O Brasil é um dos países com mais tributos para as organizações. De acordo com o Banco Mundial, uma organização nacional deve dispor quase 2 mil horas de trabalho por ano com obrigações tributárias – seis vezes mais do que os demais países da América Latina e Caribe, cuja média anual é de 332 horas.

Nesta seara, inclui-se, o pagamento de tributos, taxas, encargos e, em caso de descumprimento de qualquer trâmite burocrático, multas que podem ser prejudiciais ao lucro da empresa.

Portanto, para lidar com parte dessa lista de burocracia e responsabilidades, o governo passou a exigir dos empregadores diversos documentos comprobatórios, tanto do vínculo com seus empregados, como demonstrativos de pagamentos.

Sendo assim, parte do pacote da reforma trabalhista, criou-se em 2014, por meio do decreto 8.373/2014, o eSocial que objetiva unificar todos os dados trabalhistas, tributários e previdenciários das empresas brasileiras.

O sistema foi criado para reduzir a burocracia e facilitar o cumprimento das obrigações, a utilização do sistema eletrônico passou a ser obrigatória a partir de 2018, entretanto, alguns empresários ainda desconhecem suas facilidades e benefícios.

Entre as vantagens para o empregador, estão melhor controle sobre o cadastro dos funcionários, bem como realizar cálculos trabalhistas mais precisos. Por sua vez, o funcionário tem a segurança de que sua situação junto à empresa é transparente e efetiva na garantia dos direitos trabalhistas.

Essa rotina chega como aliada às demais para facilitar o acesso à informação e fiscalização e ajudam o empresário a acompanhar todas as obrigações trabalhistas a fim de evitar possíveis processos e garantir que elas sejam cumpridas.

Vejamos a seguir os principais pontos desta documentação que, ao que tudo indica, chegou para facilitar a documentação contratual entre empregado e funcionário, além de otimizar tempo e organizar as burocracias de uma empresa.

O que é eSocial e para que serve?

Com a criação do eSocial em 2014, por meio do decreto 8.373/2014, muitos empresários puderam ter, em mãos, de forma facilitada toda a vida burocrática de cada funcionário.

O documento permite unificar os dados trabalhistas, tributários e previdenciários das empresas brasileiras. As alterações também pretendem facilitar o acesso à informação e fiscalização.

Desta forma, as rotinas contábeis da empresa também podem ser unificadas e o empregador pode, por exemplo, evitar o atraso na entrega de declarações e manter em dia todos os documentos fiscais.

Essa documentação, assim como as demais, pode ser melhor entendida com o auxílio de um escritório contábil reconhecido e com experiência neste e outros assuntos burocráticos, garantindo que a empresa esteja em dia com a legislação.

O eSocial é utilizado, portanto, para questões previdenciárias e trabalhistas, que tem o objetivo de facilitar o envio dos dados sobre trabalhadores para um site e permitir que as empresas prestem essas informações apenas uma vez.

Essa documentação, com o passar do tempo, sofreu alterações que possibilitam facilitar ainda mais o acesso aos documentos e à plataforma pelos empregadores. Desta forma, foi estabelecida uma plataforma para facilitar ainda mais o acesso a estas informações.

O envio das informações dos empregados e estagiários está passando por mais mudanças, devido ao novo layout conhecido como eSocial Simplificado, que pretende substituir a anterior e, assim, desburocratizar  esse sistema de registros a partir deste ano.

O eSocial trata-se, então, de um Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. Ele simplifica e facilita o registro e acesso às informações dos trabalhadores.

Quem deve aderir ao eSocial?

A rotina empresarial é repleta de obrigações fiscais, contábeis e trabalhistas, portanto, a chegada do eSocial tem a finalidade de facilitar esses processos e unificar as informações em um único documento, enviado de forma eletrônica para um site do governo.

Todas as pessoas – física ou jurídica – que sejam contratantes de determinados serviços que culminem em obrigações trabalhistas, previdenciárias ou tributárias devem fazer o registro dos trabalhadores no eSocial.

A adesão ao eSocial é obrigatória e os empregadores devem utilizá-la para o controle dos empregados de qualquer natureza, incluindo, os domésticos.

Já o eSocial empresas, deve ser considerado para qualquer porte, setor ou faturamento: Microempresas (ME), Empresas de Pequeno Porte (EPP), Microempreendedores Individuais (MEI) – com um funcionário ativo. Nessa situação, as companhias precisam contratar sistemas que se integram ao eSocial.

As empresas devem registrar no eSocial todas as informações da vida do trabalhador, entre elas, folha de pagamento do mês; comunicados de dispensa; livro de registro de empregados (LRE); além da Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT); a Guia de Recolhimento do FGTS; a Carteira de trabalho e previdência social (CTPS), bem como o quadro de horários de trabalho (QHT); a Guia da Previdência Social (GPS); o Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) e o Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD).

O que é o eSocial para o trabalhador?

Assim como o eSocial chegou para ser um facilitador na prestação de informações burocráticas a respeito da vida do trabalhador, para o empresário se torna uma ferramenta útil e rápida que promete unificar em um único documento essa documentação.

O eSocial dá acesso às operações mais padronizadas e com menos erros de informações. Ao aderir à ferramenta, as empresas simplificam o processo, centralizam todas as informações dos colaboradores e minimizam os riscos de erros de cálculos.

Já para o trabalhador, um dos principais benefícios do eSocial é a integração entre diversas áreas da empresa, como RH, contabilidade, departamento pessoal, dentre outras. Assim, evita-se a repetição de informações como acontecia antes, quando diversas equipes da empresa forneciam dados repetitivos.

Com esses benefícios, as empresas conquistam mais segurança jurídica e também garantem que todas as informações necessárias sejam compartilhadas com os órgãos públicos.

Esse sistema permite a segurança para ambos, pois possibilita que empregadores façam mudanças no formato de contratação, modernizando processos, digitalizando operações e melhorando as formas de prestação de contas quanto a pagamentos realizados, serviços prestados, serviços tomados, segurança do trabalho, entre outros.

Como se cadastrar no programa eSocial

Junto ao surgimento do eSocial para funcionários em geral, o governo fez alterações e incluiu os empregados domésticos à plataforma, por meio da Lei Complementar 150 (PEC dos domésticos), fazendo com o que o cadastro no eSocial se tornasse obrigatório também para todos os contratos de trabalho doméstico.

Para manter a regularidade e atender às disposições legais, é fundamental saber como fazer o cadastro e quais são as informações necessárias para isso. Entre as documentações, alguns pontos são fundamentais para se cadastrar no sistema:

• Verifique o seu CPF: é importante que ele esteja regularizado. Em caso de estar bloqueado pela Receita Federal, antes de cadastrar no eSocial é preciso sanar todas as pendências.
• Acesse o site do eSocial criando um login e uma senha: https://login.esocial.gov.br/CodigoAcesso.aspx. Nesta etapa será preciso gerar o código de acesso, preenchendo o CPF e a data de nascimento. As informações do sistema são integradas com os dados da Receita Federal, da Previdência Social e da Caixa Econômica Federal.
• Cadastre os dados do empregado: já no sistema, o primeiro passo é o cadastro do empregado informando o e-mail, números de telefone fixo e/ou celular. Essas informações, mesmo depois de salvas, devem ser atualizadas constantemente. Nesta fase é possível, ainda, incluir informações complementares, como indicação de pessoa física ou informações da empresa de software, caso o empregador não esteja utilizando o sistema próprio do eSocial.
• Registre o trabalhador: é importante incluir todas as informações do empregado. Ali, será informada as condições contratuais, sendo importante, também, a atualização constante. Inclua nesta etapa, data de nascimento, admissão, o grupo e a categoria do empregado, escolhendo a opção de cada um disponível na plataforma. Feito isso, o sistema abrirá as próximas telas, solicitando essas informações do empregado:
• país de nascimento;
• número do NIS (NIT/PIS/PASEP/SUS)
• estado civil;
• raça;
• escolaridade;
• cidade e estado;
• dados da Carteira de Trabalho e Previdência Social (número, número de série e UF de expedição);
• informações de contato (telefone fixo, celular e e-mail);
• endereço completo.

A partir daí, o sistema é intuitivo, ou seja, basta dar andamento no preenchimento das informações do contrato de trabalho, tais como:

• tipo de contrato (por prazo determinado ou indeterminado);
• cargo;
• salário base;
• periodicidade do pagamento (semanal, quinzenal, mensal etc.);
• endereço completo de onde serão exercidas as funções;
• jornada de trabalho.

Documentos para se cadastrar no eSocial

O eSocial é um sistema virtual de escrituração de obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas que traz benefícios tanto para os empregadores, quanto para os funcionários.

Para o cadastro, é preciso tem em mãos documentos relativos à empresa e ao empregado, como qualificação fiscal, qualificações administrativas referente à atividade e ao ambiente do trabalho e os documentos que identifiquem a pessoa e a atividade, como por exemplo, CNPJ, CPF, NIS, PIS/PASEP, Declaração de Imposto de Renda, Contrato Social, etc.

O primeiro passo para realizar o cadastro no sistema eSocial é providenciar um Certificado Digital emitido por uma empresa certificadora autorizada pela ICP-Brasil. Assim, o empregador poderá assinar digitalmente os atos e documentos enviados pelo sistema.

Tendo em mãos os documentos relativos à identificação da empresa e da atividade é só preencher os dados requeridos pelo sistema eSocial. O próprio site disponibiliza os modelos das tabelas a serem preenchidas de acordo com o tipo de empregador e atividade realizada.

Desta forma, é preciso analisar os códigos constantes nas tabelas e confrontar com as características da pessoa empregadora e da pessoa que prestou o serviço.

Como se cadastrar no eSocial doméstico

Os empresários que possuem trabalhadores domésticos devem seguir os mesmos passos do eSocial, porém, a forma é mais simples. Basta informar o CPF e os dados pessoais requeridos pelo sistema.

Neste caso, o empregador deve informar o CPF, cargo do funcionário, remuneração, entre outras informações e seguir o passo a passo do sistema. Para todos os cadastros no sistema, um especialista contábil pode trazer mais segurança e rapidez na operação.

É importante lembrar que para realizar cadastro de qualquer trabalhador, o empregador deve estar com os documentos pessoais regularizados, principalmente o CPF e, ainda, estar devidamente cadastrado no eSocial.

Basicamente, o cadastro do empregado doméstico é dividido em duas etapas: dados cadastrais e contratuais com informações complementares, porém distintas:

Dados cadastrais: Nome completo, CPF, Sexo, Data de Nascimento, País de Nascimento, Raça, Estado Civil, Escolaridade, Nº do NIS, Nº da Carteira de Trabalho, Endereço Residencial e se há dependentes.

Dados contratuais: Data de Admissão, Cargo, Salário, Endereço do Local de Trabalho e Jornada de Trabalho. Com todos os formulários preenchidos e salvos, seu empregado doméstico passa a estar com status “Ativo” no eSocial.

MEI tem que se cadastrar no eSocial?

Em princípio, o cadastro de Microempreendedores Individuais (MEI) era facultativo, portanto, em 2019 houve mudanças no processo e a operação passou a ser obrigatória aos empresários que possuem até mesmo apenas um empregado.

No Brasil, mais de 8 milhões de trabalhadores estão enquadrados como MEI e, destes, cerca de 150 mil possuem empregados formalizados. A contratação de um funcionário pela MEI, portanto, segue moldes semelhantes ao que é feito nas empresas.

Para fazer o cadastro na plataforma e-Social, o MEI que tiver um empregado, precisará comprar uma Certificação tipo A1, em que o acesso custa em torno de R$ 250 reais. De acordo com o site do eSocial, do Governo FEderal, os MEIs poderão prestar suas informações das seguintes formas, de acordo com sua realidade:

• eSocial Web Simplificado MEI:  É uma ferramenta online desenvolvida para auxiliar o MEI na prestação das informações que funciona de modo semelhante ao eSocial módulo Empregador Doméstico. Realiza cálculos automáticos e integra os eventos com a folha (férias, afastamentos, desligamentos, etc.), além de facilitar o gerenciamento da folha de pagamento, a admissão do empregado e a geração da guia de recolhimento. É a melhor escolha para o MEI que deseja ele mesmo prestar as informações diretamente no sistema. Não é necessário ter certificado digital.
• eSocial módulo geral Web Empresas: Se o MEI tiver uma situação jurídica não contemplada no sistema simplificado, poderá se valer do módulo geral Web Empresas. Nesse módulo online é possível prestar todas as informações previstas para o eSocial. É considerado um módulo avançado e, apesar de qualquer MEI poder prestar as informações diretamente, é mais indicado para aqueles com alguma experiência com folhas de pagamento. Também não será necessário ter certificado digital, se o próprio MEI acessar esse ambiente.
• eSocial Web service: É a maneira padrão de prestar informações ao eSocial por meio da utilização de software próprio compatível com a transmissão dos arquivos no formato do eSocial (.xml). Em geral, é a escolha dos escritórios de contabilidade (embora eles também possam usar o sistema online). Será necessário ter certificado digital e, caso as informações sejam prestadas pelo contador, será necessário o cadastramento de procuração eletrônica.

Como fazer consulta de qualificação cadastral eSocial?

Como o sistema é informatizado, todos os dados e informações fornecidas ao eSocial ficam disponíveis aos empregadores, basta acessar o sistema com o login e senha criados no momento do cadastro.

No portal do eSocial é disponibilizada a opção de “Consulta a Qualificação Cadastral“. Nesta opção, tanto o empregador como o empregado ou prestador de serviço terão acesso à regularidade da sua situação cadastral, sendo que havendo qualquer divergência o sistema acusará neste sentido.

Para ter acesso, basta dispor das informações básicas do trabalhador ou prestador de serviço: nome, CPF, data de nascimento e NIS e saber se a situação do cadastro com suas informações básicas estão disponíveis no portal eSocial.

Já os dados referentes às contribuições sociais podem ser consultados no portal eletrônico do INSS (www.meu.inss.gov.br) e o FGTS pode ser consultado no portal próprio do FGTS (www.fgts.gov.br).

Conclusão

A rotina empresarial no Brasil é composta de diversas obrigações, sejam elas fiscais, tributárias, trabalhistas ou previdenciárias, cada uma possui suas particularidades e a irregularidade em algumas delas pode ter consequências graves à vida do empregador.

Para cumprir todas as obrigações e ficar livre de riscos como multas e o pagamento de taxas desnecessárias, algumas plataformas e sistemas do Governo estão à disposição com o objetivo de facilitar e unificar as informações cadastrais dos empregados.

Uma delas é o eSocial, criado em 2014, com a finalidade de unir todas as questões burocráticas de cada funcionário em um único sistema. Com todos os documentos organizados e atualizados, as empresas poderão realizar uma gestão de riscos mais eficiente e adotar medidas estratégicas para o crescimento, para a redução de despesas e muito mais.

Saber da rotina e da situação de cada funcionário faz toda a diferença na dinâmica empresarial, portanto, abastecer a plataforma do eSocial de forma detalhada pode se tornar uma estratégia vantajosa para o empresário que oferece informações aos órgãos competentes de forma mais ágil e otimizada.

Essa rotina de preenchimento do eSocial pode ser realizada com a ajuda de um escritório contábil responsável, pois qualquer dado equivocado gerará irregularidades que podem prejudicar tanto o empregador, quanto seu funcionário.

Para facilitar o processo, a Assensus Contabilidade conta com profissionais especializados em gestão do eSocial, que ajudarão os empresários em todas as etapas do registro de seu empregado doméstico ou que se enquadre em outra categoria, desde o cadastro até o cálculo do holerite de pagamento salarial.

Com os especialistas da Assensus Contabilidade é possível organizar as informações de determinados setores e criar uma única base de dados central da empresa. Saiba mais sobre nossa atuação neste assunto e simplifique suas operações. Entre em contato conosco!

Author: Marketing AssensusDep. de Marketing da Assensus