Com a presença da tecnologia cada vez mais acirrada em nossas vidas, usar ferramentas que ofereçam maior segurança nas operações comerciais ou em serviços digitais é essencial, como é o caso do certificado digital CNPJ.
Isso gera confiabilidade, aumentando a estabilidade e integridade no tráfego das informações trocadas ou inseridas na rede web.
No meio corporativo não é diferente. Quanto mais ágil e confiável forem os dados, melhor. Desta forma o certificado digital CNPJ chegou para agilizar esses procedimentos.
Ele funciona como uma assinatura virtual da empresa, comprovando a veracidade das informações em todas as etapas dos processos em transações comerciais.
Esses documentos foram criados por meio da medida provisória 2.200 de agosto de 2001. Entre eles está o e-CNPJ, que é a identidade digital das pessoas jurídicas.
Atrelado ao Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ), ele identifica a empresa e permite diversas transações de forma eletrônica.
Com ele é possível assinar documentos digitalmente, transmitir dados, além de assegurar a integridade das informações, permitindo o fácil acesso a sites governamentais como o da Receita Federal, eSocial e Conectividade Social.
O que é o Certificado Digital e-CNPJ?
O e-CNPJ chegou ao meio virtual para agilizar as transações da pessoa jurídica. É a identidade digital da empresa que viabiliza sua autenticação em sistemas públicos ou privados.
Além da simples assinatura digital, o documento viabiliza o acesso ao a sites do governo como Receita Federal, programa Conectividade Social, das áreas da saúde, do meio ambiente, transporte, segurança, Justiça, entre outros.
Facilita a emissão de documentos como notas fiscais eletrônicas (NF-e) e a nota fiscal de consumidor eletrônica (NFC-e).
Diferentemente do Certificado Digital e-CPF, que funciona como um RG digital de pessoa física, o e-CNPJ é voltado especificamente à pessoa jurídica e tem como responsável direto quem responde pelo CNPJ da empresa.
Ele desburocratiza os processos de forma segura e ágil, eliminando custos, sem a necessidade de deslocamento para validação de documentos. Existem dois tipos de Certificado Digital CNPJ: o A1 e o A3. Ambos são seguros e eficientes em suas aplicabilidades.
Para que serve o Certificado Digital e-CNPJ?
Seguros e ágeis na forma de uso, com o Certificado Digital CNPJ é possível realizar diversas operações da empresa em diferentes canais eletrônicos.
Como emitir procurações, fazer parcelamento on-line, entregar declarações como Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF), Declaração sobre Operações Imobiliárias (DOI), Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), assinar notas fiscais, pagar tributos em todas as esferas governamentais.
Além disso, ainda permite melhor aproveitamento dos serviços oferecidos por instituições públicas e privadas, melhora o tráfego de informações e a comunicação previdenciária, trabalhista e bancária e órgãos governamentais.
Benefícios que as empresas desfrutam com o Certificado Digital e-CNPJ
Todas as empresas têm deveres fiscais e tributários a cumprir junto aos órgãos públicos ou clientes.
O Certificado Digital CNPJ foi criado para desburocratizar esse tipo de operação, permitindo que os documentos possam ser preenchidos e assinados no próprio escritório ou em home office.
Desta forma os procedimentos realizados de forma virtual ganham autenticidade, como assinaturas, envio de guias e declarações, emissão de nota fiscal, entre outros.
Evitar filas gera ganho de tempo e de produtividade, pois contribui para a economia de tempo e a desburocratização da gestão.
Tudo realizado de forma segura, por meio de plataformas e sistemas modernos, que permitem acesso rápido e confiável.
Emitir NF-e com o Certificado Digital e-CNPJ
De acordo com Sistema Nacional de Informações Econômicas Fiscais (SINIEF), desde dezembro de 2016 todas as empresas que precisam emitir nota fiscal devem fazer a operação com certificado digital.
Para isso, o gestor precisa solicitar uma autorização na Secretaria estadual da Fazenda (SEFAZ), seguindo as exigências de cada Estado e também na prefeitura do seu município. Para esse cadastro são exigidos documentos como contrato social da empresa e documentos pessoais do responsável, como CPF e RG.
Se a empresa estiver enquadrada no sistema de Micro Empreendedor Individual (MEI) deverá recolher as mesmas taxas de outras empresas com CNPJs, mesmo que estejam fora do MEI. A emissão de NF-e pode também ser atribuída a um funcionário sem a necessidade de se compartilhar o e-CNPJ.
Podem ser assinados notas fiscais eletrônicas (NF-e) e as notas fiscais avulsas eletrônica (NFA-e), as de consumidor (NFC-e) e as de serviços (NFS-e).
Assinar e validar documentos com o Certificado Digital e-CNPJ
Economia de tempo, agilidade e segurança são algumas das principais vantagens oferecidas com a assinatura e validação de documentos realizados com o Certificado Digital CNPJ.
Ou seja, é a assinatura da empresa de forma virtual, com o mesmo peso e valor, da realizada em papel e autêntica.
Desta forma o gestor ganha maior mobilidade, pois, por meio desse documento é possível realizar negócios de qualquer parte do mundo, sem sair do escritório ou da comodidade do seu home office.
Basta acessar a plataforma para assinaturas de documentos via celular, tablet ou computador.
Redução de problemas burocráticos com a facilidade dos meios digitais
Evitar as longas filas e aquele emaranhado de documentos e pastas é a principal finalidade das facilidades digitais, em especial as assinaturas.
Isso permite reduzir os problemas burocráticos, formalizando contratos a distância, fechando negócios, entre outras operações.
Basta assinar a plataforma desejada e realizar a operação, independente da hora e de onde estiver, por meio de celular ou computador.
Com o Certificado Digital CNPJ tudo fica mais simples, fácil e com segurança jurídica. Com a mesma confiança oferecida pelo cartório na forma presencial.
Redução de custos
Quando o tema é gestão eficiente, a redução dos custos é um dos principais componentes na estruturação administrativa de qualquer empresa. Por meio do Certificado Digital CNPJ, os processos são realizados no meio eletrônico.
Isso permite reduzir os gastos referentes à compra, impressão e armazenamento de papéis como documentos fiscais, autenticação, deslocamentos para envio de documentos, transporte, entre outras atividades.
Com a assinatura digital o ganho está a um clique da mão e com validade jurídica, em tempo real, sem a necessidade de reconhecimento de firma.
Eliminar os riscos de perdas, descuidos ou acidentes, como incêndios e alagamentos, são outros pontos positivos oferecidos pelo sistema digital. O espaço de armazenamento físico é eliminado, passando a ser virtual e com backup, um sistema de cópia, que aumenta ainda mais a segurança.
Simplificação de processos administrativos
Trabalhar de forma sustentável e segura é o que as empresas buscam ao aderir a novas tecnologias. Seguindo essa linha o Certificado Digital CNPJ é uma realidade que veio prá ficar.
Ele dispensa qualquer tipo de autenticação adicional, oferece segurança jurídica, além de contribuir para reduzir o consumo e o armazenamento de papéis.
Com ele os processos administrativos são simplificados, gerando impacto positivo na gestão financeira, de pessoal e no planejamento do negócio de uma forma geral. Tudo realizado no meio virtual, com um clique, a qualquer momento e lugar.
Desta forma o gestor ganha tempo, podendo se dedicar a outras atividades que demandam mais atenção para o bom desempenho e desenvolvimento do empreendimento.
Tipos de Certificado Digital e-CNPJ
Segurança e eficiência são as palavras-chaves para classificar e denominar o Certificado Digital CNPJ.
Basicamente ele está classificado em dois tipos: o e-CNPJ A1 e o e-CNPJ A3. Cada um com suas peculiaridades, mas a mesma eficiência na realização das operações.
De acordo com o perfil da empresa e suas necessidades, o gestor deve analisar e trazer a praticidade para seu empreendimento, optando por um ou outro.
Certificado Digital e-CNPJ A1
O modelo de Certificado Digital CNPJ A1 somente pode ser emitido diretamente em um computador.
Uma das vantagens desse tipo de documento é que ele oferece a possibilidade de se fazer cópias de segurança, podendo ser instalado em diversos aparelhos simultaneamente.
Para acessar o documento basta ter um dispositivo em qualquer lugar. O sistema é totalmente seguro. A validade deste tipo de certificado é de 12 meses.
Certificado Digital e-CNPJ A3
A diferença do Certificado Digital CNPJ A3 para o A1 é que ele pode ser armazenado em diferentes dispositivos criptográficos, como cartão, nuvem ou token.
É indicado para ser levado para qualquer lugar e a validação das informações são feitas por meio de assinatura digital, desde que tenha um software instalado no aparelho.
Todas as ações realizadas por ele, pedem senha de acesso, que são protegidas por uma grande camada de criptografia.
Super seguro, os dados são invioláveis, podendo ser acessados somente por quem tenha as devidas credenciais ou senhas. Sua validade também é maior, podendo ser entre um e cinco anos de duração.
Como tirar o Certificado Digital e-CNPJ?
A solicitação de um Certificado Digital CNPJ é bem simples e pode ser feita pela internet por meio do site de uma autoridade certificadora. Ela pode ser pública ou privada, mas deve estar subordinada à Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
O órgão é responsável pela emissão, distribuição, renovação, revogação e gerenciamento de certificados digitais no país. Para saber qual a autoridade certificadora é preciso acessar o site da Receita Federal, selecionando a opção atendimento virtual (eCAC), clicar em acessar.
Com o token plugado no USB, clique em Certificado Digital. Depois que aparecer a janela do token, clique em “clique aqui para exibir as propriedades do certificado”. Em seguida, complete os dados solicitados. Faça o pagamento e aguarde o recebimento de uma mensagem comprovando as informações dadas.
Essa validação pode ser presencial ou por videoconferência. Após ser aprovado, o certificado está pronto para uso. Os custos médios para essa operação variam em média de R$ 167,67, se for dos Correios para A1 e R$ 252,18 para o A3.
É possível conseguir Certificado Digital e-CNPJ gratuito?
Teoricamente a resposta seria não. Isso porque existe uma grande estrutura por trás da emissão deste tipo de documento.
Porém, não é impossível. Conseguir um Certificado Digital CNPJ gratuitamente pode ser possível por meio da contratação de empresas que tenham interesse em ter seu negócio como cliente.
Entre eles, contadores e contabilidades, gestores empresariais ou de sistemas de emissão de notas fiscais. Eles podem embutir os custos do Certificado Digital CNPJ na planilha de prestação de serviços.
Outra opção seria a contratação de um plano de algum tipo de serviço como um emissor de nota fiscal eletrônica.
Ou seja, na realidade a emissão deste certificado não é gratuita, mas acaba sendo moeda de troca na contratação de serviços especializados. Consultar o setor de contabilidade da empresa ou terceirizada como a Assensus Contabilidade pode ser uma boa saída para quem não quer arcar com os gastos da emissão desse certificado digital.
Precisa de auxílio profissional em assuntos contábeis?
Sim, toda empresa precisa de ajuda profissional para lidar com os assuntos contábeis e fiscais da unidade. Com a evolução rápida das legislações, mudanças e competitividade dos mercados produtivo e consumidores, ter uma assessoria contábil faz toda diferença para se manter ativo.
Além disso, a burocracia administrativa pode atrapalhar a gestão, impedindo o desenvolvimento das atividades de forma adequada e eficiente. Ter informações contábeis confiáveis pode ser um importante instrumento na tomada de decisões, independente se a área é financeira ou administrativa.
O contador oferece informações importantes e úteis, bem como importantes ferramentas para modernização do negócio, como a automação dos processos e a digitalização dos certificados.
O artigo 1.179, do Código Civil prevê a presença de um profissional especializado na empresa que realize toda a escrituração contábil. Seja ele interno ou terceirizado.
Pensando em agilizar, modernizar e tornar a empresa mais competitiva, muitas delas optam em contratar assessorias contábeis, ficando mais livres para focar no que realmente é melhor, a produção.
Uma das maiores vantagens de se contratar uma assessoria contábil, por exemplo, está na forma de atuar preventivamente, buscando as melhores soluções que coloquem a empresa de pé.
Tudo dentro da legalidade, observando todas as etapas a serem cumpridas, como a constituição do capital social e do contrato social. São profissionais aptos a orientar e a indicar o melhor caminho, reduzindo riscos jurídicos e os custos.
Assensus Contabilidade
São inúmeras as vantagens de poder contar com uma boa assistência técnica na hora de gerenciar um empreendimento. São profissionais aptos a orientar e a indicar o melhor caminho, reduzindo riscos jurídicos e os custos.
A Assensus Contabilidade é formada por equipe multidisciplinar que está apta a atender as demandas empresariais, sempre buscando soluções que levem ao desenvolvimento sustentável da empresa.
A empresa disponibiliza para os clientes, ferramentas para que todas as etapas sejam simplificadas, facilitando a operação cotidiana, proporcionando mais transparência e eficiência.
Através de processos automatizados de execução e monitoramento, unidos a conhecimentos técnicos específicos, a Assensus contribui com a empresa facilitando processos e obrigações.
Entre eles a folha de pagamento processada por meio de uma plataforma online de automação, que permite controlar melhor os lançamentos de forma efetiva e ágil.
O sistema permite o cálculo de folha e dos tributos, emite relatórios e métricas para acompanhamento, além de realizar rotinas de admissão, demissão, férias e afastamentos.
Conclusão
Como em qualquer área que adentre no cenário virtual, o mercado de emissão e gestão dos certificados digitais tem crescido rapidamente no Brasil.
Oferecendo agilidade, segurança, eficiência e confiabilidade, esse serviço está provocando importantes mudanças na forma de gestão nas empresas.
Entre as novidades está a emissão do Certificado Digital CNPJ – Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica.
O documento surgiu como forma de identificar digitalmente as empresas no meio eletrônico, facilitando as transações, que podem acontecer de qualquer lugar.
Com aval jurídico, o documento permite existe em dois formatos o A1 e o A3, diferenças sutis entre os mecanismos de funcionamento, mas com as mesmas finalidades.
A emissão do Certificado Digital CNPJ é feita por empresas credenciadas ao custo entre de R$ 167,67 e R$ 252,18.
Com essa identidade digital o gestor consegue assinar documentos, se comunicar com a Receita Federal, acessar programas de órgãos públicos e privados, entrar no Conectividade Social, emitir nota fiscal eletrônica (NF-e), a nota fiscal de consumidor eletrônica (NFC-e), entre outras operações.
