A princípio, é muito importante manter sua empresa dentro das regulamentações e das obrigações acessórias. Mas, você sabe quais são obrigações acessórias e quais os prazos para entrega?
Em resumo, todas as empresas têm obrigações a cumprir. Por exemplo, obrigações com seus clientes, obrigações legais e tributárias, entre outros.
Em relação às obrigações tributárias, elas podem ser divididas tanto em obrigações principais quanto obrigações acessórias. Nesse sentido, as obrigações principais se referem a apurar e pagar os impostos de acordo com o tipo de regime tributário da empresa.
Já as obrigações acessórias coletam dados extras que auxiliam os órgãos governamentais a apurar o funcionamento da empresa. Além disso, é importante ressaltar que elas podem ser declarações mensais, trimestrais ou anuais. E em resumo, elas mostram a situação financeira da empresa, bem como o pagamento de impostos.
Por isso, é fundamental entregar as declarações de obrigações acessórias dentro dos prazos. Caso contrário, a empresa pode ser multada. Como resultado, isso pode afetar o fluxo de caixa da empresa e até mesmo levar a falência.
Pensando nisso, a Assensus elaborou este texto com tudo o que a sua empresa precisa saber sobre as obrigações acessórias.
O que são obrigações acessórias?
Como dito anteriormente, as empresas possuem tanto obrigações principais quanto obrigações acessórias. E em resumo, as obrigações acessórias são os relatórios que as empresas devem entregar aos órgãos governamentais.
Além disso, esses relatórios são de acordo com o tipo de atividade desempenhada pela empresa e do regime tributário da mesma.
Obrigações principais x obrigações acessória?
Obrigações principais
Como o nome diz, a obrigação principal está relacionada aos tributos que a empresa deve pagar. A obrigação tributária principal surge com a ocorrência do fato gerador e extingue-se juntamente com o crédito tributário dela decorrente. Como exemplo, temos as contribuições trabalhistas, IPTU, tributos sobre produtos e serviços, entre outros.
Obrigações acessórias
A obrigação é acessória quando, por força de lei, a prestação a ser cumprida é a de fazer ou não fazer alguma coisa, ou permitir que ela seja feita pelo Fisco, tudo no interesse da arrecadação ou da fiscalização dos tributos. Como exemplo de obrigações acessórias, temos a escrituração das operações de circulação de mercadorias e prestações de serviços (notas fiscais), declarações, entre outras, que tem o objetivo de informar aos órgãos governamentais um relatório sobre as operações e dados da empresa, sendo importante para a análise dos tributos, e possíveis fraudes.
Regimes Tributários
Simples Nacional
O Simples Nacional é um regime tributário que unifica os principais tributos das Microempresas e Empresas de Pequeno Porte. Esse sistema tributário está em vigor desde 2007, sendo previsto na Lei Complementar nº 123 de 14 de dezembro de 2006.
Lucro Presumido
O Lucro presumido é um regime de tributação simplificado que para recolher o Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido (CSLL). Estabelecido pela lei 9.718/98, a sistemática de apuração é feita presunção de acordo com a atividade da empresa.
Lucro Real
É o regime estabelecido pela lei 9.249/95, onde é apurado o lucro da empresa, confrontando receita x despesa, e com as adições e exclusões e compensações definidas previstas em lei. Estabelecido o lucro líquido, apura-se o Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido (CSLL), quando devidos.
Lucro Arbitrado
É o regime onde geralmente é tido como uma penalidade do Fisco, quando a empresa aufere receitas desconhecidas. Ocorre quando a empresa deixa de cumprir as obrigações existentes por determinação do Lucro Real ou Lucro Presumido.
Obrigações acessórias comuns a todos os regimes tributários
SEFIP/GFIP
A Lei Federal n° 9.528, de 10 de dezembro de 1997, ao alterar a Lei n° 8.212/91, obrigou as empresas a prestarem ao INSS informações sobre as contribuições previdenciárias. Desse modo, essas informações podem ser usadas para realizar os cálculos para concessão de benefícios previdenciários.
Nesse sentido, o Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP) é um aplicativo da Caixa Econômica Federal que emite a Guia de Recolhimento de FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP).
Sendo assim, as empresas têm até o dia 7 de cada mês para transmitir o recolhimento de FGTS e até o dia 20 do mês seguinte para declarar o recolhimento das contribuições previdenciárias.
CAGED
A princípio, a lei nº 4.923 de dezembro de 1965 instituiu o sistema de Cadastro Geral de Empregados e Desempregados(CAGED). Dessa forma, o Ministério do Trabalho e Emprego consegue fiscalizar e acompanhar a situação da classe trabalhadora.
Nesse sentido, o objetivo do CAGED é criar um banco de dados sobre o mercado de trabalho. Bem como, compor o Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS). Além disso, ele faz o levantamento de dados sobre desemprego, e verifica se os vínculos trabalhistas estão ativos.
DIRF
A Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte(DIRF) é emitida pela fonte pagadora para informar a Receita Federal sobre o imposto de renda retido na fonte a fim de evitar sonegação fiscal. Nesse sentido, ela pode ser emitida tanto por pessoa física quanto por pessoa jurídica.
Logo, a DIRF informa a receita todos os pagamentos realizados no ano-calendário anterior. Por exemplo, pagamentos de salários aos funcionários e empresas terceirizadas.
Normalmente, o prazo de entrega é em fevereiro, entre o 15º dia útil até o último dia útil de fevereiro.
RAIS
A Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) é um relatório que deve ser entregue ao Ministério do Trabalho, instituído pelo Decreto 76.900, de 23/12/1975.
O objetivo do RAIS é sobretudo fiscalizar o cumprimento da legislação trabalhista e dos registros do FGTS. Bem como, monitorar os sistemas de arrecadação de benefícios previdenciários.
Além disso, visa realizar diversos estudos técnicos sobre o mercado de trabalho formal do Brasil. Sob o mesmo ponto de vista, o RAIS identifica quais trabalhadores possuem direito ao abono salarial PIS/PASEP.
Obrigações acessórias do Simples Nacional
DEFIS
A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais(DEFIS) tem como objetivo informar a Receita Federal os dados econômicos, fiscais e sociais de uma empresa. Além disso, ela informa quais impostos foram recolhidos da empresa no ano fiscal.
Nesse sentido, as principais informações apresentadas são os ganhos de capital, quantidade de empregados no início e no final do período da declaração, entre outros.
DAS
O Documento de Arrecadação do Simples Nacional(DAS) é uma guia unificada para o pagamento de impostos destinado as empresas optantes pelo Simples Nacional. Entre os impostos contidos no DAS estão:
Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica(IRPJ), Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI), Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL), Cofins — Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social.
Bem como, Programa de Integração Social (PIS), Contribuição Patronal Previdenciária (CPP), Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e Sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação (ICMS) e o Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISSQN).
DESTDA
Uma das obrigações acessórias das empresas optantes pelo Simples Nacional é a Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de Alíquota e Antecipação (DESTDA).
Em resumo, o objetivo da DESTDA é recolher o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços). Afinal, cada estado estabelece um valor de alíquota, e este diferencial deve ser pago pela empresa ao comprar uma mercadoria de outro estado.
Além do Diferencial de Alíquota, o DESTDA também recolhe um valor referente ao Fundo de Combate a Pobreza (FCP) e de Substituição Tributária (ST).
SINTEGRA
O Sistema Integrado de Informações Sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços (SINTEGRA) é um sistema central que integra os dados de entradas e saídas da empresa.
Nesse sentido, o SINTEGRA realiza a comunicação para todos os estados brasileiros através das informações emitidas pelas notas fiscais da empresa.
Com isso, o governo consegue unificar todas as informações estaduais e a partir disso controlar o fluxo de mercadorias.
DES
A Declaração Eletrônica de Serviços(DES) serve para escriturar os documentos fiscais emitidos pela empresa. Por exemplo, notas fiscais de serviço, bem como os documentos dos serviços tomados por terceiros.
Obrigações acessórias do Lucro Real, Lucro Presumido e Lucro Arbitrado
ECF
A instrução normativa RFB nº 1.422/2013 estabeleceu a substituição da Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica(DIPJ) pela Escrituração Contábil Fiscal (ECF).
Nesse sentido, a Escrituração Contábil Fiscal tem como objetivo declarar os rendimentos da pessoa jurídica que antes estavam na DIPJ. Entretanto, o nível de detalhamento das informações é bem maior e requer uma análise criteriosa de um contador
ECD
Assim como o EFD ICMS/IPI, a Escrituração Contábil Digital (ECD) é um relatório digital apresentado na plataforma SPED do governo federal. Foi instituída por meio da Instrução Normativa RFB n°1.420 de 19 de dezembro de 2013.
Seu objetivo, por sua vez, é substituir os relatórios contábeis em papel por documentos digitais. Nesse sentido, faz parte da Escrituração Contábil Digital os seguintes arquivos:
I – Livro Diário e seus auxiliares, se houver;
II – Livro Razão e seus auxiliares, se houver;
III – Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.
DCTF
A Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF) é uma obrigação fiscal mensal. Através dela a Secretaria da Receita Federal verifica os tributos apurados pela empresa, bem como os créditos que foram auferidos no período informado.
EFD Contribuições
A Escrituração Fiscal Digital da Contribuição, ou EFD Contribuições, é uma obrigação acessória responsável pelo PIS/PASEP e da COFINS. Nesse sentido, o objetivo da EFD Contribuições é realizar o registro fiscal e de apuração das contribuições do PIS/PASEP, COFINS e CPRB.
EFD ICMS/IPI (SPED Fiscal)
Segundo a Receita Federal, a Escrituração Fiscal Digital (EFD ICMS/IPI) é um relatório digital que é assinado digitalmente no ambiente SPED. Nesse sentido, ele conta com informações de interesse dos Fiscos das unidades federativas e da Secretaria da Receita Federal do Brasil.
Além disso, conta com os registros de apuração dos impostos referentes às operações e prestações praticadas pelo contribuinte.
SISCOSERV
O Sistema Integrado de Comércio Exterior de Serviços, Intangíveis e de Outras Operações que Produzam Variações no Patrimônio (SISCOSERV) busca registrar as informações sobre as transações realizadas entre residentes no Brasil e no exterior.
DAPI
DAPI é o nome da declaração de apuração e informação do ICMS que deve ser entregue, mensalmente, à SEF/MG, pelas microempresas e empresas de pequeno porte enquadradas no regime simplificado de apuração do ICMS.
GUIA ESTADUAL
A Guia de Informação e Apuração do ICMS (GIA) é uma declaração mensal referente a escrituração efetuada no Livro Fiscal Registro de Apuração do ICMS.
GIA- SUBSTITUIÇÃO TRIBUTÁRIA
A GIA-ST – Guia de Informação e Apuração do ICMS com Substituição Tributária é a declaração utilizada por contribuintes de outros Estados que na condição de responsável efetuam a retenção do imposto a favor do estado no qual residem.
LFE (Distrito Federal)
O Livro Fiscal Eletrônico (LFE) é uma declaração que visa demonstrar a apuração de ICMS para empresas que compram e vendem produtos e o valor do ISS a recolher para empresas prestadoras de serviços.
Este livro demonstrará de forma detalhada como o cálculo é realizado e qual o valor do imposto a ser pago, facilitando assim, a fiscalização para os órgãos competentes.
DES
A Declaração Eletrônica de Serviços (DES) serve para escriturar as notas fiscais de serviços tomados e prestados pela empresa. É uma declaração de competência municipal, onde a legislação local estabelece a necessidade e os parâmetros para a entrega.
Conheça os prazos de entrega das declarações obrigatórias
Obrigações acessórias mensais
- SINTEGRA: até o dia 15 do mês seguinte ao período da apuração;
- EFD ICMS/IPI: até o dia 25 do mês seguinte ao período da apuração;
- DCTF: até o 15º dia útil do 2º mês seguinte ao mês de ocorrência;
- EFD Contribuições: até o 10º dia útil do segundo mês seguinte ao de referência;
- Sefip/GFIP: até o dia 7;
- GPS: até o dia 20;
- Caged: até o dia 07 do mês seguinte ao mês de referência.
Obrigações acessórias anuais
- ECD: até o último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao ano-calendário;
- ECF: até o último dia útil do mês de junho do ano seguinte ao ano-calendário;
- Dirf: até o último dia útil de fevereiro de cada ano.
- Rais: até o início do mês de março de cada ano.
Livros fiscais e comerciais
Livro Razão
Em resumo, o livro razão visa registrar a escrituração da empresa através de dados cronológicos de todas as transações da empresa. Desse modo, ele consegue organizar esses dados em contas individuais.
Livro Diário
O Livro Diário é uma escrituração obrigatória estabelecida pelo Decreto-Lei 486 e regulamentada pelo Decreto-Lei 64.567. Sua função é sobretudo escriturar todas as movimentações diárias da empresa.
Livro Caixa
Em primeiro lugar, o livro caixa visa registrar a entrada e saída de dinheiro de uma empresa. Além disso, ele serve para registrar os pagamentos feitos em dinheiro, cheque e transferência. Nesse sentido, todos os comprovantes devem ser arquivados para realizar a manutenção do livro.
Livro de Registro de Duplicatas
A lei 5.474/1968 estabelece o Livro de Registro de Duplicatas como um documento obrigatório para todos os vendedores que efetuam vendas com prazo de pagamento de 30 ou mais dias.
Nesse sentido, o livro de registro de duplicatas escritura de forma cronológica todas as duplicatas emitidas.
Livro Registro de Entradas
Assim como o nome sugere, o livro de registro de entradas aponta todas as entradas da empresa. Além disso, ele faz parte dos livros fiscais municipais, estaduais e federais.
Livro Registro de Inventário
O livro Registro de Inventário é um livro fiscal obrigatório para todas as empresas. Nesse sentido, o seu objetivo é registrar todas as mercadorias no estoque da empresa.
Livro para Registro Permanente de Estoque
O Livro para Registro Permanente de Estoque é um documento destinado às pessoas jurídicas que exercerem atividades de compra e venda, incorporação e construção de imóveis, loteamento ou desmembramento de terrenos para venda.
Livro de Apuração do Lucro Real (Lalur)
Livro de Apuração do Lucro Real (Lalur) é um livro contábil obrigatório para as empresas do regime tributário do lucro real. Nesse sentido, ele deve ajustar os demonstrativos da declaração do imposto de renda com adições e exclusões ao lucro líquido do período-base.
Além disso, ele deve apurar a base de cálculo do Imposto de Renda devido e controle de valores que devam influenciar a determinação do Lucro Real de períodos-base futuros e que não constem da escrituração comercial.
Livro de Movimentação de Combustíveis
O Livro de Movimentação de Combustíveis (LMC) é um documento obrigatório usado para registrar a entrada e a saída de combustível em um posto de gasolina e deve ser preenchido diariamente.
Todo posto de combustíveis está sujeito ao preenchimento diário do LMC, que corresponde ao registro de todas as movimentações de combustíveis (entrada e saída) na empresa.
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Conclusão
Como visto no texto, há diversas obrigações acessórias que uma empresa deve cumprir. Afinal, o não cumprimento das obrigações acessórias nos prazos estipulados gera multa e juros. Por isso, é fundamental contar com o apoio de um escritório contábil para controlar e auxiliar nesses processos.
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