Todos sabem que um consultório odontológico é também uma empresa. E como tal, deve ser administrada dessa forma. Por isso, a contabilidade para dentistas é uma área que nunca deve ser deixada de lado.
Além disso, no dia a dia de um consultório há entrada e saída de recursos, compras de insumos, contas a pagar e a receber, conciliação bancária, entre vários outros aspectos fiscais e tributários envolvidos. Dessa forma, sem a devida atenção, o dentista pode ter problemas contábeis futuros.
Então, de uma forma bem geral, é possível afirmar que a contabilidade para dentistas é essencial para que ela funcione de acordo com a lei. Pensando nisso, preparamos um texto com tudo o que você precisa saber sobre o porquê de fazer a contabilidade do seu consultório.
Por que fazer a contabilidade para dentistas?
Você sabia que grande parte dos dentistas, clínicas e consultórios odontológicos geralmente pagam mais impostos do que realmente deveriam? Isso está relacionado à falta de uma contabilidade especializada que entenda da tributação que incide sobre clínicas odontológicas.
Mas além de toda essa questão de geralmente pagar mais do que deveria, de forma resumida, fazer a contabilidade para dentistas se faz importante por motivos de:
- Orientar e planejar os tributos para reduzir os impostos pagos;
- Manter as obrigações acessórias exigidas pelo fisco;
- Realização de um controle de notas fiscais;
- Registro e admissão de funcionários;
- Cálculo de folhas de pagamentos.
Mas para entender de uma forma ainda melhor, separamos alguns tópicos que explicam sobre o porquê é importante realizar a contabilidade para dentistas.
Análise de custos e precificação dos serviços
Precificar serviços é uma tarefa bem complicada. Por isso, quando a contabilidade é realizada de forma correta, é possível obter diversos dados a respeito dos serviços que estão sendo oferecidos. Além disso, com a contabilidade em dia, é possível saber quanto custa cada procedimento, a partir dos materiais consumidos.
Dessa forma, com uma conta bem simples, o profissional só precisa somar os valores obtidos com o preço das suas horas para cobrar uma quantia justa dos seus pacientes. Assim, avalia a margem de lucro ideal e define a rentabilidade do negócio de forma consciente.
Melhora no detalhamento do fluxo de caixa
Um ponto muito importante sobre qualquer tipo de negócio é o detalhamento do fluxo de caixa!
Ter uma boa gestão do fluxo de caixa é essencial para que o planejamento, a organização e a documentação de todos custos envolvendo a clínica, bem como de todos os recebimentos gerados por atendimentos e procedimentos realizados batam ao final do mês.
Isso está diretamente relacionado à saúde financeira do seu negócio, pois sem ela você poderá ter que recorrer a bancos para solicitação de crédito pagando juros altíssimos que são prejudiciais às suas finanças.
Além disso, ao realizar um controle de tudo que entra e sai do seu caixa você também poderá melhorar suas negociações tanto com pacientes quanto com fornecedores e parceiros.
Potencializa o controle financeiro da sua clínica
Outro grande ponto sobre realizar a contabilidade em clínicas odontológicas é o fato de potencializar o controle financeiro de sua clínica.
Pois, através de um documento chamado Demonstração de Resultado do Exercício ou DRE como também é conhecido você passa a ter dados sobre prejuízos, lucros, faturamento mensal, entre outros. Além disso, o DRE também ajuda a projetar melhores resultados com base em informação confiável.
O que você precisa saber para fazer a contabilidade para dentistas?
A contabilidade para dentistas serve como um alicerce para a sua gestão. Ela está lá, presente ao seu lado sempre que você precisar. Agora, como e quando utilizá-la ao seu favor, quem decide é você.
Por isso, o que levar em consideração na hora de fazer uma contabilidade para dentistas? Se é melhor que ele seja uma pessoa jurídica ou física? Qual regime tributário é o mais adequado?
Pessoa física ou pessoa jurídica?
A resposta mais correta nesse caso é um mero depende. Pois, isso depende de cada caso, já que como dentista pessoa física, é necessário fazer o carnê leão e o livro caixa todos os meses. E, como dentista pessoa jurídica, você vai pagar em torno de 27,5% nos rendimentos consideráveis tributáveis.
Além disso, você também deve levar em conta alguns outros fatores, como veremos a seguir.
Faturamento
Se estiver no início da atividade, o mais indicado é começar como pessoa física, pois o seu faturamento poderá ser baixo nos primeiros meses.
Despesas
Caso a maior parte das suas despesas sejam dedutíveis, ser uma pessoa física é o caminho mais fácil, bem como mais econômico. Porém, como vamos ver a seguir, a tributação sobre uma pessoa jurídica costuma sair mais em conta no final das contas.
Funcionários
Esse fator está diretamente relacionado ao faturamento bem como ao tamanho da clínica. Dependendo do número de funcionários que a clínica possuir, o mais recomendado costuma ser a pessoa jurídica devido ao custo de cada funcionário que se torna mais baixo conforme o número aumenta.
Regime tributário
A escolha do regime tributário é essencial, bem como uma das maiores dúvidas quando falamos sobre contabilidade para dentistas como pessoa jurídica.
O dentista ainda pode escolher entre 3 regimes para tributar, sendo eles: o simples nacional, lucro real e o lucro presumido. Essas três opções se diferenciam no limite de faturamento dentre outras como mostrado abaixo.
Lucro real
Onde os tributos são cobrados de acordo com a lucratividade da empresa e a alíquota varia mensalmente. Ou seja, quando são apurados prejuízos, não há cobrança de imposto. Esse tipo de tributo geralmente é adotado por consultórios com faturamento alto.
Lucro presumido
Nessa modalidade de tributação o percentual é definido pelo governo e é fixo, ou seja, independente se no período apurado o seu consultório teve lucro ou prejuízo. Além disso, uma informação muito importante é que os percentuais variam de estado e município.
Simples nacional
Como grande vantagem de se enquadrar neste tipo de tributação temos que o pagamento dos impostos pode ser realizado em apenas uma guia.
Porém, é necessário ficar atento a alguns pontos, pois o pagamento do simples nacional pode ser pago por apenas alguns tipos de negócios, sendo eles:
- Microempresa (ME): que são empresas que possuem um faturamento máximo anual de cerca de R$360.000,00;
- Empresa de Pequeno Porte (EPP): que são empresas que têm um faturamento máximo anual de mais de R$4.800.000,00.
Carnê leão e livro caixa para dentistas: o que são?
Caso você opte por ser um dentista pessoa física você precisa conhecer tanto sobre carnê leão como também sobre livro caixa.
Livro caixa é o mesmo que um livro contábil onde são registradas todas as entradas e as saídas do caixa. Dessa forma, com o auxílio de um contador fica mais fácil associar quais são as despesas dedutíveis, ou seja, aquelas que devem ou não ser registradas nesse livro. Dessa forma, o dentista poderá desfrutar de uma redução considerável no pagamento do seu Imposto de Renda Pessoa Física (IRPF).
Já o carnê leão, é uma forma de recolher tributos que toda pessoa física realiza serviços para outras pessoas. Esse recolhimento é feito mensalmente.
Natureza jurídica do dentista
Ao escolher ser pessoa jurídica é necessário escolher qual tipo de natureza jurídica a empresa irá seguir de acordo com o seu modelo de negócios.
Por que dentista não pode ser MEI?
A primeira opção que vem na cabeça quando se fala sobre abrir um negócio é o MEI, correto? Porém, por ser uma atividade regulamentada pelo Conselho Federal de Odontologia, o dentista acaba por ser uma profissão incompatível com a legislação MEI, que atende apenas profissões que não são atendidas por legislações específicas.
Por isso, deve-se buscar outras alternativas.
Profissional autônomo
Ao escolher ser um profissional autônomo o dentista precisa ficar atento a alguns fatores cruciais para que não pague tributos desnecessários que impactem diretamente em sua regularização, como, por exemplo:
- Alvará de funcionamento, que são documentos reconhecidos pelos órgãos devidos que lhe permitirão desempenhar uma atividade determinada;
- Livro caixa, que é necessário para manter as informações organizadas e o empreendimento dentro das normas estabelecidas;
Enquadramento de Microempresa (não é uma natureza jurídica)
O dentista só se enquadra nessa opção de microempresa caso tenha um rendimento máximo de até R$ 360.000,00.
Essas empresas geralmente possuem um sistema tributário simplificado além de contarem com diversas outras vantagens.
Empresário individual (EI)
Se o dentista não pretende ter qualquer tipo de sociedade, esse negócio é o mais indicado! Ao optar por ele, o dentista não precisa ter um capital mínimo para conseguir abrir sua empresa e, por isso, não é feita uma distinção entre o patrimônio gerado pelo negócio e o patrimônio pessoal.
Além disso, ao optar por ser um EI, o dentista pode escolher entre os 3 tipos de tributação apresentados anteriormente.
SLU – Sociedade limitada unipessoal simples
Apesar do nome, a sociedade limitada unipessoal simples diz respeito a apenas uma única pessoa. Essa pessoa será a responsável por responder por tudo relacionado a empresa.
LTDA – Sociedade por cotas de responsabilidade limitada
Na LTDA, é possível ter mais de um sócio! Ao ter mais sócios têm-se mais responsabilidades delegadas. Ao abrir uma sociedade é necessário estabelecer as chamadas cotas de participação para cada um dos sócios, pois, caso haja diferença entre a contribuição entre os mesmos, também haverá diferença no valor que cada um receberá.
A. – Sociedade anônima (SA)
Esse é um tipo de sociedade empresarial dividida por ações – diferentemente da LTDA, que é dividida por cotas de participação.
Geralmente, a sociedade anônima é uma empresa com investimento inicial alto e pretensão de grande crescimento, uma vez que permite captar recursos financeiros com mais facilidade.
Ela pode ser dividida em sociedade anônima com capital fechado ou capital aberto, porém ambos possuem fins lucrativos.
Dicas para fazer a contabilidade da sua clínica odontológica
Como já vimos durante todo o texto, a contabilidade não é apenas mais um processo burocrático relacionado a sua empresa mas sim, uma ferramenta que ajuda numa melhor gestão de sua clínica além de também poder ajudar a alavancar ainda mais o seu negócio.
De forma resumida separamos algumas dicas para você ter um melhor controle contábil da sua clínica, sendo elas:
- Compre um bom sistema de gestão financeira;
- Contrate uma consultoria financeira para te orientar;
- Se preocupe em gerar lucro;
- Reduza custos;
- Controle o fluxo de caixa;
- Reinvista o lucro para crescer a empresa.
Separe as finanças pessoais das finanças profissionais
Quando se tem um negócio bem pequeno ou é até mesmo MEI não é fácil separar os seus próprios gastos e os gastos da empresa. Por isso, esse é o primeiro passo, separe as finanças!
Além disso, uma das mais importantes dicas de contabilidade para dentistas que estão entrando nesse mercado é: tente não retirar valores que não sejam façam jus ao seu próprio salário da empresa.
Ter um cartão de crédito empresarial também ajuda para que haja uma melhor separação entre os gastos pessoais e os profissionais.
Acompanhe o fluxo de caixa
De forma mais simples para se entender, o fluxo de caixa está relacionado a um rígido controle de todos os valores que entram e saem do seu negócio. Ou seja, tudo deve ser registrado! Além disso, quando se é sócio, no plural, é preciso registrar os valores que estão indo para os mesmos.
Disciplina para registrar todos os gastos e ganhos da empresa é um fator chave! Por isso, contar com o uso de um aplicativo ou software especializado em finanças pode ser bastante útil nessa caminhada. Dessa forma, fica mais fácil fazer as anotações.
Calcule as despesas fixas e as despesas variáveis
Outra dica importante está relacionada ao cálculo das despesas fixas bem como das despesas variáveis. Pois, a forma como o profissional organiza e prioriza os custos da empresa, aplicando a proporção ideal para cada categoria, é uma das principais causas que determinam a qualidade da contabilidade para dentistas.
Além disso, na maioria das vezes, essa prática é ignorada pelos consultórios, o que pode ocasionar problemas na gestão do fluxo de caixa. Por isso, é essencial entender a diferença entre custo fixo e variável.
O primeiro é aquele que não se altera durante os meses, pois são despesas importantes, como, por exemplo, contas de energia, luz, aluguel, salário de funcionários, ou podem prover de decisões tomadas previamente.
Já em relação ao custo variável, temos que o mesmo é gerado durante determinados períodos, por exemplo com a manutenção de equipamentos e compra de materiais.
Esteja em dia com a Receita Federal
Sempre mantenha as informações atualizadas do balanço patrimonial, do fluxo financeiro, bem como do pagamento de taxas do estabelecimento. Esses dados sempre devem ser fornecidos à Receita com o fim de reduzir riscos de autuações fiscais.
Além disso, recomenda-se a atribuição desse encargo a uma pessoa de confiança no setor. Pois assim, a clínica não precisará passar por eventuais transtornos que poderão colocar o seu negócio em risco de dívidas ou até mesmo possível fechamento.
Contrate uma assessoria contábil
Para você que é dentista e precisa organizar sua clínica odontológica ou seu consultório, ter uma contabilidade especializada em clínicas e consultórios, faz toda a diferença. Isso se deve ao fato de conhecerem melhor o mercado podendo assim reduzir as cargas tributárias da sua clínica.
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Conclusão
Para concluir, através do texto foi possível verificar que a contabilidade para dentistas vai muito além do que se imagina. Ela tem um aspecto fundamental no dia a dia do negócio além de visar garantir que tanto toda a questão fiscal quanto a tributária siga as determinações legais.
E que qualquer erro ao longo do caminho pode ter sérias consequências. Por isso, se ainda não conta com assessoria contábil, entre em contato com a Assensus e saiba mais sobre como podemos te auxiliar!
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