Em um mundo globalizado, assegurar a qualidade de dados realizada por meio de uma gestão eficiente, organizada e automatizada é fundamental para o desenvolvimento econômico de qualquer empreendimento, independentemente do seu ramo de atuação ou do tamanho do negócio.
Uma das ferramentas que permite reconciliar, comparar e consolidar qualquer tipo de informação, de forma rápida é a conciliação financeira.
Prática fundamental para toda empresa, ela viabiliza a identificação de divergências de valores pagos e recebidos, potencializando lucros, e, por consequência, evitando possíveis perdas financeiras. Realizada por meio de processos simples, requer muita atenção dos profissionais envolvidos.
Para facilitar ainda mais o controle dos dados, o ideal é que a conciliação financeira seja feita diariamente, pois além de facilitar o controle, evita o acúmulo de pendências, e por consequência, possíveis prejuízos, que poderiam ser gerados, caso, algum valor fosse estornado e não identificado a tempo.
Em resumo, a operação trata de um dos processos mais significativos dentro da empresa, pois seus dados permitem uma profunda análise de informações básicas, como custos, controle de estoque, investimentos, entre outras operações.
Sendo assim, a melhor forma de iniciar a conciliação financeira é pela verificação da movimentação no extrato bancário e a chegada das contas a pagar e receber. Desta forma, a identificação de cada valor, seus respectivos fins e o saldo bancário serão mais bem controladas.
O monitoramento dependerá de alguns fatores, que podem interferir ou servir de facilitador nesse controle diário. Entre eles estão o volume das vendas e as operações bancárias.
Por isso é tão importante que sejam adotadas uma conciliação automatizada, que visa exatamente acelerar os processos, eliminando papéis, como extratos bancários, além de agilizar a separação das contas por períodos, sem a necessidade de conferências de valor por valor. Um bom sistema de gestão financeira permite a integração dos processos, centralizando os dados em um único ambiente.
Isso permite o acesso de toda equipe, agilizando o atendimento e as consultas. E podem ser feitas por meio de plataformas de gestão com processos automatizados e com integração via API,que permitem gerir as transações financeiras; as integrações com outros sistemas, como aplicativos ou lojas on-line; a emissão de boletos on-line e até os recebimentos em banco do movimento de cartão de crédito.
Com maior controle de dados em suas mãos, maior serão as vantagens competitivas em meio a um mercado consumidor cada vez mais competitivo.
Portanto, adotar a conciliação financeira automatizada significa estar um passo à frente da concorrência. E se você quer mais informações para impulsionar o seu negócio com soluções sustentáveis, confira a seguir qual o grau de importância que essa ferramenta representa para a rotina financeira da empresa.
O que é conciliação financeira?
Conhecida também como conciliação bancária, a conciliação financeira é um importante processo para a gestão de recebíveis e de pagamentos. Controle e comparação dos dados financeiros estão entre suas diretrizes de trabalho. Como por exemplo, a conferência de extratos bancários, a movimentação de caixa ou das vendas realizadas por meio de cartão de crédito, essenciais para o controle do fluxo de caixa.
A conciliação financeira permite que a empresa esteja segura de que todas as suas transações foram efetuadas corretamente e que seus saldos disponíveis nos bancos estão dentro do esperado.
Esse hábito assegura aperfeiçoar a administração da tesouraria, garantindo números e indicadores fidedignos e precisos. A partir de uma base de informações corretas, as decisões de investimentos e o acompanhamento da performance financeira, irá assegurar aos gestores uma tomada de decisões consciente.
Importância da conciliação financeira para a contabilidade da empresa
Essencial para os negócios, independente do seu tamanho, a conciliação financeira permite aos gestores a correta leitura das informações e indicadores atrelados ao seu contas a pagar e ao conta a receber.
A ausência de informações precisas, podem levar o negócio a prejuízos financeiros e a decisões equivocadas, comprometendo o seu futuro. Adotar ferramentas corretas, irá proporcionar ao gestor agilidade e controle das movimentações, assertividade dos números e a possibilidade de adotar estratégias efetivas para o desenvolvimento da sua organização. Entre as principais vantagens desse processo destacamos:
1 – Aumento da segurança nos pagamentos de fornecedores e funcionários
Iniciativa que representa um grande desafio das empresas, em especial, as que mantêm vários pontos de vendas, bem como um número significativo de colaboradores e fornecedores.
A conciliação financeira assegura que os valores correspondentes a estas operações sejam debitados corretamente na conta da empresa. Para que isso não ocorra, adotar sistemas de gestão eficientes potencializa as operações, pois irão unificar as instituições financeiras em uma única plataforma, permitindo que todas as ações sejam realizadas on-line.
2 – Assegurar que os títulos pagos sejam creditados na conta corretamente
Essa operação representa um grande desafio para o setor financeiro da empresa, que normalmente enfrenta dificuldades para realizar o controle de títulos, gerar segunda via de boletos, além de ter que acessar vários portais para poder acompanhar as cobranças.
Por isso é tão importante, dentro da conciliação financeira, que o gestor adote também ferramentas específicas para garantir a conciliação de cobrança de forma eficiente e ágil.
3- Comprovar que as tarifas estão sendo cobradas com exatidão
Este item é um dos mais sensíveis no meio financeiro, pois se a empresa não souber de forma clara e exata quais são os valores ou percentuais cobrados nos seus serviços bancários, ela perde o controle, podendo nem identificar divergência de valores neste tipo de cobrança.
Para minimizar o problema a empresa deve implantar sistemas e gestão, que se tornam importantes aliados no controle da movimentação da empresa, colaborando para evitar perdas financeiras.
4- Agilizar com segurança a tomada de decisões financeiras
Talvez essa seja uma das principais estratégias de conciliação financeira, que devem ser adotadas pela empresa para aperfeiçoar seus resultados.
A medida estrutura bem os processos de informações, proporcionando melhor controle das movimentações financeiras e, consequentemente, decisões mais efetivas, que contribuam para a formação de uma base de dados segura, sólida e fundamentada em dados reais e concretos.
Etapas da conciliação financeira
Para garantir dados seguros é preciso fazer os lançamentos diários. Uma das etapas desse processo é atualizar todos os dias os dados bancários, conferindo todos os lançamentos do extrato, em especial os pagamentos e os saldos.
A medida evitará alguns erros como lançamentos divergentes, débitos indevidos, cheques não compensados, débitos de taxas ou impostos que não haviam sido previstos anteriormente, entre outras operações.
Conciliação de cartões
A iniciativa consiste em conferir os dados das vendas via cartões com os valores recebidos pela operadora, verificando, dados, como por exemplo, se os repasses e a cobrança de taxas foram feitos corretamente.
Essa etapa engloba ainda as conciliações de vendas, dos recebimentos, a bancária e a de cartões. Esse processo poderia até ser manual, mas resolver problemas, acelerando processos é uma das metas da conciliação de cartões.
Para realizar esse tipo de conciliação é importante que os registros da movimentação sejam diários, acompanhando ainda as taxas dos cartões,baixando relatórios dos valores repassados pelas operadoras, controlando os extratos bancários, os recebíveis, além de manter em dia todas as possíveis correções.
Conciliação de pagamentos
Com esta prática a empresa gerencia os pagamentos de fornecedores e de funcionários, realizada por meio de sistemas de gestão específicos e da troca de informações com bancos.
Desta forma terá meios para identificar todos os valores debitados na conta corrente da empresa. Etapa esta, que deve ser realizada a partir da comparação de todos os lançamentos de débitos de pagamentos agendados no sistema de gestão interno.
Entre eles as transferências de valores realizadas por DOCs ou TEDs, boletos bancários, cheques compensados, pagamento da folha de colaboradores e fornecedores. Portanto, é seguro afirmar que adotar ferramentas automatizadas para este tipo de operação garante melhores resultados e visão deste tipo de custo operacional.
Conciliação de cobrança
De forma geral, este tipo de operação consiste em administrar melhor a carteira de cobrança da empresa. Uma forma de melhor acompanhar o movimento de títulos e suas liquidações, bem como se os valores foram creditados corretamente na conta bancária.
Realizada por meio de sistemas de gestão específicos para essa operação, a conciliação de cobrança irá assegurar que tudo o que a empresa recebeu seja creditado em sua conta. Adotando melhores práticas de gestão financeira, além de ter maior controle sobre estes valores, a empresa tem uma significativa redução na inadimplência.
Conciliação bancária
Esta é uma ferramenta que permitirá à empresa comparar seu controle interno com tudo o que já entrou ou saiu da sua empresa e foi lançado no extrato bancário em um determinado período. Ou seja, permite um confronto de informações bancárias, centralizando dados, verificando se a empresa está honrando com seus compromissos e se as cobranças estão sendo efetuadas corretamente.
A conciliação bancária permite que a empresa mantenha a saúde financeira em dia, com todas as informações armazenadas em um só lugar. Portanto, os lançamentos precisam ser diários, para que o setor financeiro da empresa tenha dados exatos das movimentações e maior controle das finanças da empresa.
A conciliação bancária permite ainda que a empresa saiba se não houve fraudes internas ou atrasos no desconto de cheques. Além disso, favorece a comunicação com o setor contábil da empresa, que passa a ter informações certeiras para o fechamento financeiro do mês.
Passo a passo para uma conciliação financeira eficiente
Já sabemos que a conciliação financeira da empresa passa por um maior controle do fluxo de caixa, bem como ter à mão os dados de todas as contas a serem pagas, a correção de dados, a comparação de valores, o envio dessa conciliação à contabilidade, além de determinar o período para a conciliação. Desta forma é importante:
Manter diariamente registro de movimentações financeiras
Todas as contas a pagar ou a receber devem ser organizadas e registradas, independentes se forem gastos fixos ou variáveis. É preciso ainda, verificar diariamente o fluxo de caixa, avaliar o capital de giro, determinar padrões de crédito para os clientes, planejar o estoque, sempre pensando em tudo a curto e em longo prazo.
Desta forma, a empresa terá melhor visão comparativa de suas contas, maior organização das cobranças e do fluxo de caixa. Assim, combinando planejamento e organização financeira, o gestor terá maior clareza sobre o movimento de suas receitas e despesas.
Conferência diária de saldo em extrato bancário
Conferir diariamente os dados bancários é regra fundamental para o gestor estar atualizado sobre a situação financeira da sua empresa. Para os iniciantes nesse tipo de trabalho, realizar a conciliação bancária a partir de uma planilha, pode ser a solução mais acertada.
Ela pode ser feita no Excel, por exemplo, onde todos os campos devem ser preenchidos de acordo com as informações desejadas. Reforçando que o registro das movimentações bancárias deve ser diário. Entre eles, tarifas, pagamentos dos clientes, de empréstimos, de fornecedores, de salários, de impostos, entre outros. Todas as contas bancárias devem ser incluídas neste registro.
Checagem de dados constantes no extrato
Este é um trabalho que pode ser enfadonho, porém é essencial para se saber se os saldos iniciais e os finais do controle interno batem com os extratos bancários. Nesta fase é preciso se atentar às datas dos lançamentos do extrato e os valores. Estando tudo certo, essa checagem de dados evita, por exemplo, que a empresa tenha que pagar multas por atraso de algum tipo de pagamento.
Correção de eventuais diferenças encontradas
Lembrando-se de nunca deixar para amanhã o que se pode fazer hoje, a correção de alguma diferença ou erro encontrado na conferência de dados bancários, deve ser imediata. Isso terá reflexo direto no controle interno das finanças. Também é preciso checar os motivos que levaram a esta divergência.
Uma boa estratégia para se ter a resposta é trabalhar com a metodologia FCA (fato, caso, ação), por meio dos cinco porquês. Esse tempo dedicado à análise evitará que o problema possa se repetir no mês seguinte. Reforçando que o processo de conciliação bancária exige cautela e atenção redobradas.
Dicas para montagem de planilha de conciliação financeira no Excel
Considerada importante instrumento para acompanhar e classificar a movimentação financeira da empresa, a planilha facilita a conciliação bancária. É por meio dela que o gestor identifica seus gastos e seus recebimentos de forma clara e segura.
Para isso, é primordial guardar todos os documentos e recibos, para posterior comprovação. Separamos aqui algumas dicas importantes para elaboração eficaz da planilha de conciliação financeira:
- Separe todas as contas, organizando os documentos de acordo com a ordem de pagamento e fornecedor. Além disso, os dados de cada conta bancária também devem ser separados, para que a conciliação de cada uma delas seja feita separadamente.
- Análise dos saldos de cada uma das contas bancárias, conferindo os valores com o controle interno do fluxo de caixa.
- Confira as datas das transações. Informações sobre as taxas bancárias, juros de todas as transações demonstradas no extrato precisam bater com o controle interno.
- Faça as correções indispensáveis o mais rápido possível. A medida evita análise de dados imaginários, assegurando tomadas de decisões rápidas e assertivas.
- Guarde todos os documentos fiscais, como notas, cupons, recibos, boletos, comprovantes e demais documentos citados na conciliação bancária, junto ao extrato e ao controle interno. A medida irá melhorar a gestão financeira da empresa, garantindo que o gestor tenha maior controle de cada item que conste no extrato bancário.
Suporte profissional para a contabilidade da empresa
É o profissional da contabilidade que exerce papel de destaque, quando o assunto é organização da empresa. Partindo da estruturação contábil ao planejamento fiscal financeiro, é o contador quem tem a capacidade de medir o retorno do capital investido.
Ele cuidará de todos os dados financeiros e tributários, além de colaborar na tomada das melhores decisões para o desenvolvimento da empresa. Empresas como a Assensus Contabilidade são responsáveis em apresentar aos gestores, todos os valores de seus custos, despesas, receitas, lucros, ativos e passivos do empreendimento. Um importante instrumento de gerenciamento e de planejamento estratégico organizacional.
Gerenciar a área administrativo-financeira de uma empresa exige conhecimento técnico e ferramentas modernas que a Assensus Contabilidade disponibiliza para que todas as etapas sejam simplificadas, em especial todo o processo de conciliação financeira.
Conclusão
Como vimos, o controle financeiro de uma empresa é ferramenta essencial na gestão e no crescimento do negócio. Segundo o Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), esse é o principal motivo pelo qual a metade dos empreendedores fecham as portas após os três primeiros anos de funcionamento.
Para evitar chegar a esta situação, ter em mãos os dados exatos e claros do fluxo de caixa é essencial para uma boa gestão das finanças. Adotar modernas ferramentas de gerenciamento de dados como a conciliação financeira é fundamental na realização de análises críticas e construtivas. Basicamente a conciliação financeira para por uma conciliação bancária bem executada, onde o empresário tem o total controle da vida financeira de sua empresa.
Demonstrativos financeiros são importantes para organizar as finanças, bem como orientar os gestores nas tomadas de decisões. Automatizar esses processos é o ponto de partida para se ter a real noção dos dados, como contas a pagar e a receber, extratos bancários, entre outros documentos.
Ela deve ser uma aliada da conciliação financeira e isso passa pela implantação de sistemas de gestão financeira eficiente e sites especializados nesse tipo de atividade. Eles trazem segurança, mobilidade e conectividade a qualquer hora e lugar.
A tarefa é complexa, mas, com a parceria e assessoria da Assensus Contabilidade é possível ter um planejamento financeiro que mostre à empresa os caminhos possíveis para se chegar ao futuro com maior controle financeiro e segurança, tudo com automação (integrado).
