Trocar de contador não é dos processos mais fáceis. Afinal, toda e qualquer ruptura traz dores que são inerentes ao processo. Porém, muitas vezes, elas são inevitáveis.
Portanto, desde já, saiba que, sim, é possível trocar de contador. Ainda que exija alguns cuidados durante o processo, já que o contador (ou escritório) é o profissional responsável por gerir e controlar os processos de sua empresa, ele pode ser feito de um mês para o outro, desde que bem organizado.
E neste artigo vamos mostrar como esse processo pode ser factível. Nele, mostramos todo o caminho de mudança, documentos que precisam estar sob seu alerta, até mesmo como entregar um modelo de declaração para finalização do contrato. Continue conosco e confira!
Trocar de contador: é possível?
Sim, é possível! Trocar de contador é um direito de todo e qualquer empreendedor, seja ele de grande porte ou microempreendedor, seja lá qual for o motivo, uma vez que é uma relação de prestação de serviços entre partes, onde uma é contratante e outra contratada.
Entretanto, ela obviamente não pode ser feita de uma forma desenfreada, apenas no impulso, com uma ruptura brusca. É necessário que alguns detalhes sejam obedecidos.
O primeiro ponto é observar o que diz o contrato de serviços que foi assinado entre as partes. É preciso ver a extensão do mesmo, se ele abre a possibilidade para rescisão unilateral com ou sem cláusula e quais são as multas previstas no documento.
Caso o prazo não esteja perto de chegar ao fim, o contratante deverá pagar a multa da rescisão contratual, se assim for exigido no contrato (que também pode o eximir dessa obrigação).
Além disso, a comunicação precisa ser feita com antecedência, uma vez que o contador tem até 30 dias úteis para entregar a documentação da empresa.
Importância dos serviços de um contador na rotina de uma empresa
E não é à toa que essa busca pelo melhor serviço se torna cada vez mais necessária. Afinal, uma assessoria contábil de qualidade é quem possibilita que o empreendedor tenha um amplo e completo controle das rotinas exercidas dentro de sua empresa.
O contador é quem traz informações relevantes ao exercício pleno da empresa, desde a adequação tributária da mesma, até o fluxo de caixa para continuidade ou expansão das funções ali exercidas.
Por que trocar de contador?
Ainda que peça-chave para o exercício pleno de uma empresa, o contador pode ser trocado devido a alguns fatores. Os mais comuns que levam a essa situação são:
- Descontinuidade de um contador específico dentro de uma empresa de contabilidade;
- Oferta mais vantajosa de uma empresa de contabilidade concorrente;
- Mudança de endereço de operação do escritório ou da empresa;
- Ampliação da capilaridade de serviços contábeis que um escritório pode ofertar perante o outro.
Como trocar de contador?
Como visto acima, alguns trâmites são necessários para a transferência de um escritório de contabilidade para outro, que vão de uma comunicação prévia à observância do contrato sobre prazo e multas, e até mesmo aos documentos que serão entregues.
Abaixo, iremos tratar melhor de cada um desses processos.
Como rescindir contrato com contador?
Antes de qualquer passo a ser tomado, tenha ciência do contrato entre sua empresa e o escritório/profissional de contabilidade. Dessa forma, procure sempre observar no documento:
- Qual o prazo de validade do acordo;
- É possível uma rescisão unilateral sem multa?;
- Qual o prazo de comunicação prévia antes da rescisão?
Feito isso, marque uma reunião ou comunique formalmente o contador sobre o desejo de rescisão do acordo.
Qual seria o checklist de documentos para trocar de contador?
No entanto, é importante não fazer esse processo às pressas. Além de observar o contrato, busque sempre fazer um checklist de documentos que será necessário solicitar ao contador para a troca de profissionais.
Normalmente o contador ou escritório já, de praxe, separa os documentos, porém é sempre bom ter esse checklist em mente para sua segurança. Além disso, muitas vezes a nova contabilidade fica responsável por solicitar tais documentos. São esses alguns dos documentos necessários:
- Registro feito à Junta Comercial ou órgão inerente que regula suas ações;
- Histórico de documentos e movimentações fiscais realizadas nos últimos cinco anos;
- Observar a situação sobre eventuais débitos municipais, estaduais e federais;
- Toda a documentação (física e digital) associada à sua empresa;
- Senhas e logins em posse do contador atual;
- Relatório de situação cadastral.
O que solicitar para o antigo contador?
Após reunir todos os itens acima descritos, é necessário solicitar ao antigo contador que ele os entregue ao escritório e/ou profissional que irá sucedê-lo.
Essa comunicação poderá ser intermediada por você ou mesmo apenas passando o contato entre as partes.
Quando se encerra a responsabilidade do antigo e se inicia a do novo ao trocar de contador?
Quando feita a comunicação ao presente escritório ou contador, normalmente dá-se o período de 30 dias para que ele consiga cumprir suas obrigações e reunir a documentação necessária para o prosseguimento das atividades da empresa.
Por isso, costuma-se fazer essa solicitação calculando que o final de um contrato será realizado no fim de um mês para que o próximo contratado inicie as atividades já no início do mês seguinte, facilitando, assim, os cálculos de honorários de cada uma das partes.
Porém, ainda assim, podem existir obrigações que serão divididas entre os escritórios ou profissionais, uma vez que algumas declarações precisam ser enviadas pelo antigo contratado, como, por exemplo, no caso da Escrituração Contábil Digital (ECD). Ela é referente ao ano anterior e, por isso, precisa dessa interlocução entre as partes.
Sendo assim, a responsabilidade do antigo contador só será finalizada após todas essas obrigações terem sido cumpridas.
Como alterar o contador de uma empresa na receita federal?
A mudança de contador junto à Receita Federal é de responsabilidade dos contadores, antigo e novo. O antigo profissional ou escritório e o novo contratado assinam um Termo de Transferência de Responsabilidade Técnica para registrar a alteração.
Após realizada a transição o contador recém contratado faz um novo Termo de Transferência de Responsabilidade Técnica.
Como fazer uma declaração de alteração de contador?
Ao fazer a declaração de mudança de contador ou escritório contábil, o primeiro passo essencial é sempre cumprir os requisitos acima listados e sempre deixar claro quando se dará o fim do contrato.
Dessa forma, nossa orientação é que sempre comunique o escritório com, no mínimo, 30 dias de antecedência, uma vez que somente assim o antigo contratado conseguirá reunir toda a documentação necessária para encaminhamento aos órgãos.
Cuidados ao se tomar ao trocar de contador
Como visto acima, não há impedimento e base legal para a transferência de escritórios ou de profissionais. Porém, a mudança precisa ser tratada com profissionalismo.
Por isso, estamos aqui para mostrar alguns contatos necessários durante o processo, que é uma ruptura, mas não precisa ser feita de forma brusca.
Como destituir um contador?
Trate seu contador que será destituído com o respeito que ele merece. Afinal, até aqui foi ele o responsável por gerir as obrigações de sua empresa.
Caso a ruptura ainda ocorra por um fato traumático, lembre-se que, ainda assim, ele detém informações cruciais para a continuidade da caminhada de sua empresa.
Assim, comunique-o com aviso prévio, para que ele possa se organizar para o fim da parceria. Posteriormente, cumpra todas as cláusulas inerentes ao fim do acordo.
Comunicado de mudança de contabilidade
Nossa sugestão, como visto acima, é de que a comunicação seja feita com uma reunião entre as partes, presencialmente. Porém, caso não seja possível, use uma comunicação formal e direta.
Abaixo, segue um modelo de declaração contábil que você poderá usar, caso necessário:
Prezado (a),
Venho através deste comunicar que a partir do mês [MÊS] do ano de [INCLUIR O ANO], irei transferir a contabilidade da empresa [NOME DA SUA EMPRESA] para outro escritório.
Peço a gentileza e autorizo o repasse de toda documentação, senhas e informações inerentes à [NOME DA SUA EMPRESA] para o escritório Assensus Contabilidade Ltda (por exemplo).
Também gostaria de me informar sobre a data para retirada das documentações e livros contábeis em seu escritório.
Qualquer dúvida estou à disposição.
Cordialmente,
[ASSINATURA]
O que fazer quando o contador não quer devolver documentos?
Porém, nem tudo são flores. Pode ser que a ruptura seja difícil, seja lá por qual argumento motivar esse impasse.
Caso isso ocorra e o contador que está sendo trocado não se prontifique a devolver os documentos de sua empresa ou mesmo retenha alguma informação importante, você deverá acionar o Conselho Federal de Contabilidade, uma vez que essa atitude fere o Código de Ética Profissional.
Como encontrar uma boa assessoria contábil?
Caso não esteja satisfeito com o serviço agora ofertado pelo contador ou escritório de contabilidade, procure sempre uma assessoria contábil que tenha:
- Capilaridade de serviços ofertados;
- Conte com profissionais capacitados e reconhecidos em seu mercado de atuação;
- Investimento em serviços digitais;
- E, obviamente, grande reputação, com clientes que reconheçam a qualidade de seus serviços.
Assensus Contabilidade
Caso você esteja querendo trocar de contador e procure uma nova assessoria contábil, conte com os serviços da Assensus Contabilidade!
A Assensus tem um time especializado na área, preparados para gerir e otimizar todos os processos de sua empresa.
A Assensus investe em melhoria contínua de seus aparatos, além da capacitação de seus profissionais, para que seu negócio cresça em produtividade e performance.
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Conclusão
Como visto acima, trocar de contador pode parecer complicado, mas não é nenhum bicho de sete cabeças. É um processo que exige planejamento e organização, mas, obviamente, é possível para sua empresa.
Caso tenha a intenção prévia de trocar o profissional ou escritório, invista tempo em pesquisar empresas que possam melhor suprir suas exigências e, claro, alavancar os serviços contábeis de sua companhia.
Aproveite para conhecer a Assensus. Teremos o prazer de mostrar nossos serviços e como podemos otimizar sua performance.
