O sucesso de toda empresa passa indiscutivelmente pelo dinheiro, e ter uma gestão de custos eficiente te permite ir em direção a uma empresa bem-sucedida. Afinal, boas ideias não funcionam sem boa execução e você vai entender o porquê.
Toda decisão passa pelo dinheiro, seja na sua vida pessoal ou profissional, e as consequências de não gerir bem o seu são quase sempre catastróficas. Se você não sabe ao certo quanto ganha e nem quanto gasta, a tendência é de gastar mais do que pode.
O proprietário do negócio precisa ter total ciência dos dados financeiros da empresa, pois por mais que tudo possa ser terceirizado, a decisão final é dele. Portanto, estar por dentro do cotidiano da empresa é o primeiro passo para ter uma gestão de custos boa.
A partir do momento que o dinheiro é gerido, o preço final do serviço ou produto se altera, sabendo que toda etapa da produção de algo custa dinheiro. Ou seja, seria muito desagradável produzir muito e faturar pouco por uma margem de lucro pequena.
Neste artigo, você verá tudo sobre a gestão de custos, desde seu conceito e funcionalidades, quais são seus benefícios e acima de tudo, como aplicá-la bem. Não a despreze, pois uma boa gestão separa grandes empresas de apenas boas ideias.
O que é gestão de custos?
A definição é simples, apesar de profunda e complexa de ser executada: gestão de custos é o detalhamento financeiro de cada etapa da linha de produção. Isso quer dizer que, é basicamente o registro de quanto se gasta com cada parte do produto/serviço.
Os empreendedores têm sempre muitas obrigações a fazer, e aplicar esse controle em todos os seus produtos parece uma loucura, algo impossível. Porém, sem os dados em mãos, a empresa já começa com riscos de fracasso.
Mas por que esses dados são tão necessários?
Quando não se sabe quanto se gasta, não se sabe quanto lucra, automaticamente não é possível entender a hora de aplicar uma nova política ou lançar produtos. Qual é o motivo de comemorar um aumento nas vendas quando se tem prejuízo a cada uma?
Do mesmo modo que você precisa saber quanto custa para abrir uma empresa quando está pensando no início, precisa saber quanto ela custa para se manter. Aplicar a gestão de custos atualmente é a diferença de sucesso ou falência de uma companhia.
Tudo isso culmina no fator mais importante: os preços! Se você deseja ter um lucro de 100% em cada produto vendido, precisa obrigatoriamente calcular quanto gasta em cada etapa para chegar a um denominador comum.
Para que serve a gestão de custos?
Como dito anteriormente, a gestão de custos vai te auxiliar na definição da margem de lucro do seu negócio, até porque é a venda de seus produtos que define seu capital. Por isso, motivar sua equipe a anotar tudo vai ajudar a manter a noção do que ocorre.
E assim como numa escola, apesar de não gostar de certas matérias, você precisa se desenvolver em todas se quiser passar no vestibular. Essa analogia serve para negócios, pois mesmo se você achar números muito complicados, são eles que definem o sucesso.
Abaixo, você pode ver algumas áreas que o controle de custos aborda nas empresas:
- Informar sobre quão bem cada produto da empresa está se saindo com base em seu custo de produção, margem de lucro e quantidade vendida;
- Ajudar no desenvolvimento de áreas específicas, e para isso se tem o controle de estoque e margem de produção, também englobadas pela gestão financeira;
- Ser determinante na tomada de decisões das corporações, já que mudanças afetam todos os setores da companhia e é preciso detalhar quanto cada processo vai custar.
Mas não se desespere, pois apesar de parecer uma tarefa quase impossível de ser colocada em prática, existem diversos benefícios que compensam o esforço. Além disso, para facilitar, surgiram ferramentas que permitem os registros de maneira mais prática.
Benefícios para a empresa de uma boa gestão de custos
Por existirem muitos benefícios, resolvemos citar os mais relevantes para sua empresa:
Redução de custos – toda etapa pode ser simplificada e barateada, mas quando não se sabe onde está o custo desnecessário, não é possível fechar essa torneira. Sendo assim, com uma boa gestão de custos, você pode cortar seus gastos desnecessários.
Lucratividade – o aumento na margem de lucro também é consequência dos cortes de gastos desnecessários, uma vez que o preço da produção fica mais barato. Se o produto custava 100 reais para ser produzido e era vendido por 200 reais, se o custo de produção cair o preço cairá junto.
Competitividade – o dinheiro move a compra de matérias-primas, a mão de obra, o marketing, o dinheiro move os negócios! Uma vez que ele sobra com cortes cirúrgicos, caso aplicadas táticas corretas você estará sempre 1 passo à frente da concorrência.
Menos risco para os negócios – quando se tem toda a empresa na palma da mão, ou melhor, em planilhas, você tem o controle de todos os aspectos do seu negócio. Isso só ressalta a importância da contabilidade nas empresas, tornando-a uma visão de cima.
Como exercer uma boa gestão sobre os custos de um negócio?
Muito bem, agora que você já sabe do que se trata a gestão de custos e quão importante ela é, podemos partir para o próximo passo, que é identificar como executar ela. Lembrando que, para um tema tão complexo, você precisa estar em constante aprendizado para não ficar obsoleto.
Não existe fórmula mágica para ter uma boa gestão de custos, até porque cada empresa tem suas peculiaridades, mas existem exercícios diários que ajudam no processo.
São eles que vão te ajudar a ter um controle sobre as áreas de sua empresa e te ajudar a começar a usufruir dos benefícios anteriormente descritos.
Você vai notar que, à medida que lê as etapas, seu receio de não conseguir aplicar essa grande e importante tarefa vai desaparecendo. Isso acontece pois os passos a seguir dependem apenas de foco e colaboração do seu time.
Após tudo definido, é importante revisar outras vezes os custos para confirmar se os dados são verídicos. O balancete de verificação pode ser uma ótima ferramenta para isso, por exemplo!
Portanto, vamos conferir agora quais são as 3 etapas necessárias para aplicar uma boa gestão de custos em sua empresa e não se preocupar mais com as questões citadas.
Identificar e setorizar os custos do empreendimento
O primeiro passo para conseguir controlar as finanças da empresa é registrar tudo, sem exceção, que é gasto, independente do custo da compra. Nisso se encaixam gastos fixos e variáveis, ou seja, contas todos os meses no mesmo valor e outros que podem mudar.
Esse passo é óbvio de certa forma, afinal, sem ter cada custo em mãos é impossível organizá-los para poder tirar alguma conclusão em cima disso. Planilhas podem ser usadas, pois são simples de serem usadas e funcionam bem com anotações simples.
O próximo passo é setorizar cada parte desses valores gastos todos os meses, dividindo-os em categorias além de fixos e variáveis. Isso quer dizer que você deve ter uma visão de quanto custa cada despesa da sua empresa, independente do cunho dela.
Entre os exemplos estão: salários de funcionários, contas de consumo, matéria-prima, transporte de mercadorias, gastos emergenciais, impostos, entre outros. Essa etapa precisa de um bom planejamento tributário para saber quais impostos devem ser pagos.
Por fim, caso sua empresa tenha outros setores, é interessante dividir os custos por eles também, como a folha de pagamento da área de RH e de produção separadas. Com isso você adquire a visão geral da sua empresa.
Apenas executar a primeira etapa ajuda a resolver problemas, mas não é o suficiente, portanto, observe os próximos passos!
Manter um controle organizado das informações referentes a tais custos
Você já deu o primeiro passo, e após um longo trabalho anotando cada mínimo custo para construir belas planilhas organizadas, você precisa mantê-las atualizadas. Somente fazendo isso será possível fazer ajustes periodicamente.
Caso essa etapa não seja seguida, do que irão valer números desatualizados, principalmente em empresas, onde a situação costuma ser muito variável? Nesse momento entra sua equipe, que deve constantemente atualizar esses números.
Em suma, a etapa de controle organizado da gestão de custos consiste na manutenção dos números informados pela primeira vez, sempre fazendo revisões. Ao desenvolver o ato de anotar nos seus colaboradores, tudo ficará mais fácil.
O que serve de auxílio a eles é a modernidade, já que quando anotamos coisas manualmente e precisamos repassar para outros lugares, erros podem se tornar comuns. Planilhas automáticas são uma ótima solução barata e prática.
Uma planilha eletrônica automática consiste num sistema onde você precisa apenas digitar os dados e ela realiza todos os cálculos necessários. Isso facilita demais a checagem em caso de erro, pois a possibilidade de erro de cálculos já é descartada.
Porém, a planilha é só um exemplo de inovação tecnológica no auxílio da gestão de custos, e você precisa estar sempre ligado para não perder o timing de implementá-las. E esse é o tópico que será comentado a seguir:
Esteja atento às inovações tecnológicas que auxiliam na gestão de custos
A maior tendência que surgiu com a evolução da informática é a utilização de softwares, e com a gestão de custos não é diferente. Muitos deles servem como uma espécie de evolução para as planilhas citadas no tópico anterior, dispensando-as.
Muitas vezes esses softwares realizam os cálculos automaticamente e têm a “inteligência” para identificar padrões e os repetir se necessário. Isso entrega uma visão simples de entender e ao mesmo tempo completa sobre os gastos de sua empresa.
Além disso, você pode fazer simulações para entender o que precisa ser corrigido de um mês para o outro caso suas despesas tenham sido muito altas em um certo período. Por fim, os sistemas de frotas são soluções interessantes para solucionar gastos logísticos.
Eles oferecem diversos modos de rastrear e caracterizar sua carga para ampliar suas possibilidades de entrega, visando reduzir todos os gastos possíveis.
Esses sistemas calculam várias possibilidades para fazer o consumo de combustível e as horas trabalhadas pelo motorista serem menores, por exemplo, o que acaba gerando economia para a empresa.
Como foi dito na apresentação deste tópico, você precisa estar em constante estudo e aperfeiçoamento para não se tornar obsoleto. Sendo assim, quanto antes você aplicar cada uma das inovações que surgirem, mais cedo você obterá grandes resultados!
Como escolher um bom sistema de gestão?
Apesar de todos os sistemas de gestão de custos terem pontos positivos, não podemos esquecer que empresas são formadas por ideias humanas e por mão de obra humana. Apesar dessas 2 coisas integrarem sistemas, continuam sendo variáveis e únicas.
Tendo isso em mente, o tamanho da sua empresa, tipo de comércio exercido, planos para o futuro e até seu objetivo financeiro impactam na decisão de qual sistema usar. Para exemplificar isso, aqui vai um exemplo com finanças pessoais:
Raphael tem 20 anos, trabalha recebendo um salário-mínimo, paga seus serviços e itens de desejo e mora com os pais. Considerando a situação descrita, Raphael tem poucas contas a pagar, então por que ele deveria utilizar uma planilha bem detalhada?
Com sua empresa funciona da mesma forma, pois em certos casos não vale a pena implantar softwares modernos e complexos para gerenciar atividades simples. Além disso, existem mais alguns fatores que você deve levar em consideração:
- Transferência — quão fácil e seguro os dados apresentados podem ser alterados e compartilhados;
- Aderência — quanto mais facilmente as pessoas se adaptarem, mais simples ele é;
- Mobilidade — quão fácil de levá-lo em qualquer lugar o software é;
- Confiabilidade — pesquise antes para obter respostas sobre o nível de veracidade e lucidez que o software apresenta;
- Usabilidade — como o sistema pode ser introduzido na empresa sem entrar em conflito com outras áreas e ocasionando uma confusão ainda maior.
Auxílio profissional contábil na gestão de custos
Repetimos incansavelmente que você precisa ter ciência de todos os dados da sua empresa, considerando que a palavra final será sempre a sua. Porém, mesmo sabendo dos conceitos, é importante ter auxílio em áreas que você não tem o domínio absoluto.
Você pode até saber que existem softwares que facilitam o controle das finanças da sua empresa, mas como implementá-los? Como aprender a usar eles e, mais importante, ensinar seus colaboradores a usar também? Esse tipo de pergunta um profissional sabe responder.
A para essas situações em que o empreendedor não tem a confiança e conhecimento necessários que as empresas de contabilidade melhor se encaixam. Existem diversas opções no mercado, mas queremos te apresentar a Assensus Contabilidade!
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Conclusão
Para resumir, ao final de tudo isso apresentado, a gestão de custos se faz extremamente necessária para todas as situações em que empresas estão envolvidas. Tudo que você precisa saber sobre este tema relevante foi apresentado.
O conceito de gestão de custos é entender quanto cada etapa e setor da sua empresa custa para fazer cortes em coisas desnecessárias e melhorar sua margem de lucro. Como o que você lucra é o dinheiro pertencente a sua empresa, executar um bom controle é vital para o sucesso.
Entre os benefícios, se torna mais fácil reduzir custos, aumentar o lucro e qualidade dos produtos, além de investir mais em marketing e inovações para estar sempre 1 passo à frente da concorrência.
Por fim, para exercer uma boa gestão é preciso primeiro identificar todas as contas da empresa, do micro ao macro, e dividi-las em vários setores.
Após isso, seus funcionários precisam ser estimulados a sempre manterem os números registrados e bem treinados em caso de inovações tecnológicas, essas que sempre devem se fazer presentes na empresa.
Agora que você já entendeu todos os conceitos de gestão de custos, recomendamos a leitura do artigo sobre cultura e clima organizacional, um dos pontos mais importantes para se aplicar a gestão de custos!
