Ainda que muitos considerem uma burocracia a mais para se encarar, a ata de reunião é um documento de extrema importância.

Afinal, imagine só: como você vai comprovar o que foi discutido durante aquele encontro, evitando futuras dores de cabeça com disse e não disse? Só com um registro oficial e confiável que guarde o histórico e permita que todos tenham acesso àquelas informações.

Porém, sabemos que formalizar uma ata de reunião não é das tarefas mais fáceis, já que é um documento sóbrio, que tem determinadas características que fogem um simples envio de e-mail, por exemplo. E, por isso, essa segmentação gera algumas dúvidas.

Por isso, preparamos este conteúdo especial, no qual você poderá encontrar tudo o que precisa para entender e elaborar uma ata de reunião completa. Até mesmo exemplos de uma ata daremos ao longo do artigo. Por isso, continue conosco!

O que é a ata de reunião?

A ata de reunião nada mais é que um documento oficial que relata tudo o que ocorre durante um encontro. Esse relato pode ser elaborado a partir de uma conferência de cunho profissional ou até mesmo entre partes interessadas em um assunto específico, como em um condomínio, por exemplo.

Seu objetivo principal é fazer com que todas as decisões tomadas durante a reunião sejam registradas, o que democratiza o acesso às informações ali formalizadas.

Ou seja, esse tipo de documento nada mais é do que um relato que formaliza e divulga todas as decisões tomadas durante uma reunião, postergando e divulgando suas decisões.

Normalmente, esse tipo de ata é feito por um escrivão ou por uma secretária executiva. Porém, não necessariamente é obrigatório que o responsável por respaldar esse conteúdo tenha algum ofício pré-determinado.

Para que serve a ata de reunião?

Ainda que muitos questionem o caráter burocrático, o princípio de um documento é formalizar e registrar um acordo, vínculo ou uma decisão. E esse é o objetivo de uma ata de reunião: dar um caráter oficial a tudo que foi discutido durante o encontro, atestando e tornando confiável tudo que ali foi discutido.

Ao registrarmos o encontro, a ata de reunião torna-se importante não só por seu caráter burocrático, de puramente oficializar o encontro em si, mas também relembrar os ocorridos durante a permanência dos presentes.

Ora, sabemos que nossa memória é falha. Quando temos um documento ali produzido, haverá uma diferença fundamental no fim do processo para avaliar tópicos, acordos e até mesmo falas dos presentes.

Vejamos o seguinte exemplo:

• Seu condomínio convocou todos os moradores para contratar uma cerca elétrica para a garagem;
• O inquilino do apartamento 101 apresentou um orçamento de R$ 1.000 para instalação da mesma, em apenas uma semana.
• Já o morador do 202 trouxe um orçamento de R$ 970, mas com entrega em duas semanas;
• Quando essas diferenças forem registradas, todos os interessados poderão, posteriormente, analisar os valores dos orçamentos, comparar prazos e, se preciso, no futuro, cobrar da empresa responsável o cumprimento do mesmo.

Qual a importância da ata de reunião?

Pegando pelo exemplo do tópico anterior, você já percebeu que a ata de reunião tem a importância de registrar e até mesmo avalizar tudo o que foi discutido durante um encontro, certo?!

Pois bem, mas a ata de reunião vai além: por ter um caráter de documento oficial, esse tipo de registro ultrapassa o simples registro em papel de encontro.

Ele formaliza tudo o que foi discutido, podendo ser substituído em sua estrutura somente por aquele que redigiu o ofício, não oferecendo espaço para rasuras ou mudanças.

Ou seja, é um documento que formaliza todo o acordo ali registrado, tendo, inclusive, o caráter oficial para ser registrado em cartório.

Leia também: Como motivar uma equipe? Encontre aqui dicas para uma boa liderança

Como escrever uma ata de reunião?

Mas, por seu caráter oficial, esse tipo de documento tem suas peculiaridades. Vamos mostrar cada uma delas e como você pode escrever uma ata de reunião. Continue conosco:

Formatação da ata de reunião

A ata de reunião tem algumas características que tornam esse tipo de documento peculiar. São elas:

• Exploração de linguagem denotativa durante todo o texto;
• Texto direto e objetivo, fugindo de eventuais explicações ou mesmo tópicos que fujam do assunto principal do evento;
• Tente sempre optar pela função referencial;
• Como é um documento oficial, é preciso tomar cuidado em sempre respeitar a norma-padrão da língua portuguesa;
• Além disso, busque sempre relatar todos os ocorridos com clareza, em sequência e de forma cronológica.

Quais são as principais características de uma ata de reunião?

Esse tipo de documento tem suas peculiaridades perante os demais. Abaixo, mostraremos os principais tópicos que normalmente são de bom tom que constem em uma ata de reunião. Confira abaixo:

• Local, hora e data do encontro;
• Nomes completos de todos os participantes da reunião e dos ausentes, além de, se necessário, incluir os respectivos cargos, atribuições ou mesmo onde moram (caso seja uma reunião de condomínio);
• Convergências ou divergências de atas anteriores, assim como possíveis correções que possam surgir;
• Decisões tomadas em relação ao tópico do encontro. Por exemplo: qual vai ser o valor de instalação da cerca elétrica do condomínio e quanto cada morador deverá arcar;
• Deliberações feitas, rejeitadas e aceitas durante a reunião;
• Resultado da votação;
• Hora, local e data de uma futura reunião (se houver já estipulada).

Leia também: Admissão de funcionários: processos, documentos e importância

O que não pode faltar em uma ata de reunião?

Por ter caráteres distintos, a ata de reunião pode ter informações distintas. Por isso, resolvemos destrinchar o que não deve faltar em um documento formal e informal. Veja:

• Ata de reunião formal

Nesse tipo de documento, todos os integrantes do encontro devem assinar e registrar em cartório o papel, com os seguintes tópicos:

1. Abertura: nesse tipo de tópico estão o local, data, horário e nome da instituição;
2. Legalidade: autenticação de todos os estatutos que o encontro oferece;
3. Expediente registro informativo: detalhamento de todos os presentes e ausentes no encontro;
4. Ordem do dia: discussões e decisões que foram tomadas durante a reunião, incluindo possíveis deliberações relevantes ao andamento da instituição;
5. Encerramento e desfecho: registro dos acontecimentos.

• Ata de reunião informal

Nesse caso, esse tipo de documento tem como objetivo as informações da reunião, não sendo obrigatório seu registro em canais oficiais.

1. Abertura: tal qual a ata formal, esse tipo de documento pede que sejam registradas as informações básicas de localização, como data, horário, local e nome da instituição;
2. Participantes e seus cargos: aqui também é de bom tom incluir a situação de todos aqueles que participarão ou não do encontro;
3. Discussão: tal qual o documento formal, o informal pede os assuntos e deliberações de todo o encontro;
4. Fecho: por fim, é necessário que todas as decisões tomadas ou que possam ser incluídas sejam publicadas na ata informal.

O que não pode ter em uma ata de reunião?

Mas também temos assuntos que não devemos incluir em uma ata de reunião, pois podemos desviar o foco do registro. E por se tratar de um documento oficial, em hipótese alguma tome o caráter pessoal como regra para registro Ou seja, sempre fuja de expor os envolvidos ou incluir opiniões que fujam do tema.

Além disso, é sempre de bom tom evitar a inclusão de documentos ou apresentações que possam ter ocorrido durante a reunião. Por exemplo, não é de bom tom colocar no documento que um vídeo ou powerpoint foi inserido para exemplificação de determinado assunto.

Para além, ainda que durante o encontro tenha ocorrido uma eleição, fuja de registrar o voto de cada um dos participantes. Ou seja, apenas enumere-os.

Como publicar ata de reunião no Diário Oficial?

Dependendo do caráter do encontro, talvez seja necessário publicar a ata de reunião no Diário Oficial, para formalização de um ato perante os órgãos oficiais.

Ele pode ser feito no Diário Oficial da União (DOU) ou mesmo os Diários Oficiais dos Estados, como, por exemplo, o de Minas Gerais, ou o Diário Oficial do Município (DOM), como o de Salvador.

No caso do DOU,  basta fazer o envio por meio do Sistema de Envio Eletrônico de Matérias – INCom. Você só precisará fazer seu cadastro, enviar o certificado de autenticidade e pagar o valor solicitado.

Em âmbitos estaduais e municipais, você precisará olhar as instruções específicas da unidade federativa ou cidade em questão que deseja fazer sua publicação.

Quando a publicação da ata de reunião é obrigatória?

Porém, fique atento! Em alguns casos, a Lei 6.404/76 obriga que a ata de reunião seja publicada, inclusive em canais oficiais, como o DOU, o DOE ou o DOM, como visto acima.

Normalmente elas são necessárias em casos que possam afetar diretamente ou indiretamente as administrações públicas ou quando os processos em andamento podem ter alguma interferência direta em algum processo de alguma entidade privada. Abaixo, explicamos melhor:

Ata de Assembleia Geral Ordinária

A Ata de Assembleia Geral Ordinária é exigida por lei, uma vez que acontecem debates e deliberações de uma sociedade anônima, tais como a distribuição dos lucros, dos dividendos e a aprovação ou não das demonstrações financeiras desse tipo de empresa.

Ata de Assembleia Geral Extraordinária

A Ata de Assembleia Geral Extraordinária tem sua publicação obrigatória em lei em algumas situações. São elas:

• Quando dá ensejo ao exercício do direito de recesso, pelo acionista;
• Quando há a emissão de debêntures;
• Quando os estatutos são reformados;
• Quando há renúncia de administrador;
• Quando o capital social é reduzido, desde que tenha restituição aos acionistas;
• Quando é tomada a prestação de contas de liquidação;
• Quando são aprovadas as operações de incorporação, fusão e cisão.

Ata de Reunião do Conselho de Administração

A Ata de Reunião do Conselho de Administração precisa ser publicada, segundo a Lei, uma vez que dispõe de todas as ocorrências do curso que envolvem a administração de alguma entidade pública ou privada.

Nesse tipo de documento precisam estar os registros de todas as consultas que ocorreram durante o encontro e as futuras, incluindo registros públicos pertinentes.

Ata de Reunião da Diretoria

Não há uma determinação da Lei para que a Ata de Reunião da Diretoria seja publicada em um Diário Oficial. Porém, essa divulgação é recomendada, pois pode gerar efeitos contra terceiros e trazer segurança para os responsáveis.

Exemplo de ata de reunião pronta

Chegou o momento de ver alguns modelos de ata de reunião, o que poderá facilitar sua vida, dependendo da essência de cada um dos documentos, seja ele formal ou informal.

Lembrando que a Adobe também oferece alguns modelos simples para você desenvolver sua ata de reunião.

Exemplo de ata de reunião simples

Dependendo da natureza do seu encontro, uma simples ata de reunião pode trazer segurança futura e transmitir todo o ocorrido, como vemos abaixo, nesse exemplo de uma reunião de um grêmio estudantil:

Às ___ horas, do dia ____, do mês de ___________, do ano de _______, reuniu-se a Diretoria do

Grêmio Estudantil _____________________, da Escola __________________________________.

Na pauta de reunião foi discutido que ___________________ e ____________________, sendo

aprovadas as seguintes propostas a serem encaminhadas: __________________________ ,

____________________________ e __________________________ . A reunião foi presidida por

__________________________ (nome), ___________________________________ (cargo) e por

mim, ____________________________ (nome), ___________________________ (cargo), que a

secretariei.

Assinaturas:

Exemplo de ata de reunião formal

Porém, você também pode estar procurando algo mais elaborado e com caráter mais formal, devido à natureza do encontro.

Abaixo, vamos deixar o exemplo de uma ata de exemplo de uma ata de reunião formal, que encontramos no Manual de Redação da Câmara dos Deputados, elaborado em 2004.

ATA

Às 10h15, do dia 24 de maio de 2004, na Sala de Reunião do Cedi, a Sra. Maria da Silva, Diretora da Coordenação, deu início aos trabalhos com a leitura da ata da reunião anterior, que foi aprovada, sem alterações.

Em prosseguimento, apresentou a pauta da reunião, com a inclusão do item “Projetos Concluídos”, sendo aprovada sem o acréscimo de novos itens. Tomou a palavra o Sr. José da Silva, Chefe da Seção de Marketing, que apresentou um breve relato das atividades desenvolvidas no trimestre, incluindo o lançamento dos novos produtos.

Em seguida, o Sr. Mário dos Santos, Chefe da Tipografia, ressaltou que nos últimos meses os trabalhos enviados para publicação estavam de acordo com as normas estabelecidas, parabenizando a todos pelos resultados alcançados.

Com relação aos projetos concluídos, a Diretora esclareceu que todos mantiveram-se dentro do cronograma de trabalho preestabelecido e que serão encaminhados à Gráfica na próxima semana.

Às 11h45 a Diretora encerrou os trabalhos, antes convocando reunião para o dia 2 de junho, quarta-feira, às 10 horas, no mesmo local. Nada mais havendo a tratar, a reunião foi encerrada, e eu, Ana de Souza, lavrei a presente ata que vai assinada por mim e pela Diretora.

Diretora

Secretária

Porém, há também a possibilidade também de inclusão de participantes diretos, como nesse exemplo de uma Ata de Reunião do Conselho de Administração:

ATA DE REUNIÃO DO CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO

Local e Hora: Na sede social da (nome da empresa), na (endereço), às (horário).

Convocação e Presença: Tendo comparecido a totalidade dos membros do Conselho de Administração da Sociedade, ficam dispensadas as formalidades de convocação.

Mesa: (nome), Presidente e (nome), Secretário.

Ordem do Dia: Eleição de Diretores da Companhia.

Deliberações: Iniciadas as discussões da ordem do dia foi aprovada, sem quaisquer ressalvas ou restrições, as eleições para compor a diretoria da empresa, para um mandato de 03 (três) anos, contados da presente eleição: (a) para exercer o cargo (informar), o(a) Sr(a). (nome), (nacionalidade), (estado civil), (profissão), inscrito no CPF sob o nº (informar) e no RG nº (informar), (b) para exercer o cargo (informar), o(a) Sr(a). (nome), (nacionalidade), (estado civil), (profissão), inscrito no CPF sob o nº (informar) e no RG nº (informar), (c) para exercer o cargo (informar), o(a) Sr(a). (nome), (nacionalidade), (estado civil), (profissão), inscrito no CPF sob o nº (informar) e no RG nº (informar), todos com endereço comercial à (endereço). Os diretores ora eleitos declaram não estarem incursos em nenhum dos crimes previsos em lei que os impeçam de assumir seu cargo e exercer a atividade mercantil, conforme declarações constantes dos termos de posse anexos à presente ata. Com a eleição hora realizada, a Diretoria da Sociedade passa a ser composta pelos seguintes diretores: 1 (cargo): (nome), eleito na Reunião do Conselho de Administração de (data) para um mandato de 3 (três) anos, até (data), 2 (cargo): (nome), eleito na Reunião do Conselho de Administração de (data) para um mandato de 3 (três) anos, até (data), 3 (cargo): (nome), eleito na Reunião do Conselho de Administração de (data) para um mandato de 3 (três) anos, até (data), 4 (cargo): (nome), eleito na Reunião do Conselho de Administração de (data) para um mandato de 3 (três) anos, até (data), 5 (cargo): (nome), eleito na Reunião do Conselho de Administração de (data) para um mandato de 3 (três) anos, até (data).

Encerramento. Nada mais havendo a tratar, foram suspensos os trabalhos para a lavratura da presente ata e, reaberta a sessão, esta foi lida e aprovada por todos os presentes, que em seguida a assinaram. (nome), (cargo), (nome), (cargo), (nome), (cargo), (nome), (cargo), (nome), (cargo), (nome), (cargo).

(localidade), (dia) de (mês) de (ano).

Confere com o original lavrado em livro próprio.

(assinatura)

(nome)

Secretário

Conclusão

Como bem visto acima, elaborar uma ata de reunião não é das tarefas mais difíceis, exigindo apenas organização por parte dos envolvidos no processo.

E o documento, além de trazer segurança, traz confiabilidade a tudo o que foi discutido durante o processo, sendo também um registro para eventuais consultas futuras.

E por falar em organização e confiabilidade, confira nossas dicas de como administrar uma empresa e realizar uma boa gestão.

Author: Gabrielle Laiz de Souza DinizComercial e Marketing