relação às metas previamente estabelecidas e definidas anteriormente.
Dessa forma, o ERP permite ao gestor avaliar de forma individualizada e sem “contaminações” o desempenho de cada um dos colaboradores da empresa.
Além disso, o ERP pode ser bastante útil para empresas que gostam de analisar suas métricas passadas, mesmo que a longo prazo.
As métricas armazenadas num ERP podem ajudar, por exemplo, a avaliar o desempenho dos colaboradores nos últimos anos que justifiquem a conquista de uma promoção.
Por fim, um ERP pode ser útil na gestão de pessoas com relação a promover comparativos e receber insights sobre qual tipo de função um colaborador pode executar melhor.
Controle de vendas
Uma das melhores funções que um ERP pode executar é com relação ao controle de vendas.
Numa só tela, o gestor poderá ver de forma simplificada dados de produtos. Entre esses dados, podemos destacar o prazo de vida que um produto fica no estoque, quais são os produtos que mais vendem, suas margens e a quantidade de estoque disponível.
Além disso, um ERP pode trazer uma facilidade maior para que o gestor verifique quais estratégias funcionam melhor para as vendas e quais não apresentam um bom desempenho.
Um exemplo disso é fazer alguns tipos de testes A/B para comparar campanhas e estratégias.
Vamos supor que você tenha um e-commerce que venda produtos de papelaria. Nesse sentido, você pode fazer a venda individual de um caderno e ao mesmo tempo associá-lo a um combo com outros materiais como canetas, borrachas, apontadores e lápis com um preço um pouco maior.
Assim, com o auxílio de um ERP, você poderá avaliar o faturamento e a quantidade de vendas desses produtos de forma individualizada e avaliar se a campanha está surtindo o efeito desejado (aumentar o ticket médio) ou não.
Por fim, há também uma automatização das rotinas de estoque. Dessa forma, é muito mais fácil avaliar quais são os produtos que estão saindo mais e trabalhar para renovar o estoque.
De igual modo, pode-se avaliar também quais são os produtos que ficam encalhados no estoque e dessa forma trabalhar em campanhas que fazem esses produtos venderem mais, bem como avaliar o que não precisa ser comprado novamente.
Gestão financeira
A gestão financeira de um negócio é algo que pode fazer a total diferença e levar ao sucesso ou ao fracasso completo.
Afinal, uma empresa que não trabalha de forma correta os seus números, pode gerar uma confusão maior nos seus processos.
E mais que isso: não apresentar as margens corretas em cima de produtos e serviços, fazendo com que o lucro acabe indo por água abaixo.
O ERP pode auxiliar na gestão financeira do negócio ao integrar todos os processos e etapas da operação do negócio.
Um exemplo disso é aliar a gestão da folha salarial e das vendas num só lugar, fazendo com que os procedimentos financeiros sejam feitos da forma correta e precisa.
Além disso, há um aumento da eficiência no planejamento – com a avaliação dos dados, você pode verificar as métricas e otimizar a tomada de decisões com a
Entre as melhorias que você pode conseguir utilizando um ERP na parte financeira da sua empresa estão:
- Gestão mais eficiente dos sistemas de entradas e saídas nos pagamentos;
- Automatização do fluxo de caixa
- Planejamento mais facilitado e detalhado, com previsões de alocação de recursos e contas a receber;
- Integração entre todos os setores e áreas da empresa;
- Redução de erros e confusões no planejamento.
Setor Fiscal
Um dos grandes problemas que uma empresa pode enfrentar é não saber lidar com as questões fiscais – isto é, com o pagamento de taxas e impostos.
Muitas vezes os pequenos e médios empresários não têm a experiência e o conhecimento necessário para atuar nesta frente de forma eficiente.
Além disso, muitas vezes a contratação de uma consultoria para implementar um processo de análise e execução fiscal custa boa parte do faturamento que a empresa tem.
Nesse sentido, um ERP pode ajudar ao automatizar os processos que a cobrança de impostos pode trazer para a sua empresa.
Gerenciamento de projetos
O gerenciamento de projetos em grandes empresas é algo praticamente impossível de fluir sem as ferramentas certas. Muitas das estruturas dessas empresas seguem uma hierarquia e na maioria das vezes um projeto faz parte de mais de um setor.
Nesse sentido, os ERPs agem de forma a deixar claro para todos os envolvidos sobre qual é o nível que o andamento do projeto está.
Assim, erros e falta de comunicação raramente acontecem, permitindo aos gestores mais tempo para se concentrar na tomada de decisões e menos “na conversa”.
Muitos dos ERPs estão integrados a ferramentas de comunicação ou gestão de projetos (como o Slack e o Trello respectivamente).
Nestes casos, há a possibilidade de melhorar a forma com que um projeto anda na esteira de execução, sem que haja qualquer ruído ou prejuízo ao longo da sua operação.
Quais as vantagens de usar um software ERP na sua empresa
Maior organização
Independentemente de qual seja o porte da sua empresa e há quanto tempo ela existe, contar com uma boa organização é algo extremamente necessário para que ela se mantenha saudável.
Ao utilizar um ERP de qualidade, há uma maior organização tanto das documentações como relatórios e gráficos, quanto das informações que estão no dia-a-dia do negócio.
Nesse sentido, contar com um ERP pode trazer maior eficiência na gestão dos processos por facilitar o acesso a essas informações de maneira fácil e prática.
Por fim, a organização não fica restrita apenas a um setor, mas todo o sistema da empresa – dessa forma, os métodos de trabalho utilizando apenas um sistema de gestão são únicos em todas as áreas.
Dessa forma, erros de comunicação são evitados, bem como a desorganização causada por diferentes métodos e processos aplicados.
Permite uma melhor análise de indicadores
Uma das grandes verdades da gestão empresarial moderna, é que os indicadores e as métricas devem ser bem escolhidas e levadas a sério nos momentos de análise.
Muitas vezes, gestores que não estão acostumados com a avaliação de métricas (e suas influências umas nas outras) podem trazer tomadas de decisões erradas.
Dessa forma, as métricas e indicadores de desempenho (também chamados de KPIs) são muito importantes para que os processo sigam seus caminhos da forma correta, permitindo assim um crescimento da empresa.
Além disso, como dito anteriormente, algumas das principais ferramentas do mercado já apresentam soluções para a gestão de recursos humanos.
Nesse sentido, utilizar gráficos e indicadores para avaliar o desempenho de equipes e colaboradores pode gerar bons resultados a curto e médio prazo.
Com isso, a tendência é que problemas sejam visualizados de forma muito mais rápida, evitando perda de tempo com processos ou colaboradores que não estejam alinhados com as metas da empresa.
Automação de processos
Outro ponto-chave trazido pelos ERPs e que traz uma maior eficiência às empresas é a automação dos processos.
E nisso, incluímos tanto a automação dos processos gerenciais quanto operacionais.
Por exemplo: ao visualizar na tela que um produto foi vendido, por exemplo, o responsável pelo setor de estoque saberá qual produto deve ser preparado para envio, bem como qual etiqueta deve ser adicionada a ele.
Nesse sentido, a expedição de um produto é muito mais rápida e isso está alinhado às práticas e exigências dos principais marketplaces do mercado, que tem ganho espaço exatamente pela rapidez nas entregas.
Entretanto, essa automação também traz melhorias com relação aos processos mais relacionados à gestão do negócio, como a conferência e contabilização de estoque ou os fechamentos de balancetes contábeis.
Maior assertividade na tomada de decisões
Os gestores e as empresas encontram todos os dias desafios relevantes que precisam ser solucionados.
Por isso, diminuir o número de variáveis a serem analisadas na hora de tomar decisões, bem como torná-las mais assertivas é extremamente fundamental.
Nesse sentido, os ERPs atuam dando as informações e fazendo o cruzamento delas entre todos os setores que devem se manifestar antes de tomar uma decisão.
Dessa forma, a decisão pode ser feita de maneira compartilhada ou centralizada a depender da necessidade da empresa.
Além disso, vale dizer que um bom ERP separa apenas as informações relevantes para uma decisão, permitindo com que os gráficos sejam separados e não interfiram na visualização de forma inadequada, conforme artigo da In Forma Software.
Quais os módulos mais comuns de um software ERP
Há diversos módulos que podem ser encontrados em um ERP. Uma empresa pode utilizar todas elas ou apenas algumas: tudo depende do seu setor ou da estrutura como um todo.
Entre os principais módulos, destaca-se:
- Recursos Humanos;
- Contábil e de obrigações trabalhistas;
- Controle logístico e de estoque;
- Compras e abastecimento de estoque;
- Produção;
- Financeiro e Patrimonial;
- Faturamento;
- Gestão e Gerenciamento de projetos.
É possível integrar o ERP a outros softwares da empresa?
Sim! Na verdade, essa é uma das grandes vantagens de utilizar um sistema ERP.
Integrar um ERP aos principais softwares da sua empresa é uma forma de fazer com que os processos sejam otimizados e cada vez mais eficientes.
Dessa forma, você não terá que abrir mão de executar as tarefas da forma que está acostumado, nos softwares que a sua empresa costuma utilizar.
Mas ao mesmo tempo, a parte corretiva e preventiva do processo será feita pelo ERP, maximizando assim os resultados da sua empresa.
Em que momento a empresa necessita de um sistema de ERP?
Os ERPs devem ser utilizados por empresas que estão em fase de crescimento e estão em busca de adquirir uma melhor escalabilidade nesse processo.
Entretanto, mesmo as empresas que ainda estejam em seu início podem se valer das vantagens de utilizar um ERP. Ao fazer isso, a empresa estará preparada mais rapidamente para evoluir nos seus processos.
Além disso, por ter um programa que apresenta em tempo real os detalhes e as métricas, pode haver uma diminuição da curva de aprendizado da empresa.
Isto é, a empresa terá uma melhor eficiência e com isso irá também racionalizar melhor as suas tarefas, o que levará a um melhor aproveitamento dos recursos, sejam eles financeiros, materiais ou humanos.
Nesse contexto, um ERP pode ser útil em empresas de todos os portes, desde o processo de sua fundação, preparando-a para o próximo passo, que é o crescimento e a escalabilidade.
Por fim, vale a pena citar que esse tipo de programa tem um custo, mas que na maioria das vezes compensa. Isso acontece, pois os ganhos são muito maiores comparativamente ao custo das assinaturas ou manutenções.
Como implementar um sistema de ERP na sua empresa
Para implementar um sistema de ERP dentro da sua empresa, é necessário fazer uma pesquisa de mercado para verificar qual é a melhor opção dentro das possibilidades da sua empresa.
Entre os principais programas do mercado estão os sistemas da Oracle, da SAP e da TOTVS.
Todos eles podem ser utilizados por sua empresa, cabendo à você analisar qual deles irá ajudar da melhor forma.
Para ajudar nisso, a melhor escolha é buscar uma consultoria que esteja alinhada com o seu setor de atuação, bem como que lide com empresas do porte da sua.
Conclusão
Como dito ao longo deste artigo, um sistema ERP é capaz de trazer diversas vantagens para a sua empresa.
Ao contribuir com fatores como a organização contábil, a logística e o controle de estoque, o ERP traz bastante eficiência e racionaliza melhor as operações que estão dentro do escopo da empresa.
Além disso, um ERP é capaz de integrar vários setores, padronizando diversas tarefas e melhorando a comunicação entre os vários entes da sua empresa.
Sendo assim, investir num ERP é uma excelente oportunidade para melhorar os índices e a operação da sua empresa. Com ele, você pode ganhar em rapidez de crescimento e organização de uma forma impossível de outra forma!
